Tudja, mit kell tennie, ha egy munkavállaló olyan hibát követ el, amely nem elég súlyos ahhoz, hogy felfüggesztéshez vagy indoklással történő elbocsátáshoz vezessen? Még ha senki nem is akarja átélni ezt a helyzetet, minden munkáltatónak tudnia kell, hogy mi az, hogyan és mikor kell használni a figyelmeztető erőforrást a munkahelyen.

Egy ideális forgatókönyv szerint a munkáltatókhoz hasonlóan a munkavállalók is ismerik a munkaügyi jogszabályokat – az egyes munkavállalókhoz rendelt jogokat és kötelezettségeket – és a vállalat belső szabályzatát. Így a kezükben van minden, amire szükségük van ahhoz, hogy tudják, milyen szabályokat kell követniük és milyen okokból.

Még ha ez az ideális forgatókönyv a valóság az Ön vállalatánál, akkor is előfordulhatnak kudarcok, és ezekkel szemben tudnia kell, hogy mit tehet és mit nem. Ezért készítettük ezt a külön bejegyzést a figyelmeztetésekről. Kövesse velünk!

Mi a munkahelyi figyelmeztetés

A munkahelyi figyelmeztetést egyesek a büntetés egy formájának tekintik, mások viszont inkább nevelési vagy fegyelmi intézkedésként értelmezik.

Mindenesetre ez egy olyan jogorvoslat, amelyet a munkáltató alkalmazhat a munkavállalói által elkövetett mulasztások vagy fegyelmezetlenségek kezelésére.

A figyelmeztetés enyhébb jogorvoslat, mint a felfüggesztés vagy az indoklással történő elbocsátás. Ezt akkor kell alkalmazni, amikor a munkáltató szükségesnek tartja, hogy tájékoztassa a munkavállalót arról, hogy a magatartása nem megfelelő, és ha semmi sem változik, súlyosabb intézkedésekre lehet szükség.

Amikor itt a blogon a késések tolerálásáról beszéltünk, bemutattuk azt a folyamatot, amelyet a vállalatnak végig kell járnia, mielőtt az indokolt esetben alkalmazható szélsőségesebb jogorvoslathoz jut.

Megismétlődő késések esetén például ajánlott, hogy a munkavállaló legalább három figyelmeztetést kapjon, mielőtt felfüggesztik a munkából.

Csak ezután, ha a probléma továbbra is fennáll, a vállalat elbocsáthatja őt.

Ezzel együtt érdekes, hogy a munkahelyi figyelmeztetés azért fontos, hogy a vállalatnak ne legyenek jogi problémái.

Ez azért van, mert ennek a funkciónak az alkalmazása azt mutatja, hogy a munkáltató megpróbálta fegyelmezni a munkavállalóját, mielőtt felfüggesztette és indoklással elbocsátotta volna.

Az, ami elkerüli a munkavállaló bármiféle kihívását vagy győzelmét egy munkaügyi perben.

Szóbeli és írásbeli figyelmeztetés

A munkahelyi figyelmeztetés történhet szóban vagy írásban. Egyesek úgy vélik, hogy az írásbeli opcióra csak akkor kerülhet sor, ha a beszélgetésnek nincs hatása.

Ez azonban nem szabály, és ha szeretné, a munkáltató közvetlenül is alkalmazhatja az írásbeli figyelmeztetést.

A szóbeli figyelmeztetés az, amely a munkavállalóval folytatott négyszemközti beszélgetés során történik, azzal a céllal, hogy elmagyarázza neki, mi volt az elkövetett hiba, és mi lenne a helyes magatartás.

Ezt szem előtt tartva fontos, hogy a vállalat segítséget ajánljon fel, hogy a probléma ne ismétlődjön meg.

Még ha beszélgetésről van is szó, fontos, hogy a munkáltató jegyzőkönyvet készítsen a szóbeli figyelmeztetésről, és összegyűjtse a munkavállaló aláírását.

Az írásbeli figyelmeztetés viszont olyan, amelyben a szabálytalanságot bizonyító dokumentumokat, például munkaidő-nyilvántartást vagy tanúvallomásokat mutatnak be a munkavállalónak.

