Microsoft Flow’ssa saatamme joutua tilanteeseen, jossa meidän on suoritettava samanlaisia toimintoja toistuvasti. Yksi tällainen skenaario on SharePoint-luettelon päivittäminen prosessin edetessä liiketoimintaprosessin eri vaiheissa.

Ajatellaan esimerkiksi skenaariota, jossa käyttäjä luo SharePointissa luettelon kohteen, ja haluamme käynnistää hyväksynnän kyseisen tietueen luomisen seurauksena. Hyväksymisprosessin edetessä meidän on päivitettävä SharePoint-luettelon tilakenttä. Tämä edellyttää, että luomme useita päivityksiä käyttämällä SharePoint-liittimeen kuuluvaa Update item -toimintoa. Alkuperäinen päivityksemme sisältää Kulun tila -arvon Odottaa hyväksyntää. Kun olemme saaneet joko hyväksynnän tai hylkäyksen, meidän on myös päivitettävä SharePoint-luettelo. Voimme lisätä virtaukseemme useita Update item -toimintoja, mutta se on työlästä, koska meidän on annettava joka kerta Site Address (Sivuston osoite), List Name (Luettelon nimi), Id (Tunnus), Title (Otsikko) ja Expense State (Kulun tila).

Sen sijaan, että lisättäisiin nämä toiminnot manuaalisesti, voimme käyttää uutta Kopioi leikepöydällesi -lauseketta napsauttamalla alkuperäisen Update item -toimintomme … Kopioi leikepöydällesi -valikkovalikkokohtaa.
Voidaan sen jälkeen ”liittää” tämä toiminto Lisäämällä Approval (Hyväksyntä) -vaiheemme alapuolelle uusi toiminta. Näemme syntyvän uuden välilehden nimeltä Leikepöytäni, joka sisältää juuri edellisessä vaiheessa kopioimamme Update item -toimintomme. Voimme napsauttaa Update item – Pending Approval (Päivitä kohde – Odottaa hyväksyntää) -painiketta lisätäksemme kopion tästä toiminnosta tähän kohtaan virtauksessamme.

Joitakin päivityksiä tähän toimintoon, jotka ovat tarpeen. Tässä tilanteessa meidän ei kuitenkaan tarvitse muuttaa sivuston osoitetta, luettelon nimeä,** Id** tai otsikkoa. Meidän on vain muutettava Expense State -tilaa.

Loppujen lopuksi käytämme samaa lähestymistapaa päivittääksemme Rejected-prosessimme käyttämällä leikepöytäämme ja muuttamalla Expense State -tilan muotoon Rejected.
Huomaa: Leikepöydän välimuisti tyhjennetään joka kerta, kun kirjaudut ulos Flow’sta.

Johtopäätös

Tässä postauksessa löysimme Kopioi leikepöydälleni -ominaisuuden, jonka avulla käyttäjät voivat käyttää olemassa olevia toimintoja uudelleen sen sijaan, että heidän tarvitsisi luoda niitä koko ajan uudelleen. Tämä on loistava tapa lisätä tuottavuutta välttämällä turhien arvojen syöttämistä toimintoihin.