Les aspects les plus difficiles de la mise en œuvre étaient certains des obstacles politiques que MedHub devait surmonter :

• La direction de l’Université du Michigan n’avait jamais sanctionné un ASP externe pour traiter des données sensibles
• MedHub devait développer des interfaces avec des systèmes hérités internes essentiels
• 88 programmes de résidence fonctionnant avec des processus ad/hoc comme 88  » fiefs  » indépendants n’étaient pas sûrs de vouloir cette nouvelle supervision

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• On supposait que les résidents résisteraient à l’idée de se connecter pour documenter les activités et – surtout – les heures de travail
• Les finances avaient besoin de plus de 11 rapports de gestion IRIS différents qui pouvaient être audités jusqu’à l’activité de ½ journée des horaires de rotation

Il était impératif que la solution soit complète et extrêmement robuste, mais facile à comprendre et à gérer pour tous les groupes de parties prenantes. Il était également important de promouvoir une meilleure communication entre tous les groupes de parties prenantes. La communication était un domaine qui continuait à s’éroder à mesure que la charge de travail augmentait et que les esprits s’échauffaient. Il était essentiel que chaque groupe comprenne la mission des autres et développe une approche synergique symbiotique.

La Solution

En partenariat avec le chef de projet interne d’UM, MedHub a élaboré un plan de projet de mise en œuvre et un calendrier de formation qui mettaient l’accent sur le service et la satisfaction des clients. MedHub a continué à améliorer le système en abordant le projet en partant de l’hypothèse que personne ne voudrait utiliser un système de gestion des résidences, puis a commencé à intégrer autant de valeur à chaque partie prenante pour diminuer les efforts redondants, rendre les données plus visibles et faire de MedHub une partie essentielle de leur routine quotidienne.

GME voulait une approche non punitive pour attirer les résidents et les professeurs vers le système en leur donnant envie de se connecter plutôt que de les forcer. Il était important que le système renvoie à chaque utilisateur au moins autant d’informations vitales que celles qu’on lui demandait de saisir. MedHub a amélioré l’interface pour la rendre aussi intuitive que possible, comprenant que ces résidents et professeurs étaient trop occupés pour lire un manuel ou suivre une formation formelle.

Le résultat est une interface élégante avec un flux de travail logique qui combine des informations vitales provenant d’une seule source de vérité. Les alertes &rappels, la vérification des erreurs et les outils de communication garantissent que les tâches sont accomplies, que les données sont visibles et que chaque partie prenante dispose des informations essentielles dont elle a besoin pour gérer ses emplois respectifs.

Le résultat

MedHub a établi la norme à laquelle tous les autres ASP sont mesurés à l’Université du Michigan. En 2005, l’Université du Michigan a renouvelé son contrat avec MedHub et a mené des améliorations du système spécifiques à l’institution qui comprennent :

• Outils complets de financement et de budgétisation
• Formulaires d’évaluation institutionnels initiés par GME
• Interface d’ouverture de session uniqueLDAP
• Interfaces directes avec les systèmes existants
• Nombreuses améliorations fonctionnelles de GME

Du côté des services, MedHub a bien servi ses utilisateurs finaux. Nous sommes toujours disponibles pour répondre aux demandes par téléphone et par courriel. Notre système de tickets d’incident est devenu un moyen efficace de traiter les problèmes de formation, les questions générales et les demandes d’amélioration. Le temps de réponse et de clôture des tickets d’incident est inférieur à 6 minutes pendant les heures de bureau. L’accès informatique direct à notre système de tickets d’incident permet à la division des technologies de l’information de l’University of Michigan Medical Center de surveiller et de mesurer en permanence l’efficacité de MedHub Support à répondre à ses clients.

Le modèle ASP a effectivement permis à la division interne des technologies de l’information de l’UM de se concentrer sur d’autres systèmes et problèmes. Diminution des coûts d’exploitation et du support interne. En cinq ans d’utilisation continue, l’environnement de production de MedHub a dépassé une disponibilité de 99,99 %.

MedHub a fourni un retour sur investissement à l’Université du Michigan dans un certain nombre de domaines :

• MedHub supporte son propre système. Par conséquent, il n’y a presque pas de ressources informatiques internes consacrées à la maintenance et au soutien de ce système
• Diminution des efforts administratifs redondants
• Amélioration de la surveillance et des contrôles internes
• Amélioration de la  » propriété  » des résidents/fellow sur leur propre formation
• Réduction de la possibilité de sanction du programme de formation grâce à une meilleure documentation
• Réponse plus efficace aux audits
• Amélioration des possibilités de facturation et de remboursement
• Réduction des ETP nécessaires pour les tâches administratives
• Rationalisation de la collecte et de la distribution des données

« MedHub rassemble sous un même toit de nombreuses données qui étaient auparavant suivies par de nombreux systèmes différents ou sur papier. Il rationalise le flux de travail afin que les parties prenantes ayant peu de choses en commun comprennent l’importance du rôle des autres et la vue d’ensemble. »

– Dr Paul Gauger, M.D., directeur adjoint de l’enseignement médical et professeur associé de chirurgie endocrinienne, University of Michigan Health System.

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