Le processus de rédaction juridique n’est pas « une taille unique » et « les gens doivent trouver celui qui leur convient le mieux, a déclaré David Howard Spratt, professeur de rhétorique juridique à l’American University Washington College of Law, lors du récent « Landslide Webinar Series : Faites passer votre rédaction juridique de bonne à excellente – Conseils de rédaction des professionnels ». Le webinaire était parrainé par la section du droit de la propriété intellectuelle de l’ABA et l’ABACLE.
Quel que soit votre style personnel, tous les écrivains veulent être considérés comme crédibles. Pour ce faire, « la grammaire doit être là et la relecture doit être là, parce que ce sont les choses qui font l’impression avec votre lecteur », a souligné Spratt.
Spratt et ses collègues panélistes ont partagé ces musts de base:
Planification : Pensez à la personne pour laquelle vous rédigez le document, en vous posant les questions suivantes : « Qui est mon lecteur ? » « Quelle est la relation de mon lecteur avec moi ? » et « Pourquoi est-ce que j’écris ce document ? ». S’agit-il d’informer, de persuader ou d’accomplir une autre fin ? «
Spratt recommande de donner à votre lecteur juste ce qu’il a besoin de savoir. « Parfois, nous écrivons et régurgitons tout ce que nous savons sur un sujet
- Vérifiez le temps des verbes. Un sujet singulier doit avoir un verbe singulier et un sujet pluriel doit avoir un verbe pluriel.
- Notez le placement des mots. « Le verbe doit venir après le sujet et être aussi proche du sujet que possible », a déclaré Spratt.
- Restez actif. Écrire à la voix active est plus clair, plus concis et plus facile à comprendre pour le lecteur. Écrire à la voix passive fait que le lecteur » a du mal à comprendre ce que vous dites « , a-t-il dit.
- Le placement compte. « Mettez les mots modificateurs aussi près que possible des mots que vous modifiez », a déclaré Spratt. Julie Schrager, coach en rédaction juridique chez Schiff Hardin LLP à Chicago, dit qu’on lui demande souvent où placer le mot « seulement » dans une phrase. Lui aussi doit être placé le plus près possible du mot ou de la phrase qu’il modifie. « Mon astuce est que vous poussez généralement le « seulement » aussi loin que possible dans la phrase jusqu’à ce qu’il n’ait plus de sens », a-t-elle dit.
- Utilisez la virgule d’Oxford. « Les gens se battent tout le temps contre celle-ci parce que parfois, dans les professions précédentes ou dans l’écriture non juridique – je l’appelle « l’écriture illégale » – vous n’utilisez pas la virgule d’Oxford, mais les avocats aiment parler en termes d’éléments, et la ponctuation est très importante », a déclaré Spratt.
- Utiliser correctement les joints de virgule. Spratt a qualifié ces dernières de « très à la mode, mais très mauvaises », et a ajouté que « les gens séparent les phrases avec une virgule sans raison. » Quelques alternatives à l’épissage par virgule sont un point-virgule, l’ajout du mot « et » ou la réalisation de deux phrases séparées.
- Évitez l’ambiguïté. Restez à l’écart de mots tels que, « il », « ceci », « cela », « tel » et « lequel », pour faire référence de manière générale à une idée dans une phrase précédente, car cela pourrait prêter à confusion.
- Visez la clarté. Évitez les doubles négations : si vous n’avez aucune raison de l’utiliser, ne l’utilisez pas. Des mots tels que « pas insignifiant » et « pas rare » déroutent généralement le lecteur et le ralentissent. En outre, un seul mot peut souvent en remplacer facilement plusieurs. Spratt a pris l’exemple de « à la lumière du fait que… » pourrait facilement se lire « parce que ». Remplacez « in order to » par « to » et « in the vicinity of » par « near ». En resserrant votre écriture, vous libérez un espace précieux pour la substance. « Ces propositions à mots multiples ne font rien d’autre que de brouiller votre écriture », a-t-il déclaré.
- Utilisez l’aide pour attraper les erreurs. Schrager utilise le site Internet naturalreaders.com, qui lit à haute voix ce que vous copiez et collez dans ce site. « Il est plus facile de repérer les erreurs lorsque quelqu’un d’autre le lit », a-t-elle déclaré.
- Imiter Warren Buffett. Schrager a partagé des citations de Warren Buffet, qui est souvent cité pour la qualité de son écriture dans les lettres aux investisseurs. La longueur moyenne de ses phrases est de 13,5 mots et le nombre de lettres par mot est d’environ 4,9, ce qui est difficile à atteindre pour les avocats, a-t-elle dit. Spratt a recommandé aux avocats « d’impressionner les clients par leur capacité à obtenir un résultat favorable au lieu d’utiliser de grands mots. »
Panéliste Kevin Nelson, également de Schiff Hardin, a également loué l’écriture de Buffett. « Les matériaux de portefeuille des investisseurs sont parmi les matériaux les plus secs, normalement, que vous allez voir. Le fait qu’il les rende intéressants et accessibles au public en dit long sur ce que nous pouvons faire en tant que rédacteurs juridiques », a-t-il déclaré. En règle générale, dit Schrager, « si c’est un mot que Dickens ou Shakespeare aurait utilisé, vous ne devriez pas l’utiliser ». Plus une pensée ou un concept est compliqué, plus la phrase doit être courte.
« La seule façon d’améliorer votre écriture juridique ou tout type d’écriture est de continuer à le faire », a-t-elle dit.
Les experts ont recommandé des ressources numériques pour l’écriture:
Wordrake.com offre des conseils utiles sur la clarté et la précision
Briefcatch.com un outil d’édition juridique qui aide à resserrer votre écriture
Naturalreaders.com aide à repérer les mots manquants, les fautes de frappe, les erreurs de ponctuation
PurdueOWL, un laboratoire d’écriture en ligne avec des exercices d’écriture
Grammar Girl répond aux questions de grammaire.
Et deux livres:
« Aspen Handbook for Legal Writers, 3rd edition », Par Deborah E. Bouchoux.
« Plain English for Lawyers », par Richard Wydick.