Un rapport de non-conformité, ou rapport de non-conformité ou NCR, est un document lié à la construction qui traite de la déviation des spécifications ou du travail qui ne respecte pas les normes de qualité. Le rapport est utilisé dans le cadre des processus de contrôle de la qualité en détaillant le problème, comment il s’est produit et comment empêcher qu’il ne se reproduise. Un NCR est également utilisé pour déterminer une résolution avec un client et documenter les changements correctifs apportés.
Éléments du rapport de non-conformité
Un rapport de non-conformité doit inclure au minimum les informations suivantes :
- Quelle est la principale raison de la RNC ou ce qui n’a pas fonctionné
- Pourquoi le travail ne répond pas aux spécifications
- Ce qui peut être fait pour empêcher le problème de se reproduire
- Explication des mesures correctives prises ou à prendre
- Principaux acteurs impliqués dans la RNC et spécifications affectées dans le cadre de la RNC
Quand émettre un rapport de non-conformité ?Conformance Report
Il existe de nombreux scénarios courants dans l’industrie de la construction qui nécessitent l’émission d’un NCR :
- Travaux qui n’ont pas été construits comme indiqué dans les dessins approuvés délivrés pour la construction
- Travaux qui ne respectent pas les tolérances spécifiées établies dans les spécifications du projet
- Travaux qui sont exécutés à l’aide de méthodes ou de normes nonméthodes ou normes non approuvées
- Manquement au plan d’essai et d’inspection approuvé
- Les résultats des essais démontrent que le produit ne répond pas aux normes établies et approuvées
- Matériau utilisé qui n’a pas été approuvé comme substitut (égal ou similaire)
- La conception n’est pas précise et ne représente pas les conditions réelles sur le terrain
- La procédure approuvée n’a pas été suivie, et des défauts de qualité ont été identifiés par l’équipe de projet
Qui peut émettre un NCR ?
Un rapport de non-conformité est généralement émis par le consultant du projet. Le rapport doit présenter un fait non discutable et inclure des informations de sauvegarde claires et suffisantes qui soutiennent la réclamation. Le rapport de non-conformité suit les conditions convenues pour le suivi et la clôture du rapport après que les corrections appropriées ont été apportées. Les rapports de non-conformité sont souvent utilisés comme outils de formation par les chefs d’équipe pour former d’autres employés afin d’éviter que des situations similaires ne se reproduisent.
Conséquences des rapports de non-conformité
Bien que les RNC soient essentiels au contrôle de la qualité, ils peuvent introduire des problèmes supplémentaires dans le contrat. Parfois, les RNC peuvent être considérés par les institutions financières comme des drapeaux rouges ou peuvent être identifiés comme des situations de mauvaise performance par l’entrepreneur, avec le potentiel d’un impact financier sur les projets futurs. Dans certaines situations, les RNC peuvent ouvrir la porte à des réclamations et même à d’autres processus d’arbitrage. Les RNC peuvent également entraîner des retards dans le processus de construction lorsque des ressources supplémentaires sont nécessaires pour corriger les situations ou les zones affectées par le rapport. Il y a beaucoup de paperasse et de recherches associées à une RCN, car la partie émettrice doit recueillir des informations, des spécifications, des normes et énumérer les procédures qui ont été affectées par la situation.
Que faire lorsque vous recevez une RCN
Si vous êtes le destinataire d’une RCN, vous devez agir rapidement et au minimum suivre les étapes suivantes pour une résolution rapide :
- Rencontrez la personne qui émet la RCN.
- Mettre en œuvre l’action corrective et s’assurer par un processus d’inspection que le problème a été résolu de manière adéquate.
- Répondrez par une lettre officielle ou un autre document, décrivant le processus qui a conduit à l’action qui a déclenché la NCR, documentant l’action pour résoudre le problème et expliquant les mesures prises pour empêcher le problème de se reproduire.
- Veuillez vous assurer que votre homologue est d’accord et signe votre plan d’action.
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