A munkahelyi figyelmeztetés ezen formájának választásához tehát a munkáltatónak konkrét bizonyítékokkal kell rendelkeznie a problémára vonatkozó információk alátámasztására.

A figyelmeztetést két példányban kell rögzíteni, amelyet a munkavállalónak alá kell írnia: az egyik a vállalatnál marad, a másik pedig az érintett szakembernél.

Melyek a figyelmeztetés fő okai

Ezt a bejegyzést azzal kezdjük, hogy megkérdezzük, tudja-e, mit kell tenni, ha egy munkavállaló olyan hibát követ el, amelyet nem tartanak elég súlyosnak ahhoz, hogy súlyosabb büntetést kapjon.

Ez pedig elvezet bennünket ahhoz, hogy néhány példát adjunk azokra a helyzetekre, amelyek indokolják a figyelmeztetést, akár szóban, akár írásban. Lásd:

• Gyakori késések

A Munkaügyi jogszabályok egységes szerkezetbe foglalásának (CLT) 58. cikke szerint “a munkaidő-nyilvántartásban az öt percet meg nem haladó, a napi tíz perces felső határt betartott időeltolódás” nem számolható el vagy számítható el túlóraként.

A tűréshatárt minden esetben be kell tartaniuk a munkavállalóknak, és az ezt a határt meghaladó késedelem, ha gyakran fordul elő, munkahelyi figyelmeztetés alapjává válik.

Ezzel kapcsolatban érdekes megragadni az alkalmat, hogy beszélgessünk az érintett munkavállalóval, és megpróbáljuk megérteni az okait.

Ezáltal lehetséges, hogy a vállalat valamilyen kiigazítást végez, vagy segít a munkavállalónak megoldást találni a problémára;

• igazolatlan távollét

A CLT 473. cikke felsorolja a különböző helyzeteket, amelyek indokolt távollétnek minősülnek. Más szóval rámutat arra, hogy a munkavállaló milyen körülmények között hiányozhat a munkából a díjazásának sérelme nélkül.

Ezek olyan okok, mint a házasságkötés, a gyermek születése, a vestibuláris vizsgálatok elvégzése és a véradás.

Más lehetőségek is vannak, mint például az orvosi igazolás bemutatásával igazolható betegség.

A jogszabályban nem szabályozott lehetőségen kívül két lehetőség van: a munkáltató által megérthető és szabad elhatározásból kimenthető távollét.

Ez esetben olyan helyzetről van szó, mint például egy súlyos szivárgás otthon, amelyet sürgősen meg kell javítani, és emiatt a munkavállalónak hiányoznia kell a munkából.

A másik lehetőség, hogy igazolatlan hiányzásról van szó, amelyet nem lehet megérteni. Olyasmi, ami egyszerűen a munkavállaló figyelmetlenségét tükrözi, és emiatt figyelmeztetést von maga után;

• A felettesekkel szembeni engedetlenség

A felettesekkel szembeni engedetlenség súlyos kötelességszegésnek minősülhet, és jellemezheti az engedetlenséget és fegyelmezetlenséget – ami a CLT 482. cikkének szövege szerint a jogos okból történő elbocsátás indokai között szerepel.

Ha azonban a munkáltató nem lát okot ilyen súlyos büntetésre, a munkahelyi figyelmeztetés lehet a megfelelő fegyelmi intézkedés a munkavállaló elbocsátásának elkerülésére;

• Az erkölcsi vagy jogi jogsértések

A figyelmeztetéssel sújtható jogsértésekre példa a hamis orvosi igazolás benyújtása vagy a késő vagy hiányzó kolléga helyett az idő megjelölése.

Ezzel kapcsolatban azonban meg kell jegyezni, hogy minden vállalat a maga módján értelmezheti az ilyen helyzeteket.

Ez alatt azt értjük, hogy az egyik vállalat az időszámítási csalás kísérletét vagy sikerét figyelmeztetés alapjának tekintheti, míg egy másik vállalat azt jogos oknak tekintheti.

A példát szem előtt tartva érdemes megemlíteni, hogy cége számíthat a modern és biztonságos munkaidő-nyilvántartó rendszerekre, amelyekkel megelőzheti a csalásokat.

