(Huomautus: Tämä viesti julkaistiin alun perin syyskuussa 2018, ja se on päivitetty vastaamaan nykyisiä Microsoftin parhaita hankintakäytäntöjä.)

Microsoftin EA-ohjelma on tarkoitettu yrityksille, jotka sitoutuvat laajasti Microsoftin tuotteisiin. Yrityssopimuksella voi hankkia kolmenlaisia tuotteita: Yritystuotteita, lisätuotteita ja verkkopalveluja.

”Yritystuote” on se, mikä tekee yrityssopimuksesta, no, ”yrityksen”. On useita tuotteita, jotka luokitellaan yritystasoisiksi – Office Professional, Windows-käyttöjärjestelmä, Core- tai Enterprise Client Access -lisenssi ja jotkin Office 365 -tilaukset. Asiakkaan on päätettävä, että hän ostaa ”yritystuotteen” kaikkien hyväksyttyjen käyttäjiensä tai hyväksyttyjen laitteidensa osalta. Et voisi esimerkiksi sanoa, että meillä on 10 000 laitetta, mutta tehdään EA-sopimus 5 000 laitteelle. ”Lisätuote” kattaa useimmat muut tuotteet – Visio, Project, Windows Server, Exchange Server jne. – ja nämä tuotteet voidaan ostaa à la carte -periaatteella.

Saatte ikuiset käyttöoikeudet Enterprise- ja lisätuotteisiin Enterprise-sopimuksen solmimisen yhteydessä. Online-palvelut ovat kuitenkin tuotteita, joihin saat väliaikaiset käyttöoikeudet vain sopimuksen voimassaoloaikana. Et saa koskaan ikuisia käyttöoikeuksia Online Services -tuotteisiin. Microsoft on tietenkin siirtymässä tilausmalliin monissa tuotteissaan, erityisesti Microsoft 365 -tuotteissa.

Yksi EA-ohjelman eduista on se, että sinun tarvitsee laskea ikuiset käytössä olevat lisenssit vain kerran vuodessa. Toisin sanottuna, kun olet lisännyt ikuisen lisenssin sopimukseen, saat ottaa käyttöön niin monta instanssia kuin haluat vuoden aikana. Sinun on kuitenkin laskettava käyttöön otettujen lisälisenssien määrä ja toimitettava maksu Microsoftille vuoden lopussa. Online Services -tuotteet lisensoidaan tyypillisesti kuukausittain, mutta Microsoft sallii sinun kuitenkin tehdä varauksen (periaatteessa tilauksen tekemisen) sinä kuukautena, jona alat käyttää lisääviä Online Services -tuotteita, ja lykätä maksua vuoden loppuun.

Miten siis lasketaan Microsoftin tuotteiden käyttöönotettujen instanssien määrä? Jotkut asiakkaat käyttävät kehittyneitä resurssienhallintajärjestelmiä, joiden avulla he voivat skannata ympäristönsä ja luoda käyttöönottoraportteja lennossa. Toiset pitävät tarkkaa kirjaa käyttöönotoista vuoden mittaan. Mitä suurempi organisaatio, sitä monimutkaisempi prosessi. Viime kädessä sinun on kuitenkin vuoden lopussa toimitettava Microsoftille tarkistusraportti ja maksettava mahdollisesta lisäkäytöstä.

Uusien tuotteiden lisääminen Microsoftin EA-sopimukseen

Microsoftin EA-sopimusta toteuttavien asiakkaiden on syytä olla tietoisia siitä, että sopimuksessa on tarkkaan määritellyt prosessit uusien tuotteiden lisäämiseksi sopimukseen. Voit ”lisätä tuotteita” tuotteille, joita ei ole aiemmin tilattu, tai voit lisätä lisäkäyttöä aiemmin tilatuille tuotteille vuosittaisen ”true-up”-prosessin kautta:

f. Tuotteiden lisääminen.

(i) Uusien, aiemmin tilaamattomien tuotteiden lisääminen. Uusia Enterprise-tuotteita tai Enterprise Online Services -palveluita voidaan lisätä milloin tahansa ottamalla yhteyttä Microsoft Account Manageriin tai Software Advisoriin. Uusia lisätuotteita, muita kuin verkkopalveluja, voidaan käyttää, jos tilaus tehdään sinä kuukautena, jona tuotetta käytetään ensimmäisen kerran. Lisätuotteiden, jotka ovat Online-palveluja, käyttö edellyttää Online-palvelun ensitilausta ennen käyttöä.

(ii) Lisenssien lisääminen aiemmin tilattuihin tuotteisiin. Lisälisenssejä aiemmin tilattuihin tuotteisiin, jotka eivät ole Online-palveluja, voidaan lisätä milloin tahansa, mutta ne on sisällytettävä seuraavaan true-up-tilaukseen. Verkkopalveluiden lisälisenssit on tilattava ennen käyttöä, ellei verkkopalveluita (1) ole merkitty tuoteehdoissa true-up-kelpoisiksi tai (2) sisällytetty osaksi muita lisenssejä.

g. True-up-vaatimukset. Rekisteröityneen kumppanin on toimitettava vuosittainen true-up-tilaus, jossa otetaan huomioon kaikki muutokset alkuperäisen tilauksen tai viimeisimmän tilauksen jälkeen. Jos muutoksia ei ole tapahtunut, on toimitettava päivitysilmoitus oikaisumääräyksen sijasta.

(i) Yritystuotteet. Yritystuotteiden osalta rekisteröidyn kumppanin on määritettävä hyväksyttyjen laitteiden ja hyväksyttyjen käyttäjien määrä (jos tilataan käyttäjäkohtaisia lisenssejä) true-up-tilauksen tekohetkellä ja tilattava lisälisenssejä kaikille hyväksytyille laitteille ja hyväksytyille käyttäjille, joita olemassa olevat lisenssit eivät vielä kata, mukaan lukien mahdolliset Enterprise Online Services -palvelut.

