Puisque les chefs de produit remplissent l’espace blanc entre les départements et ont tant de tâches à jongler, nous passons constamment d’un contexte à l’autre.

Par exemple, à un moment donné, nous rédigerons l’ordre du jour d’une réunion, et la minute suivante, nous serons lâchés dans une salle de guerre de résolution de bogues urgente.

Le changement de contexte entraîne généralement des pertes importantes. Je présenterai ci-dessous quelques recherches qui démontrent l’impact négatif élevé du changement de contexte.

Pourtant, dans le même temps, les gestionnaires de produits n’ont généralement pas le luxe de travailler avec un temps ininterrompu, spécifiquement parce que nous avons tellement de responsabilités et remplissons l’espace blanc.

C’est pourquoi nous allons explorer le changement de contexte dans deux articles.

Dans ce premier article, je vais marcher à travers les coûts du changement de contexte, et je partagerai des conseils conventionnels sur la façon d’empêcher le changement de contexte.

Dans notre deuxième article, je fournirai les meilleures pratiques sur la façon de changer de contexte plus efficacement, dans le scénario très probable où vous êtes incapable de l’empêcher de se produire.

Disons donc pourquoi le changement de contexte est incroyablement coûteux, et ce que vous pouvez faire pour l’empêcher.

La recherche a démontré que le changement de contexte impose des coûts importants sur la productivité et l’efficacité des gens.

Par exemple, l’American Psychological Association a compilé de multiples études sur le changement de contexte. Une étude a démontré que les participants perdent du temps pour toutes les tâches lorsqu’ils passent d’une tâche à l’autre, et qu’ils en perdent le plus lorsqu’ils passent d’une tâche complexe à l’autre.

Le blog Trello affirme que le coût de la perte de productivité due au multitâche est de 450 milliards de dollars. Cette perte économique est due au fait qu’il faut en moyenne 25 minutes pour reprendre une tâche après avoir été interrompu, et que le multitâche réduit temporairement les performances mentales.

Le blog Sprk’d a ce tableau pratique ci-dessous qui démontre que pour chaque projet supplémentaire pris en charge simultanément, les gens perdent des proportions de plus en plus grandes de temps productif.

Cette belle bande dessinée de Jason Heeris démontre ce qui se passe lorsque vous interrompez un programmeur – ce qui est facilement applicable à ce qui se passe lorsque vous interrompez un chef de produit également.

Selon les recherches, les anecdotes et les expériences, il est assez clair que le changement de contexte est fortement préjudiciable à la productivité.

Donc, parlons de l’idéal – comment vous pouvez empêcher le changement de contexte de se produire en premier lieu.

Comment prévenir le changement de contexte

La plupart des conseils affirment que nous devrions activement concevoir nos journées de manière à avoir du temps ininterrompu pour nous concentrer.

Les personnes les plus productives ne sont pas celles qui ont la volonté de se forcer à se concentrer, mais plutôt celles qui ne sont pas soumises au changement de contexte par leur environnement.

En surface, ce conseil peut sembler inactionnable. Après tout, nous sommes entourés de distractions : nous devons prêter attention aux courriels, à nos discussions de travail, à nos téléphones et aux collègues qui pourraient venir nous voir.

Pour autant, étude après étude, il est démontré que la productivité et la réussite passent par l’évitement des distractions et des tentations.

Dans un billet de blog populaire de Benjamin Hardy, l’auteur affirme ce qui suit : « la meilleure utilisation de vos choix consiste à concevoir consciemment des environnements qui facilitent vos engagements. »

Le blog de productivité Trello donne le conseil suivant : « si vous trouvez que vous êtes constamment tiré de votre travail par des messages texte, désactivez les notifications de votre téléphone pendant que vous travaillez en profondeur ; de cette façon, vous éliminez toutes les décisions inutiles qui accompagnent votre habitude des textos (comme arrêter de travailler et regarder le texte, répondre ou continuer la conversation) et vous pouvez mettre cette énergie pour réellement travailler. »

Plutôt que de considérer comment minimiser le changement de contexte au niveau de chaque tâche, envisagez les tactiques suivantes pour minimiser le changement de contexte dans son ensemble.

1) Consolidez vos temps de réunion récurrents ensemble, loin de votre temps de travail profond. Asana et d’autres entreprises technologiques ont mis en place des mercredis sans réunion, comme une fonction de forçage pour encourager tout le monde à consolider les réunions.

Après tout, vous serez beaucoup plus productif si vous avez un bloc solide de 4 heures pour travailler, plutôt que d’avoir des réunions dispersées tout au long de la journée, puisque chaque réunion vous oblige à changer de contexte.