Ez a Tangerino alkalmazás esete, amely az alkalmazottak biometrikus azonosítását végzi, így mindenki csak a saját be- és kilépését regisztrálhatja;

• A vállalati szabályok semmibe vétele

A szabályok semmibe vételére példa az a munkavállaló, aki nem használhatja a céges autót személyes célokra, de mégis megteszi.

Ha a helyzet ismétlődik, az szigorúbb büntetésekhez vezethet. Ezt megelőzően azonban ajánlott a munkahelyi figyelmeztetés jogorvoslatát alkalmazni.

A helyzet alapján a figyelmeztetés arra szól, hogy a vállalatának intézkedéseket kell tennie annak érdekében, hogy a szabályokat minden munkavállalónak bemutassa.

Ez azért van, mert a szabályok figyelmen kívül hagyását okozhatja tudatlanság vagy félreértés, és a vállalat feladata, hogy megpróbálja elkerülni ezeket a helyzeteket;

Hogyan kell alkalmazni a munkahelyi figyelmeztetést

Mint már tudja, a figyelmeztetés lehet szóbeli vagy írásbeli. Ennek az erőforrásnak a felhasználásához a vállalatnak meg kell győződnie arról, hogy a munkavállaló hibát követett el, majd követnie kell az alábbiakban bemutatott ajánlásokat.

• Konzultáljon a vállalat szabályzatával

A vállalat belső szabályzata alapján a munkáltató vagy a felelős szakember meghatározhatja, hogy az egyes esetekben milyen típusú figyelmeztetés a legmegfelelőbb. Mindenesetre érdekes, hogy diszkréten és tisztelettel járjon el;

• Ne feledje, hogy a figyelmeztetés fegyelmi eszköz

A munkahelyi figyelmeztetés eszközének nem az a célja, hogy a munkavállalót zavarba hozza, hanem az, hogy fegyelmezze őt a helyes viselkedésre vagy bizonyos helyzetekben való magatartásra;

• Fektessen a világos és nem agresszív kommunikációra

A kommunikáció helyes módjának megválasztása előnyökkel jár. Ezek közé tartozik annak biztosítása, hogy az üzenet elég világos legyen a helyes megértéshez.

Az is, hogy a munkavállaló fogékonyságára támaszkodunk, hogy ne érezzen haragot vagy érdektelenséget, hogy onnantól kezdve jobban viselkedjen;

• A figyelmeztetés megfelelő időpontjának kiválasztása

A figyelmeztetés alkalmazását is a megfelelő időben kell elvégezni. Az adásáért felelős személynek nem kell mindenki előtt megszólítania az érintett munkavállalót, hogy az eset után azonnal behívja egy négyszemközti beszélgetésre.

Azért sem szabad azonban túl sok időt hagynia, hogy ne veszítse el az időzítést, és ne kockáztassa, hogy a munkavállaló még a figyelmeztetés előtt elköveti ugyanazt a vétséget.

Gondoljon a céges autó személyes célokra történő használatára és a szabályok ismeretének hiányára adott példára. Ha nem tájékoztatják hamarosan a hibáról, a munkavállaló újra elkövetheti azt.

Egyetlen olyan helyzet van, amikor a munkahelyi figyelmeztetés időbe telik: amikor időigényes vizsgálatra van szükség.

Ha például az egyik munkavállaló panaszt tesz a másikra, a munkáltatónak bizonyítékokat kell gyűjtenie, sőt tanúkat is meg kell hallgatnia, és ez a szokásosnál hosszabbá teheti az elkövetett hiba és a figyelmeztetés alkalmazása közötti időt;

• A belső összehangolás elősegítése a túlzások elkerülése érdekében

Azt is tudnia kell a vállalatnak, és hatékony belső kommunikációval kell rendelkeznie, hogy ne figyelmeztesse ugyanazt a munkavállalót többször ugyanazon hiba miatt.

