Poikkeusjohtaminen (Management by Exception, MBE) on johtamisstrategia, jossa esimiehet puuttuvat asiaan vain silloin, kun suunnitelluista tuloksista poiketaan merkittävästi. Nämä voivat olla joko toiminnallisia tai taloudellisia tuloksia.
Manage by exception. Vaadi raportointia vain silloin, kun suunnitelmasta poiketaan.” Brian Tracy
Edellyttäen, että yritykset rekrytoivat päteviä työntekijöitä, he pystyvät varsin hyvin hoitamaan työnsä ilman johdon puuttumista asiaan. Keskittymällä strategisiin liiketoimintatavoitteisiin ja -suunnitelmiin johtajat pystyvät lisäämään oman panoksensa arvoa yritykselle. Kun suorituskyky ei kuitenkaan vastaa odotuksia, johtajien on puututtava asiaan. Nämä ovat ”poikkeuksia”, joissa tarvitaan johdon toimia sen varmistamiseksi, että yritys saavuttaa tavoitteensa.
Miten poikkeusjohtaminen toimii
Poikkeusjohtaminen koostuu neljästä vaiheesta:
Tärkeä huomautus
Luultavasti ihmettelet, keitä me olemme. Tallyfy on tuote, joka yksinkertaistaa ja automatisoi liiketoimintaprosesseja. Se on salaisuus sujuvien toimintojen pyörittämiseen. Sen sijaan, että luot prosessikaavioita (joita kukaan ei katso), dokumentaatiota (jota voit vain lukea etkä koskaan toimia), sähköposteja, keskusteluja ja kaaosta – voit luoda ja suorittaa minkä tahansa prosessin yrityksessäsi muutamassa sekunnissa.
Osallistuminen yksinkertaisiin ja halpoihin projekti- tai tehtävienhallintatyökaluihin on suurin virhe, jonka voit koskaan tehdä. Saat sen, mistä maksat. Jos yrität säästää sentin – menetät dollarin. Tuhlaamasi aika (40 dollaria/tunti) on paljon kalliimpaa kuin ohjelmiston hinta. Prosessinhallinnan ja projektin tai tehtävien hallinnan välillä on valtava ero. Prosessit vähentävät stressiä, tekevät asioista ennustettavia – ja auttavat sinua kasvamaan ja tehostumaan. Projektit ja tehtävät ovat vain tilapäistä, arvaamatonta kaaosta.
On tärkeää ymmärtää tämä asiayhteys ennen kuin jatkat lukemista. Menestyvät ihmiset ovat tarpeeksi älykkäitä muuttaakseen perusteellisesti tapaa, jolla he työskentelevät ”juuri nyt”, ja hämmästyttääkseen itsensä ja kaikki muut uusilla ideoilla. Voit lakata taistelemasta ylämäkitaisteluita joka päivä välittömästi – ja ajaa enemmän henkilökohtaista menestystä urallasi ottamalla käyttöön nykyaikaisen tavan luoda, seurata ja jopa nauttia tehtävistä työkavereidesi kanssa.
Jokatapauksessa … anteeksi keskeytys! Jatketaanpa artikkelin loppuosaa.
- Tavoitteiden asettaminen ja normin määrittely
- Suorituskyvyn arvioiminen sen selvittämiseksi, onko suoritus oikeilla raiteilla
- Työn tai kirjanpidon analysointi sen selvittämiseksi, missä kohdin suoritus poikkeaa tavoitteista
- Normin poikkeamien tutkiminen ja ratkaiseminen
Kuulostaa helpolta, eikö? Todellisuus ei kuitenkaan ole niin helppoa kuin miltä se saattaa kuulostaa.
Haluat dokumentoida ja johtaa prosessejasi?
Älä käytä MS Wordia tai Google Docsia äläkä vuokaavioita.
Dokumentoimalla prosesseja vuokaavioiden avulla voit ehkä näyttää nätiltä ja mukavalta – mutta et voi ajaa niitä. Vielä pahempaa – kukaan ei katso vuokaavioita.
KATSO MIKSI TÄSTÄ
-
Tavoitteiden asettaminen
Ensimmäinen askel poikkeusjohtamisessa on realististen tavoitteiden asettaminen, joita käytetään vertailukohtana. Keskeisiä alueita voisivat olla esimerkiksi myynti, tuotanto ja kulut. Valitettavasti et voi vain sanoa: ”Haluan myydä tuotteen miljoonan dollarin arvosta tässä kuussa.” Jos sinulla on pieni yritys, tavoite voi olla saavuttamaton. Jos yritys on suuri, saatat aliarvioida sen mahdollisuudet.