(ii) Lisätuotteet. Lisätuotteiden osalta, jotka on aiemmin tilattu tämän rekisteröinnin puitteissa, rekisteröidyn kumppanin on määritettävä lisätuotteiden enimmäismäärä, joka on käytetty alkuperäisen tilauksen, viimeisimmän tarkistustilauksen tai sitä edeltävän vuosipäivän jälkeen, ja toimitettava tarkistustilaus, jossa otetaan huomioon mahdollinen lisäys

(iii) Verkkopalvelut. Online-palveluiden osalta, jotka on tuote-ehdoissa määritelty korotuskelpoisiksi, rekisteröity kumppani voi varata lisälisenssejä ennen käyttöä, ja maksu voidaan lykätä seuraavaan korotustilaukseen asti. Microsoft toimittaa raportin olemassa olevat tilaukset ylittävistä varatuista lisensseistä rekisteröidylle kumppanille ja sen ohjelmistoneuvojalle. Varatut lisenssit laskutetaan takautuvasti siltä kuukaudelta, jona ne varattiin.

Tämä on lisensoinnin osa-alue, jota NPI:n on usein autettava asiakkaita miettimään.

Ajoitusta koskevia näkökohtia seuraavaa Microsoft EA True-up -tilintarkastusta varten

Milloin True-up-tilitys on toimitettava Microsoftille? Uusimmassa Enterprise Enrollmentissa todetaan seuraavaa:

(iv) True-up-tilausjakso. Microsoftin on saatava True-up-tilaus tai päivitysilmoitus 60-30 päivää ennen kutakin Enrollmentin vuosipäivää. Kolmannen vuoden true-up-tilaus tai päivitysilmoitus on toimitettava 30 päivää ennen päättymispäivää, eikä tämän 30 päivän jakson aikana tehtyjä lisenssivarauksia hyväksytä. Rekisteröitynyt kumppani voi toimittaa true-up-tilauksia useammin tuotteen käytön lisääntymisen huomioon ottamiseksi, mutta vuosittainen true-up-tilaus tai päivityslaskelma on silti toimitettava vuotuisen tilausjakson aikana.”

Tämä vaikuttaa selvältä, sillä se osoittaa, että sopimuksen kahden ensimmäisen vuoden aikana true-up-tilaus on toimitettava vähintään 30 päivää ennen sopimuksen vuosipäivää. Kolmannen vuoden true-up? 30 päivän kuluessa ennen sopimuksen päättymispäivää. Huomaa sanan ”30 päivää ennen päättymispäivää” käyttö ”30 päivää ennen päättymispäivää” eikä ”mennessä”. Microsoft käyttää usein (virheellisesti) jälkimmäistä tulkintaa ja ilmoittaa asiakkaille, että tämä lauseke tarkoittaa, että raportti on toimitettava 30 päivää ennen sopimuksen päättymistä. Vaikka on kohtuullista, että Microsoft ymmärtää viimeisen vuoden kasvun, jotta se voi laatia asiakashintalomakkeen jatkosopimusta varten, sinun velvollisuutesi on yksinkertaisesti toimittaa se ennen sopimuksen päättymistä.

Online-varaukset ovat menetelmä, jota käytetään lisäkäyttäjien lisäämiseksi online-tuotteisiin, ja siihen liittyy vaatimus, että tilaukset on toimitettava kuukausittain (lisäkäyttäjien aktivoimiseksi Microsoft-portaalissa). Tätä menetelmää käytettäessä maksua lykätään seuraavaan sopimuksen vuosipäivään asti. Huomaa, että Microsoft ei salli lisenssivarausten lisäämistä sopimuksen viimeisenä kuukautena. Vaikka useimmat asiakkaat tietävät, kuinka monta käyttäjää he tarvitsevat kyseisenä viimeisenä kuukautena (ja pyytävät uutta varausta ilmoittautumisen toiseksi viimeisenä kuukautena), joskus hyvin suuret asiakkaat saattavat odottaa pidennettyjä neuvotteluja, jotka saattavat mennä sopimuksen päättymispäivämäärän yli.

Jos uskot, että näin saattaa käydä organisaatiossasi (se ei ole kauhean harvinaista), on tärkeää tehdä varaus toiseksi viimeisenä kuukautena, jotta voit kattaa käyttömäärän viimeisen kuukauden ja ehkä uusintasopimuksen ensimmäisen kuukauden ajaksi. Myönnettäköön, että maksat vain nykyisen rekisteröintikauden loppuun asti, mutta saat etua siitä, että voit lisätä näitä lisäkäyttäjiä rekisteröinnin viimeisenä kuukautena, jotta selviät viimeisestä kuukaudesta ja – ehkä – uusintakauden ensimmäisestä kuukaudesta, kun vielä neuvottelet uusintasopimuksestasi.

Muista: Microsoftin EA-tarkistuksia ei pidä tehdä autopilotilla. Kuten missä tahansa Microsoftin ostossa tai uusimisessa, myös tässä on mahdollisuus optimointiin.

SIIRTYVÄ SISÄLTÖ

• Blogi: Microsoftin pilvitalouden arviointi – Audit in disguise?
• Blogi: Deep-dive Into Microsoft E5 Pricing – Is This Bundle Optimal For Your Needs?
• Bulletin: Microsoftin ohjelmistolisenssien tarkastuksen anatomia
• Bulletin: 5 vinkkiä Microsoftin yrityssopimusneuvotteluihin
• NPI-palvelu: Microsoft-lisenssi- ja kustannusoptimointikonsultointi