La négociation de contrat est le processus de discussion entre les parties à un contrat pour finaliser les termes du contrat. Les parties aux contrats de construction, peuvent inclure des clients, des consultants, des entrepreneurs, des sous-traitants et des fournisseurs, et ils auront souvent des intérêts différents, et parfois contradictoires, et dans la forme et le contenu du contrat. La négociation du contrat impliquera généralement un certain degré de compromis de part et d’autre pour parvenir à un contrat final acceptable pour toutes les parties.

Les contrats de construction préciseront généralement le coût, les obligations des parties et le programme des travaux. Les contrats étant des accords juridiquement contraignants, dont les termes peuvent être appliqués en cas de non-respect par l’une des parties, il est important que les négociations soient approfondies et détaillées

Les projets peuvent réussir ou échouer en conséquence directe des termes et conditions du contrat. Une négociation efficace peut aider à se protéger contre des réclamations et des procédures de règlement des différends longues et coûteuses.

Certains des éléments d’un contrat qui peuvent nécessiter une négociation comprennent :

• Le montant du contrat.
• Les dates de début et de fin.
• La flexibilité pour modifier le programme de construction.
• La possibilité de réclamer des extensions de temps ou des dommages et intérêts.
• Le calendrier des paiements.
• Les exigences en matière d’assurance, les garanties et les cautionnements.
• L’étendue des travaux et des tâches.
• L’évaluation des paiements et des variations.
• Les essais et les inspections.
• L’utilisation de sous-traitants ou de sous-consultants.
• La novation de consultants ou le changement de consultant.

La préparation est une partie essentielle de la négociation. Il est crucial que les bonnes personnes prennent part à la négociation, et qu’elles aient toute l’autorité nécessaire pour parvenir à un accord, sinon il peut être nécessaire d’ajourner et de reconvoquer continuellement pendant que l’approbation est recherchée. Lorsque les parties à la négociation agissent au nom de quelqu’un d’autre, elles doivent être claires quant à la limite de leur autorité.

Typiquement, sur les contrats de construction, l’administrateur du contrat coordonne les négociations avec le ou les soumissionnaires préférés. Les négociations peuvent être dirigées à différents stades par le consultant en coûts, l’administrateur du contrat, le concepteur principal, l’architecte ou par un représentant du client tel qu’un gestionnaire de projet.

Les méthodes pour une négociation efficace du contrat peuvent inclure :

• Comprendre les éléments requis d’un contrat valide.
• Comprendre les objectifs qui doivent être accomplis.
• Analyser tous les termes négociables à inclure dans le contrat.
• Rassembler la documentation pour soutenir la position de négociation. Cela comprend les soumissions d’autres soumissionnaires qui peuvent servir de base de comparaison.
• Créer une liste de contrôle des points à aborder pendant les négociations.
• Fixer un délai pour parvenir à un accord.
• Identifier où il pourrait y avoir un levier de flexibilité ou de compromis des deux côtés.
• Identifier ce que pourrait être un contrat mutuellement satisfaisant.
• Ajuster le langage et l’approche pour refléter ceux de l’autre partie dans un effort pour établir la confiance – une technique connue sous le nom de « nivellement ».
• Préparer une contre-offre à un projet de contrat.
• Savoir le point limite auquel il est préférable de quitter les négociations.
• Avoir un autre entrepreneur disponible dans le cas où les négociations échouent. Cela peut également faire pression sur l’entrepreneur pour qu’il parvienne à un accord.

Le compte rendu des accords conclus doit être soigneusement rédigé et signé par les deux parties car il fera partie des documents contractuels.

Typiquement, à la suite de la négociation, l’administrateur du contrat coordonne la préparation d’un rapport d’appel d’offres. Le client examine le rapport d’appel d’offres et, si nécessaire, demande que des modifications soient apportées aux documents de l’appel d’offres (par exemple, si le prix proposé est trop élevé). Si les instructions sont données, l’administrateur du contrat coordonne les ajustements des documents d’appel d’offres et demande une offre révisée au(x) soumissionnaire(s) préféré(s).

Il existe de nombreux attributs considérés comme importants pour un négociateur habile à posséder. Ils peuvent inclure :

• Avoir une bonne mémoire.
• Être persuasif et avoir l’esprit vif.
• Être capable de « niveler » et de gagner la confiance de l’autre partie.
• Savoir gérer le stress.
• Être efficace dans la préparation de l’information.
• Savoir écouter efficacement.
• Bonne intuition en termes de capacité à évaluer l’approche et l’opinion de l’autre partie.
• Volonté de concéder ou d’être flexible si nécessaire.

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• Contrat contre délit civil.
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