(Note : Ce post a été initialement publié en septembre 2018 et a été mis à jour pour refléter les meilleures pratiques actuelles de sourcing de Microsoft.)

Le programme EA de Microsoft est conçu pour les entreprises qui prennent des engagements importants envers les produits Microsoft. Il existe trois types de produits que l’on peut acheter dans le cadre de l’accord d’entreprise : Les produits d’entreprise, les produits supplémentaires et les services en ligne.

Le « produit d’entreprise » est ce qui rend un accord d’entreprise, eh bien, « entreprise ». Plusieurs produits sont classés comme étant de niveau entreprise – Office Professional, le système d’exploitation Windows, la licence d’accès client de base ou d’entreprise, et certains abonnements à Office 365. Un client doit choisir d’acheter un produit « entreprise » pour tous ses utilisateurs ou appareils qualifiés. Vous ne pourriez pas dire, par exemple, que nous avons 10 000 appareils mais signons un EA pour 5 000 appareils. Le « produit supplémentaire » couvre la plupart des autres produits – Visio, Project, Windows Server, Exchange Server, etc. – et ces produits peuvent être achetés à la carte.

Vous recevrez des droits d’utilisation perpétuels pour l’entreprise et les produits supplémentaires à la conclusion de l’accord d’entreprise. Les services en ligne, cependant, sont les produits pour lesquels vous recevrez des droits d’utilisation temporaires uniquement pendant la durée de l’accord. Vous ne recevez jamais de licences perpétuelles pour un produit Online Services. Microsoft passe, bien sûr, à un modèle d’abonnement pour nombre de ses produits, notamment les produits Microsoft 365.

L’un des avantages du programme EA est que vous n’êtes tenu de compter les licences perpétuelles déployées qu’une fois par an. Dit autrement, une fois que vous avez ajouté une licence perpétuelle à l’accord, vous êtes autorisé à déployer autant d’instances que vous le souhaitez tout au long de l’année. Cependant, vous êtes tenu de compter le nombre de licences incrémentielles déployées et de soumettre le paiement à Microsoft à la fin de l’année. Les produits de services en ligne sont généralement concédés sous licence sur une base mensuelle, pourtant Microsoft vous permet de faire une réservation (essentiellement en passant une commande) au cours du mois où vous commencez à utiliser les services en ligne incrémentiels et de reporter le paiement à la fin de l’année.

Alors, comment comptez-vous le nombre d’instances déployées des produits Microsoft ? Certains clients utilisent des systèmes sophistiqués de gestion des actifs qui leur permettent d’analyser leur environnement et de créer des rapports de déploiement à la volée. D’autres tiennent des registres minutieux des déploiements incrémentiels tout au long de l’année. Plus l’organisation est grande, plus le processus est complexe. En fin de compte, cependant, à la fin de l’année, vous êtes tenu de soumettre un rapport de vérification à Microsoft et de payer pour toute utilisation incrémentielle.

Ajouter de nouveaux produits à votre EA Microsoft

Les clients qui exécutent l’EA Microsoft doivent savoir que l’accord a des processus strictement définis pour ajouter de nouveaux produits à l’accord. Vous pouvez « ajouter des produits » pour des produits qui n’ont pas été commandés précédemment, ou vous pouvez ajouter une utilisation incrémentielle pour des produits commandés précédemment via le processus annuel de « true-up » :

f. Ajout de produits.

(i) Ajout de nouveaux produits non commandés précédemment. De nouveaux produits d’entreprise ou services en ligne d’entreprise peuvent être ajoutés à tout moment en contactant un gestionnaire de compte Microsoft ou un conseiller en logiciels. Les nouveaux Produits supplémentaires, autres que les Services en ligne, peuvent être utilisés si une commande est passée au cours du mois de la première utilisation du Produit. Pour les Produits supplémentaires qui sont des Services en ligne, une commande initiale pour le Service en ligne est requise avant l’utilisation.

(ii) Ajout de licences pour des Produits précédemment commandés. Des Licences supplémentaires pour des Produits précédemment commandés autres que des Services en ligne peuvent être ajoutées à tout moment mais doivent être incluses dans la prochaine commande de mise à jour. Les Licences supplémentaires pour les Services en ligne doivent être commandées avant leur utilisation, sauf si les Services en ligne sont (1) identifiés comme éligibles à la mise à jour dans les Conditions du produit ou (2) inclus dans le cadre d’autres Licences.

g. Exigences de mise à jour. L’Affilié inscrit doit soumettre une commande de mise à jour annuelle qui rend compte de tout changement depuis la commande initiale ou la dernière commande. S’il n’y a aucun changement, alors une déclaration de mise à jour doit être soumise au lieu d’une commande de mise à jour.

