Raportti poikkeamasta tai poikkeamaraportti tai NCR on rakentamiseen liittyvä asiakirja, jossa käsitellään eritelmän poikkeamaa tai työtä, joka ei täytä laatuvaatimuksia. Raporttia käytetään osana laadunvalvontaprosesseja kuvaamalla yksityiskohtaisesti ongelma, miten se tapahtui ja miten estetään sen toistuminen. NCR:ää käytetään myös ratkaisun määrittämisessä asiakkaan kanssa ja tehtyjen korjaavien muutosten dokumentoinnissa.
Poikkeamaraportin kohdat
Poikkeamaraportin on sisällettävä vähintään seuraavat tiedot:
- Mikä on NCR:n pääasiallinen syy tai mikä meni pieleen
- Miksi työ ei täytä spesifikaatioita
- Mitä voidaan tehdä, jotta ongelma ei toistuisi
- Mitä voidaan tehdä, jotta ongelma ei toistuisi
- Kuvaus tehdyistä tai tehtävistä korjaavista toimista
- Normaaliin vaatimustenvastaisuustarkastukseen osallistuneet keskeiset toimijat ja spesifikaatiot, joihin NCR:n piiriin kuulunut asia vaikutti
Milloin ei-normaalin vaatimustenvastaisuustarkastus annetaan?Conformance Report
Rakennusalalla on monia yleisiä tilanteita, jotka edellyttävät NCR-raportin laatimista:
- Työ, jota ei ole rakennettu hyväksytyissä rakennettavaksi annetuissa piirustuksissa esitetyllä tavalla
- Työ, joka ei täytä projektin eritelmissä määriteltyjä toleransseja
- Työ, joka on suoritettu käyttämällä muita kuinhyväksyttyjä menetelmiä tai standardeja
- Hyväksytyn testaus- ja tarkastussuunnitelman noudattamatta jättäminen
- Testaustulokset osoittavat, että tuote ei täytä vahvistettuja ja hyväksyttyjä standardeja
- Käytetty materiaali, jota ei ole hyväksytty korvaavaksi (samanarvoiseksi tai samankaltaiseksi)
- Suunnittelu ei ole täsmällistä eikä edusta todellisia kenttäolosuhteita
- Hyväksyttyjä menettelyjä ei ole noudatettu, ja projektiryhmä on havainnut laatuvirheitä
Kuka voi antaa NCR:n?
Poikkeamaraportin antaa yleensä projektikonsultti. Raportissa on esitettävä kiistaton tosiasia ja sen on sisällettävä selkeät ja riittävät taustatiedot, jotka tukevat väitettä. NCR:ssä noudatetaan sovittuja ehtoja raportin seurantaa ja sulkemista varten, kun asianmukaiset korjaukset on tehty. Poikkeamaraportteja käytetään usein ryhmänjohtajien koulutusvälineinä, joiden avulla ryhmänjohtajat voivat kouluttaa muita työntekijöitä estääkseen vastaavien tilanteiden toistumisen.
Poikkeamaraportin seuraukset
Vaikka NCR-raportit ovat kriittisiä laadunvalvonnan kannalta, ne voivat tuoda lisäongelmia sopimukseen. Joskus rahoituslaitokset voivat pitää NCR-ilmoituksia punaisina lippuina tai urakoitsija voi tunnistaa ne huonojen suoritusten tilanteiksi, joilla voi olla taloudellisia vaikutuksia tuleviin hankkeisiin. Joissakin tilanteissa NCR:t voivat avata oven reklamaatioille ja jopa uusille välimiesmenettelyille. NCR-ilmoitukset voivat myös viivästyttää rakennusprosessia, kun raportin kohteena olevien tilanteiden tai alueiden korjaamiseen tarvitaan lisäresursseja. NCR-ilmoitukseen liittyy paljon paperityötä ja tutkimuksia, sillä ilmoituksen antajan on kerättävä tietoja, eritelmiä, standardeja ja lueteltava menettelyt, joihin tilanne on vaikuttanut.
Mitä tehdä, kun saat NCR-ilmoituksen
Jos olet NCR-ilmoituksen vastaanottaja, sinun on toimittava nopeasti ja noudatettava vähintään seuraavia vaiheita nopean ratkaisun aikaansaamiseksi:
- Tapaaminen NCR-ilmoituksen antajan kanssa.
- Toteuta korjaavat toimenpiteet ja varmista tarkastusprosessin avulla, että ongelma on ratkaistu asianmukaisesti.
- Vastaat virallisella kirjeellä tai muulla asiakirjalla, jossa hahmotellaan prosessi, joka johti NCR:n laukaisevaan toimenpiteeseen, dokumentoidaan toimenpiteet ongelman ratkaisemiseksi ja selitetään toimenpiteet, joilla estetään ongelman toistuminen.
- Varmista, että vastapuolesi hyväksyy ja allekirjoittaa toimintasuunnitelmasi.