Koska tuotepäälliköt täyttävät osastojen välissä olevaa valkoista tilaa ja heillä on niin paljon tehtäviä jongleerattavana, vaihdamme jatkuvasti eri konteksteista toiseen.
Yksi hetkeksi kirjoitamme esimerkiksi kokouksen esityslistaa ja seuraavassa hetkessä meidät pudotetaan kiireellisen buginratkaisun sotahuoneeseen.
Kontekstin vaihtaminen aiheuttaa tavallisesti huomattavia tappioita. Esittelen alla joitakin tutkimustuloksia, jotka osoittavat kontekstinvaihdon suuren negatiivisen vaikutuksen.
Mutta samaan aikaan tuotepäälliköillä ei yleensä ole ylellisyyttä työskennellä keskeytymättömän ajan kanssa, nimenomaan siksi, että meillä on niin paljon vastuualueita ja täytämme valkean tilan.
Sentähden tarkastelemme kontekstinvaihtoa kahdessa artikkelissa.
Ensimmäisessä artikkelissa käyn lävitse kontekstinvaihdon kustannukset ja jaan tavanomaisia neuvoja kontekstinvaihdon estämiseksi.
Toisessa artikkelissamme annan parhaita käytäntöjä siitä, miten kontekstinvaihtoa voidaan tehostaa siinä erittäin todennäköisessä skenaariossa, jossa sitä ei pystytä estämään.
Keskustellaan siis siitä, miksi kontekstinvaihto on uskomattoman kallista ja mitä voit tehdä sen estämiseksi.
Tutkimukset ovat osoittaneet, että kontekstin vaihtaminen aiheuttaa huomattavia kuluja ihmisten tuottavuudelle ja tehokkuudelle.
Esimerkiksi Amerikan psykologinen yhdistys (American Psychological Association) on koonnut yhteen useita tutkimuksia kontekstin vaihtamisesta. Yksi tutkimus osoitti, että osallistujat menettävät aikaa kaikissa tehtävissä vaihtaessaan useiden tehtävien välillä ja että he menettivät eniten aikaa vaihtaessaan monimutkaisten tehtävien välillä.
Trellon blogissa todetaan, että multitaskingista johtuvan tuottavuuden menetyksen kustannukset ovat 450 miljardia dollaria. Tämä taloudellinen menetys johtuu siitä, että tehtävän jatkaminen keskeytyksen jälkeen kestää keskimäärin 25 minuuttia ja että multitasking heikentää tilapäisesti henkistä suorituskykyä.
Sprk’d-blogissa on alla oleva kätevä kaavio, joka osoittaa, että jokaisen yhtäaikaisen lisäprojektin kohdalla ihmiset menettävät yhä suuremman osan tuottavasta ajasta.
Tämä Jason Heerisin tekemä ihana sarjakuva havainnollistaa, mitä tapahtuu, kun keskeytät ohjelmoijan – mikä on helposti sovellettavissa myös siihen, mitä tapahtuu, kun keskeytät tuotepäällikön.
Tutkimusten, anekdoottien ja kokemusten perusteella on melko selvää, että kontekstin vaihtaminen on erittäin haitallista tuottavuudelle.
Puhutaan siis ihanteesta – siitä, miten kontekstin vaihtaminen voidaan ylipäätään estää.
How to Prevent Context Switching
Useimmissa neuvoissa sanotaan, että meidän pitäisi aktiivisesti suunnitella päivämme niin, että meillä on keskeytymätöntä aikaa keskittyä.
Tuottavimmat ihmiset eivät ole niitä, joilla on tahdonvoimaa pakottaa itsensä keskittymään, vaan pikemminkin niitä, jotka eivät joudu ympäristönsä toimesta alttiiksi kontekstin vaihtamiselle.
Pinnalta katsottuna tämä neuvo voi tuntua mahdottomalta toimia. Loppujen lopuksi meitä ympäröivät häiriötekijät: meidän on kiinnitettävä huomiota sähköposteihin, työkeskusteluihin, puhelimiin ja kollegoihin, jotka saattavat tulla luoksemme.
Tutkimus toisensa jälkeen kuitenkin osoittaa, että tuottavuus ja saavutukset syntyvät siitä, että vältämme häiriötekijöitä ja houkutuksia.
Benjamin Hardyn suositussa blogikirjoituksessa kirjoittaja toteaa seuraavaa: ”valintojesi parasta käyttöä on suunnitella tietoisesti ympäristöjä, jotka helpottavat sitoumuksiasi.”
Trellon tuottavuusblogissa annetaan seuraavat neuvot: ”Jos huomaat, että tekstiviestit vetävät sinut jatkuvasti pois työstäsi, kytke puhelimesi ilmoitukset pois päältä, kun teet syvällistä työtä; näin poistat kaikki tarpeettomat päätökset, jotka liittyvät tekstiviestitottumukseesi (kuten sen, lopetanko työnteon ja katsonko tekstiviestiä, vastaanko siihen vai jatkanko keskustelua), ja voit käyttää tuon energian siihen, että saat oikeasti tehtyä työn.”