(i) Produits d’entreprise. Pour les Produits Entreprise, l’Affilié inscrit doit déterminer le nombre de Dispositifs qualifiés et d’Utilisateurs qualifiés (s’il commande des Licences basées sur l’utilisateur) au moment où la commande de mise à jour est passée et doit commander des Licences supplémentaires pour tous les Dispositifs qualifiés et les Utilisateurs qualifiés qui ne sont pas déjà couverts par des Licences existantes, y compris tout Service en ligne Entreprise.

(ii) Produits supplémentaires. Pour les produits supplémentaires qui ont été précédemment commandés dans le cadre de cette inscription, l’Affilié inscrit doit déterminer le nombre maximum de produits supplémentaires utilisés depuis la dernière des dates suivantes : la commande initiale, la dernière commande d’actualisation ou la date anniversaire précédente, et soumettre une commande d’actualisation qui tient compte de toute augmentation

(iii) Services en ligne. Pour les Services en ligne identifiés comme éligibles à l’actualisation dans les Conditions du produit, l’Affilié inscrit peut réserver les Licences supplémentaires avant leur utilisation, et le paiement peut être reporté jusqu’à la prochaine commande d’actualisation. Microsoft fournira à l’affilié inscrit et à son conseiller en logiciels un rapport sur les licences réservées en sus des commandes existantes. Les licences réservées seront facturées rétroactivement au mois au cours duquel elles ont été réservées.

C’est un domaine de licence dans lequel NPI doit fréquemment aider les clients à réfléchir.

Considérations de calendrier pour votre prochaine mise à jour de l’EA de Microsoft

Quand la mise à jour est-elle due à Microsoft ? Le dernier Enterprise Enrollment indique ce qui suit :

(iv) Ordre de true-up Période. L’ordre de true-up ou la déclaration de mise à jour doit être reçu par Microsoft entre 60 et 30 jours avant chaque date anniversaire de l’Enrollment. L’ordre de mise à jour de la troisième année ou la déclaration de mise à jour est due dans les 30 jours précédant la date d’expiration, et toute réservation de licence dans cette période de 30 jours ne sera pas acceptée. L’affilié inscrit peut soumettre des commandes de mise à jour plus souvent pour tenir compte de l’augmentation de l’utilisation du produit, mais une commande de mise à jour annuelle ou une déclaration de mise à jour doit toujours être soumise pendant la période de commande annuelle.

Cela semble clair, indiquant que pour les deux premières années de votre contrat, la mise à jour est due au moins 30 jours avant l’anniversaire du contrat. La troisième année ? Dans les 30 jours précédant la date d’expiration. Notez l’utilisation du mot « dans » 30 jours avant la date d’expiration et non « avant ». Microsoft utilise souvent (à tort) cette dernière interprétation et informe les clients que cette déclaration signifie que le rapport doit être remis 30 jours avant l’expiration de l’accord. Bien qu’il soit raisonnable pour Microsoft de comprendre la croissance de la dernière année afin de préparer une fiche de prix client pour l’accord de renouvellement, votre obligation est simplement de soumettre avant l’expiration de l’accord.

Les réservations en ligne sont la méthode utilisée pour ajouter des utilisateurs supplémentaires pour les produits en ligne, avec l’exigence que les commandes doivent être soumises sur une base mensuelle (afin d’activer les utilisateurs supplémentaires au sein du portail Microsoft). Avec cette méthode, le paiement est reporté à la prochaine date anniversaire du contrat. Notez que Microsoft ne permet pas d’ajouter des réservations de licences au cours du dernier mois du contrat. Alors que la plupart des clients sauront combien d’utilisateurs ils auront besoin au cours de ce dernier mois (et demanderont une nouvelle réservation au cours de l’avant-dernier mois de l’inscription), parfois de très gros clients peuvent s’attendre à des négociations prolongées qui peuvent aller au-delà de la date d’expiration de l’accord.

Si vous pensez que cela peut se produire avec votre organisation (ce n’est pas terriblement rare), il sera important de soumettre une réservation au cours de l’avant-dernier mois pour couvrir votre taux d’exécution pour le dernier mois, et peut-être le premier mois de l’accord de renouvellement. Certes, vous ne paierez que jusqu’à la fin de la période d’inscription actuelle, mais vous aurez l’avantage de pouvoir ajouter ces utilisateurs supplémentaires au cours du dernier mois de l’inscription pour vous dépanner pour le dernier mois, et – peut-être – le 1er mois de la période de renouvellement alors que vous êtes encore en train de négocier votre accord de renouvellement.

Rappellez-vous : Les mises à jour de Microsoft EA ne doivent pas être effectuées en pilote automatique. Comme tout achat ou renouvellement Microsoft, il existe des possibilités d’optimisation.

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