Ha a közvetlen felettes és a menedzser tud a problémáról, ha a kommunikáció nem működik közöttük, mindketten ugyanazt a figyelmeztetést adhatják – ami túlzásnak tekinthető;

• Alkalmazzon arányos figyelmeztetéseket, és figyeljen az előzményekre

Elkerülhetetlen, hogy a vállalat igazságos legyen, és arányosan alkalmazza a figyelmeztetéseket. A könnyű szabálysértés határozott, de ugyanakkor könnyed válaszokat követel.

Egy munkavállalót nem szabad egy vagy két napra felfüggeszteni azért, mert az első hiányzására nem mutatott be érvényes kifogást.

Végezetül a vállalatnak tisztában kell lennie az egyes munkavállalók viselkedésével és előéletével. Ha ugyanaz a munkavállaló különböző távolléteket követ el, szükségessé válhat, hogy a figyelmeztetésről súlyosabb büntetésre, például felfüggesztésre térjen át.

Mit nem tehet a munkáltató a figyelmeztetés alkalmazásakor

A munkahelyi figyelmeztetés célja a kötelességszegés korrigálása, hogy a jövőben sem a vállalatnak, sem a munkavállalónak ne legyenek komolyabb problémái.

A korábbi ajánlások a túlkapásokra való odafigyelés a mérlegelés megbecsülése a fegyelmi jogorvoslat hatékonyságának biztosításán túl érvényesek.

A munkajogi törvények egységes szerkezetbe foglalása meghatározza, hogy a munkáltató nem alkalmazhat bosszantó büntetéseket, és nem teheti nevetségessé a munkavállalót.

Egy ilyen helyzetben a munkavállalónak joga van erkölcsi kártérítési keresetként benyújtani a munkáltatója ellen.

Elbocsátást vagy közvetett felmondást is kérhet – ezt a helyzetet a munkáltató jogos oknak nevezi, amelyet az általa elkövetett súlyos hibák okoznak.

A másik dolog, amit a munkáltató nem tehet, hogy a munkahelyi figyelmeztetést üldözésként használja fel. Más szóval, eszközként használja arra, hogy a munkavállalót a felmondásra kényszerítse.

Megtagadhatja a munkavállaló az aláírást?

A zaklatáshoz hasonló körülmények között a munkavállaló megtagadhatja a szóbeli figyelmeztetés jegyzőkönyvének vagy az írásbeli figyelmeztetést dokumentáló nyomtatványoknak az aláírását.

A zaklatásról bizonyítékokat gyűjthet (és kell is gyűjtenie), például felvételeket vagy tanúk vallomását, és a bíróságon keresheti a jogait.

Normális helyzetben, azaz amikor a figyelmeztetést a munkáltató megfelelően alkalmazza, a munkavállalónak nincs oka arra, hogy ne írja alá.

Ha ez mégis megtörténik, a munkáltató számára a kiút az, hogy összegyűjti két olyan személy aláírását, akik tanúi voltak a munkavállaló elutasításának.

Ezzel a módszerrel, ha az érintett munkavállaló munkaügyi keresetet nyújt be, a tanúk aláírása segít bizonyítani, hogy a vállalat helyesen járt el, amikor megpróbálta alkalmazni a munkahelyi figyelmeztetést.

Következtetés

Azért, hogy ne legyenek kétségek, vonjunk le egy rövid következtetést az ügyben. A figyelmeztetés, bár nincs külön jogszabálya, olyan fegyelmi eszköz, amelyet a munkáltató elfogadhat olyan munkavállalókkal szemben, akik olyan vétségeket követnek el, amelyek nem maradhatnak észrevétlenek, de nem igényelnek súlyos büntetést.

A munkahelyi figyelmeztetést, bár érvényes eszköz, nem lehet ok nélkül alkalmazni, és fontos, hogy a vállalat tisztában legyen a folyamatokkal, valamint ne felejtse el megfelelően dokumentálni azokat.

Így biztosítja intézkedései helyességét, és szükség esetén alapja van arra, hogy ismétlődés esetén szigorúbb intézkedést alkalmazzon a munkavállalóval szemben.

A belső szabályzat jó ismerete, valamint az esetleges figyelmeztetés okai segítik a problémák és a hiányzások elkerülését. Érdemes tehát kideríteni, hogyan lehet javítani a vállalat belső kommunikációján!