Yritykset tarkastelevat yleensä kirjanpitoa oikeiden normien määrittämiseksi. Jos haluat rakentaa pienen kasvuprosentin, anna mennä, mutta ole realistinen. Budjetit tarjoavat hyvän lähtökohdan. Loppujen lopuksi, jos olet asettanut rajat kustannuksille ja tavoitteet liikevaihdolle ja voitolle, voit käyttää niitä edistymisen seurantaan.
Mutta et halua reagoida liian myöhään. Jopa kuukauden poikkeamat voivat tulla kalliiksi, jos poimit poikkeaman vasta kuukauden lopussa. Harkitse tavoitteiden ja seurannan jakamista pienempiin osiin, jotta johto voi reagoida.
Nyt kun sinulla on tavoitteet, voit ryhtyä määrittelemään, mikä on poikkeama. Esimerkiksi nollan pisteen yhden prosentin ylitys tai alitus tavoitteestasi ei saisi olla junan rysäys, joten mikä muodostaa poikkeaman, joka vaatii johdon toimia?
Sivuhuomautus
Oletko kiinnostunut todella hyödyllisistä analyyseistä liiketoimintatekniikan ja opsin uusimmista suuntauksista? Talking from the Trenches ilmestyy kerran kahdessa viikossa Tallyfy:n toimesta ja sitä ei kannata jättää väliin. Olet automaattisesti fiksumpi ja paremmin perillä asioista. Joten – älä poistu tältä sivulta tilaamatta sitä.
Jokatapauksessa … jatkamme siitä, mihin edellä jäimme.
Kompleksisissa yrityksissä laaditaan tilastollisia valvontakarttoja poikkeamien vaikutuksen selvittämiseksi, mutta jos liiketoimintasi on suhteellisen yksinkertaista, terveen järjen ja pienen numeromurskauksen pitäisi antaa sinulle vastaukset.
-
Suorituskyvyn arviointi
Ennen kuin voit arvioida suorituskykyä, tarvitset tarkat, reaaliaikaiset suoritustiedot. Mitä tietoja aiot kerätä? Miten aiot kerätä sitä? Kuinka usein aiot arvioida sitä? Näistä kysymyksistä kaksi ensimmäistä riippuu sinusta ja yrityksestäsi, mutta viimeiseen kysymykseen on yleinen vastaus: mitä useammin voit arvioida suoritustietoja, sitä nopeammin havaitset poikkeamat, tutkit ne ja puutut niihin.
Koska suuren määrän tietojen kerääminen manuaalisesti voi viedä jopa enemmän aikaa kuin mitä poikkeusperusteisen johtamisen on tarkoitus säästää, automatisoitu kirjanpito ja analysointi on parasta. Näin ollen työnkulkuja valvovat, raportoivat ja analysoivat ohjelmistot ja talousanalyysejä tuottavat kirjanpito-ohjelmistot olisivat esimerkkejä hyödyllisistä ohjelmistoista.
-
Poikkeamien analysointi
Hyvin harvoin saat tuloksia, jotka vastaavat tavoitteitasi viimeistä yksityiskohtaa myöten. Merkityksettömiä poikkeamia ei kuitenkaan kannata tutkia, joten analyysi perustuu merkitsevyyteen. Analysoidessasi raporttejasi päädyt yhteen kahdesta johtopäätöksestä:
- Ei ollut merkittävää poikkeamaa. Tällöin ei ole tarvetta jatkotoimenpiteisiin.
- Yksi tai useampi poikkeama on merkittävä. Jos päädyt tähän johtopäätökseen, on aika ryhtyä toimenpiteisiin. Jos tietoja analysoi työntekijä tai nuorempi johtaja, hänen on tiedettävä, kuka ryhtyy tarvittaviin toimenpiteisiin ja mitä raportoida esimiehelleen.
Jos käsittelet poikkeamaa, ensimmäinen askel on selvittää, miksi se tapahtui. Se voi olla yksinkertaisesti virhe tiedoissa. Vaihtoehtoisesti poikkeamaan voi olla erittäin hyvä syy. Jos esimerkiksi myyt jäätelöä, kolea päivä aiheuttaa myynnin romahduksen. Poikkeamat voivat olla myös hyvä asia. Ehkä henkilökuntasi kokeilee parhaillaan tehokkaampaa prosessia tai odotettavissa olevissa kustannuksissa on saavutettu huomattavia säästöjä.