2) Déterminez votre calendrier de réponse. Vous n’avez pas besoin de répondre à votre chat ou à vos emails en temps réel.

Réfléchissez à l’impact réel de vos temps de réponse – très peu d’initiatives échoueront juste parce que vous avez mis 1 heure à répondre au lieu d’une minute.

Ce conseil peut sembler contre-intuitif. La plupart d’entre nous aiment secrètement répondre aux e-mails parce que cela nous donne l’impression d’être productifs.

Cependant, chaque fois que vous répondez, vous basculez en contexte de votre tâche active. Les émotions peuvent être trompeuses – vous pouvez vous sentir productif, mais vous pouvez ne pas l’être réellement !

Posez des moments sur votre calendrier pour répondre explicitement aux courriels et au chat, puis éteignez votre téléphone et fermez vos applications de courriel et de chat jusqu’à ce qu’il soit temps de répondre.

Je peux honnêtement vous dire que la première fois que j’ai essayé de le faire, j’ai eu beaucoup d’anxiété. Et si je manquais quelque chose d’important ?

Mais, après m’être tenu à des horaires de réponse explicites pendant environ un mois, j’ai constaté que mon anxiété était plutôt remplacée par une profonde satisfaction. C’est effrayant, mais cela en vaut la peine.

Plus, si quelque chose est vraiment incroyablement urgent et qu’il vous arrive de le manquer, quelqu’un vous retrouvera en personne !

3) Prévoyez des heures de bureau. Fournissez à vos collègues des règles d’engagement claires et des exemples de types de questions à poser pendant les heures de bureau.

Ce conseil est particulièrement pertinent pour les chefs de produit qui travaillent sur des produits très visibles, ou des produits à forte adoption.

En créant une heure fixe pour que les collègues vous approchent avec des questions, vous réduisez la probabilité que quelqu’un vous tende la main alors que vous êtes au milieu de quelque chose d’autre.

La plupart des gens font preuve de bon sens lorsqu’ils tendent la main. À moins que ce ne soit urgent, les parties prenantes informées retiendront généralement leurs questions jusqu’à votre temps de discussion récurrent.

4) Bloquez des moments de concentration profonde.

Cette tactique est particulièrement pertinente pour les situations à fort effet de levier, comme la détermination de la stratégie de produit pour le reste de l’année.

Programmez une réunion avec vous-même sur votre calendrier, et réservez une salle pour ce moment. En examinant les calendriers, j’ai vu ces « réunions de concentration » aller de 2 heures à 4 heures, selon l’ampleur de la tâche à accomplir.

Informez vos coéquipiers et collègues que vous ne devez pas être dérangé pendant cette période critique, et partagez avec eux la raison pour laquelle vous devez vous concentrer.

Reprogrammez ou refusez toute réunion qui entre en conflit avec votre réunion de concentration.

En agissant ainsi, vous garantissez que vous serez en mesure de vous attaquer à ce qui est vraiment important, plutôt que de vous attaquer à un travail urgent mais non critique.

5) Établissez impitoyablement des priorités et refusez les engagements de faible priorité.

Ne participez pas aux réunions si les ordres du jour ne sont pas clairs. Ne remplissez pas les espaces blancs si cela ne fera pas avancer l’aiguille. Dites non aux choses qui n’ont pas d’importance.

Une façon de hiérarchiser les priorités est d’utiliser la boîte d’Eisenhower, qui classe les tâches par importance et par urgence, puis recommande des actions en fonction de ces classifications.

Souvenez-vous – une partie de la gestion des produits consiste à décider « quelles décisions sont réellement les plus importantes ? ». La hiérarchisation des priorités est la clé pour délivrer un impact ! Moins vous avez d’engagements ouverts, moins vous aurez besoin de changer de contexte.

Summary

Le changement de contexte est très coûteux – il réduit la productivité et l’efficacité. Ce fait sonne particulièrement vrai pour les gestionnaires de produits, car nous ne pouvons prendre la meilleure décision qu’en comprenant profondément le contexte derrière la décision.

L’une des meilleures façons de gérer le changement de contexte est de concevoir votre horaire de manière à éviter le changement de contexte.

Pour ce faire, essayez les tactiques suivantes : consolidez vos heures de réunion, déterminez votre horaire de réponse, planifiez les heures de bureau, bloquez le temps de concentration et établissez impitoyablement les priorités.

Bien sûr, comme les chefs de produit remplissent l’espace blanc, nous n’avons pas toujours la capacité ou le luxe de remanier notre emploi du temps pour empêcher totalement le changement de contexte.

C’est pourquoi, dans notre prochain article, nous verrons comment optimiser le changement de contexte.