Toteutuksen haastavimpia puolia olivat eräät poliittiset esteet, jotka MedHubin oli voitettava:

• Michiganin yliopiston johto ei ollut koskaan hyväksynyt ulkopuolista ASP:tä käsittelemään arkaluonteisia tietoja
• MedHubin olisi kehitettävä rajapinnat keskeisiin sisäisiin vanhoihin järjestelmiin
• 88 residenssiohjelmaa, jotka toimivat ad/hoc-prosesseilla 88 itsenäisenä ”läänityksenä”, eivät olleet varmoja siitä, halusivatko ne uutta valvontaa

.

• Edellytettiin, että asukkaat vastustaisivat kirjautumista dokumentoimaan toimintoja ja – ennen kaikkea – työtunteja
• Finanssi tarvitsi yli 11 erilaista IRIS-hallintoraporttia, jotka voitiin auditoida takaisin ½ vuorokauden toimintaan kiertoaikatauluissa

Ratkaisun oli ehdottomasti oltava kattava ja erittäin vankka, mutta silti kaikkien sidosryhmien oli helppo ymmärtää ja hallita. Oli myös tärkeää edistää parempaa viestintää kaikkien sidosryhmien välillä. Viestintä oli osa-alue, joka jatkoi heikkenemistään työtaakan kasvaessa ja mielialojen lyhentyessä. Oli ratkaisevan tärkeää, että jokainen ryhmä ymmärsi toistensa tehtävän ja kehitti symbioottisen synergisen lähestymistavan.

Ratkaisu

Yhteistyössä UM:n sisäisen projektipäällikön kanssa MedHub kehitti käyttöönottoprojektisuunnitelman ja koulutusaikataulun, jossa korostettiin asiakaspalvelua ja -tyytyväisyyttä. MedHub jatkoi järjestelmän parantamista lähestymällä projektia olettamuksesta, että kukaan ei haluaisi käyttää residenssinhallintajärjestelmää, ja alkoi sitten rakentaa mahdollisimman paljon lisäarvoa kullekin sidosryhmälle vähentääkseen turhaa työtä, tehdäkseen tiedoista näkyvämpiä ja tehdäkseen MedHubista olennaisen osan päivittäistä rutiinia.

GME halusi rankaisemattoman lähestymistavan, jolla houkuteltaisiin residenssejä ja tiedekuntia järjestelmään tekemällä heistä halukkaita kirjautumaan järjestelmään pikemminkin kuin pakottamalla heitä. Oli tärkeää, että järjestelmä palautti kullekin käyttäjälle vähintään yhtä paljon elintärkeitä tietoja kuin mitä heitä pyydettiin syöttämään. MedHub paransi käyttöliittymää, jotta MedHub olisi mahdollisimman intuitiivinen, koska ymmärrettiin, että nämä asukkaat ja opettajat olivat liian kiireisiä lukemaan ohjekirjaa tai osallistumaan muodolliseen koulutukseen.

Tuloksena on tyylikäs käyttöliittymä, jossa on looginen työnkulku, joka yhdistää elintärkeät tiedot yhdestä ainoasta totuuden lähteestä. Hälytykset & muistutukset, virheiden tarkistus ja viestintätyökalut varmistavat, että tehtävät on suoritettu, tiedot ovat näkyvillä ja jokaisella sidosryhmällä on käytössään olennaiset tiedot, joita he tarvitsevat työtehtäviensä hoitamiseen.

Tulos

MedHub on asettanut standardin, jolla kaikkia muita ASP:itä mitataan Michiganin yliopistossa. Vuonna 2005 Michiganin yliopisto uusi sopimuksensa MedHubin kanssa ja johti laitoskohtaisia järjestelmäparannuksia, joihin kuuluvat mm. seuraavat:

• Kattavat rahoitus- ja budjetointityökalut
• GME:n käynnistämät institutionaaliset arviointilomakkeet
• LDAP-kertakirjautumisrajapinta
• suorat liitännät vanhoihin järjestelmiin
• Lukuisia toiminnallisia GME-parannuksia

Palvelun puolella MedHub on palvellut loppukäyttäjiään hyvin. Olemme aina valmiita vastaamaan puhelin- ja sähköpostipyyntöihin. Vikailmoitusjärjestelmästämme on tullut tehokas keino käsitellä koulutusongelmia, yleisiä kysymyksiä ja parannuspyyntöjä. Vastausaika vikailmoituksiin vastaamiseen ja niiden sulkemiseen on alle 6 minuuttia virka-aikana. Tietohallinnon suora pääsy vikailmoitusjärjestelmään antaa Michiganin yliopiston lääketieteellisen keskuksen tietotekniikkaosastolle mahdollisuuden seurata ja mitata jatkuvasti MedHub-tuen tehokkuutta asiakkaiden vastaamisessa.

ASP-malli on antanut UM:n sisäiselle tietotekniikkaosastolle tehokkaan mahdollisuuden keskittyä muihin järjestelmiin ja ongelmiin. Toimintakustannusten ja sisäisen tuen vähentäminen. Viiden vuoden yhtäjaksoisen käytön aikana MedHubin tuotantoympäristö on ylittänyt 99,99 prosentin käytettävyyden.

MedHub on tuottanut Michiganin yliopistolle investoinnilleen vastinetta useilla aloilla:

• MedHub tukee omaa järjestelmäänsä. Tämän vuoksi tämän järjestelmän ylläpitoon ja tukeen ei käytetä lähes lainkaan sisäisiä tietotekniikkaresursseja
• Vähentynyt redundantti hallinnollinen työ
• Parantunut valvonta ja sisäiset tarkastukset
• Lisääntynyt residenssien/tutkijakoulutettavien ”omistajuus” omasta koulutuksestaan
• Vähentynyt koulutusohjelman sanktiomahdollisuus parantuneen dokumentointi
• Tehokkaampi reagointi tarkastuksiin
• Lisääntyneet laskutus- ja korvausmahdollisuudet
• Hallinnollisiin tehtäviin tarvittavien kokoaikaisten työntekijöiden määrän väheneminen
• Tiedonkeruun ja -jakelun virtaviivaistaminen

”MedHub tuo yhteen sateenvarjokokonaisuuteen suuren määrän tietoja, joita aiemmin seurattiin monissa eri järjestelmissä tai paperilla. Se virtaviivaistaa työnkulkua, jotta sidosryhmät, joilla on vähän yhteistä, ymmärtävät toistensa roolin merkityksen ja kokonaiskuvan.”

– tohtori Paul Gauger, lääketieteen tohtori, lääketieteellisen koulutuksen apulaisjohtaja ja endokriinisen kirurgian apulaisprofessori, University of Michigan Health System.