-
Poikkeamien ratkaiseminen
Nyt kun tiedät, mitkä tuloskriteerit eivät ole täyttyneet tai ylittyneet ja miksi näin on käynyt, on sinun vastuullasi johtohenkilönä päättää, mihin korjaaviin toimiin ryhdytään. Lisäksi sinun on päätettävä, toistuuko poikkeama todennäköisesti ja vaikuttaako se muihin tavoitteisiin. Liiketoimintaympäristön muuttuva luonne, sekä sisäinen että ulkoinen, tarkoittaa, että sinun on jatkuvasti tarkasteltava ja tarkistettava vertailuarvojasi.
Esitettäköön, että liiketoiminnan kulut ovat nousseet kolme prosenttia. Onko sinun tarkistettava myyntitavoitteitasi? Olisiko se realistista? Onko aloja, joilla voisit säästää kustannuksia hintojen nousun vaikutusten lieventämiseksi? Miten nämä muutokset vaikuttavat vertailuarvoihinne?
Poikkeusjohtamisen edut
Johdon ajan paras käyttö: Poikkeusjohtamisen ilmeisin etu on se, miten se vaikuttaa siihen, miten johtajat käyttävät aikaansa. Miksi seurata, analysoida ja mikromanageroida asioita, jotka sujuvat hyvin? Kun asiat sujuvat hyvin, työntekijät voivat tehdä omat päätöksensä, jolloin esimiehet voivat keskittyä ongelmakohtiin liittyvään päätöksentekoon.
Nopea reagointi: Jos seurantajärjestelmät ovat reagoivia ja ajantasaisia, poikkeusjohtaminen havaitsee ongelmat ajoissa. Jos automaattiset järjestelmät hälyttävät ongelmista välittömästi, sitä parempi. Poikkeamalla ei ole aikaa kertautua.
Motivoi henkilöstöä suoriutumaan: Useimmat ihmiset pitävät siitä, että he voivat jatkaa työtään mahdollisimman vähin johdon väliintuloin. Se antaa heille mahdollisuuden tehdä päätöksiä, kokeilla uusia asioita, jotka tuottavat parempia tuloksia, ja auttaa heitä ”omistamaan” tehtäväalueensa.
Poikkeusjohtamisen haitat
Se on vain niin hyvä kuin järjestelmä: Järjestelmän kaikki neljä vaihetta on käsiteltävä huolellisesti. Jos esimerkiksi päätät, että 6 prosentin poikkeama on merkittävä, mutta todellisuudessa 4 prosentin poikkeama aiheuttaa vakavia seurauksia, menetät tilaisuutesi puuttua asiaan ennen kuin vahinko on tapahtunut.
Tarvitsee yksityiskohtaista seurantaa: Ilman automaattisia seurantajärjestelmiä tarvitaan paljon manuaalista tiedonkeruuta ja raportointia. Se maksaa aikaa, ja aika maksaa rahaa.
Johtajien on ennen kaikkea oltava ongelmanratkaisijoita: Ongelmanratkaisukyky on olennainen osa hyvää johtamista, mutta joskus johtajalla ei välttämättä ole kaikkia vastauksia. Etulinjan henkilöstö saattaa jo tietää, mitä pitäisi tehdä, mutta koska heidän on kuultava esimiehiään poikkeamista, poikkeusjohtaminen voi jopa viivästyttää ongelmanratkaisua.
Se on reaktiivista: Jos otat käyttöön poikkeusjohtamisen sen puhtaimmassa muodossa, reagoit vain ongelmiin. Entäpä jos toimisit ennakoivasti, jotta niitä ei syntyisi alun alkaenkaan?
Tallyfy ja poikkeusjohtaminen
Kun kyse on työnkulkujen hallinnasta ja seurannasta, Tallyfy on yritysten ehdoton työkalu. Kyse ei ole vain työn jakamisesta ja sen siirtämisestä kädestä käteen, kunnes se on valmis. Sen avulla voit tarkistaa suorituskyvyn reaaliaikaisesti, ja analyysiominaisuuksien avulla voit etsiä havaitsemiesi poikkeusten lähteen.
Poikkeusperusteinen johtaminen tarkoittaa, että henkilökuntasi on oltava erittäin organisoitua ja tehtäviä on lähestyttävä järjestelmällisesti. Mutta vaikka et tavoittelisikaan MBE:tä sen puhtaimmassa muodossa, järjestelmällisyys ja organisointi ovat loistava tapa parantaa tehokkuutta. Ja koska poikkeamat on helppo havaita, se tarjoaa myös erinomaisen alustan uusien järjestelmien kokeilemiseen, joilla voi olla kauaskantoisia vaikutuksia yrityksesi kokonaistuottavuuteen.
Pian voit asettaa uusia vertailuarvoja parantuneen suorituskykysi perusteella, joten varaa aika keskusteluun tai rekisteröidy ilmaiseen kokeilujaksoon jo tänään?