Sen sijaan, että pohdit, miten minimoida kontekstin vaihtaminen tehtäväkohtaisesti, harkitse seuraavia taktiikoita kontekstin vaihtamisen minimoimiseksi kokonaisuutena.”
1) Yhdistä toistuvat kokousaikasi yhteen, pois syvällisen työskentelyaikasi luota. Asana ja muut teknologiayritykset ovat ottaneet käyttöön No Meeting Wednesdays (Ei kokouksia keskiviikkoisin) -toiminnon pakkotoimintona kannustaakseen kaikkia yhdistämään kokouksia.
Loppujen lopuksi olet paljon tuottavampi, jos sinulla on kiinteä neljän tunnin blokki työskentelyä varten sen sijaan, että sinulla olisi hajanaisia kokouksia pitkin päivää, koska jokainen kokous pakottaa sinut vaihtamaan kontekstiä.
2) Määrittele vastausaikataulusi. Sinun ei tarvitse vastata chatteihin tai sähköposteihin reaaliajassa.
Ajattele vastausaikojesi todellista vaikutusta – hyvin harvat aloitteet epäonnistuvat vain siksi, että sinulla kesti tunnin vastata yhden minuutin sijasta.
Tämä neuvo voi tuntua intuition vastaiselta. Useimmat meistä nauttivat salaa sähköposteihin vastaamisesta, koska se saa meidät tuntemaan itsemme tuottaviksi.
Joka kerta, kun vastaat, vaihdat kuitenkin asiayhteyttä aktiivisesta tehtävästäsi. Tunteet voivat olla petollisia – saatat tuntea itsesi tuottavaksi, mutta et ehkä todellisuudessa ole tuottava!
Pane kalenteriisi ajat, jolloin vastaat nimenomaisesti sähköposteihin ja chatteihin, ja sammuta sitten puhelimesi ja sulje sähköposti- ja chattisovellukset, kunnes on aika vastata.
Voin rehellisesti kertoa, että ensimmäisellä kerralla kun kokeilin tehdä näin, minua ahdisti paljon. Mitä jos unohdan jotain tärkeää?
Mutta kun olin pitänyt kiinni selkeistä vastausaikatauluista noin kuukauden ajan, huomasin, että ahdistukseni korvautui sen sijaan syvällä tyytyväisyydellä. Se on pelottavaa, mutta se on sen arvoista.
Plussana, jos jokin asia on todella uskomattoman kiireellinen ja satut unohtamaan sen, joku löytää sinut henkilökohtaisesti!
3) Varaa toimistoaika. Anna kollegoillesi selkeät pelisäännöt ja esimerkkejä siitä, millaisia kysymyksiä he voivat esittää virka-aikana.
Tämä neuvo on erityisen tärkeä tuotepäälliköille, jotka työskentelevät hyvin näkyvien tuotteiden parissa tai sellaisten tuotteiden parissa, joiden hyväksyntäaste on korkea.
Luomalla kollegoillesi kiinteä aika, jolloin he voivat lähestyä sinua kysymyksillä, vähennät todennäköisyyttä sille, että joku ottaa yhteyttä silloin, kun sinä olet keskellä jotakin toista asiaa.
Vähän moni ihminen käyttää tervettä järkeä, kun hän ottaa yhteyttä. Ellei asia ole kiireellinen, valveutuneet sidosryhmät yleensä lykkäävät kysymyksiään toistuvaan keskusteluaikaasi.
4) Varaa aikoja syvälliseen keskittymiseen.
Tämä taktiikka on erityisen merkityksellinen korkean vipuvaikutuksen tilanteissa, kuten loppuvuoden tuotestrategian määrittelemisessä.
Varaa kalenteriisi palaveri itsellesi ja varaa tälle ajalle huone. Tarkastellessani kalentereita olen nähnyt näiden ”keskittymiskokousten” keston vaihtelevan kahdesta tunnista neljään tuntiin, riippuen edessä olevan tehtävän laajuudesta.
Ilmoita tiimikavereillesi ja kollegoillesi, että sinua ei saa häiritä tämän kriittisen ajanjakson aikana, ja kerro heille, miksi sinun on keskityttävä.
Suunnittele uudelleen tai kieltäydy kaikista kokouksista, jotka ovat ristiriidassa keskittymiskokouksesi kanssa.
Toimimalla näin takaat, että pystyt paneutumaan siihen, mikä on todella tärkeää, sen sijaan, että käsittelisit kiireellisiä, mutta ei-kriittisiä töitä.
5) Aseta tärkeysjärjestys armottomasti tärkeysjärjestykseen ja kieltäydy alhaisen tärkeysjärjestyksen omaavista sitoumuksistasi.
Älä osallistu tapaamisiin, jos esityslistat eivät ole selvät. Älä täytä valkoista tilaa, jos se ei liikuta neulaa. Sano ei asioille, joilla ei ole merkitystä.
Yksi tavaksi priorisoida on käyttää Eisenhower-laatikkoa, joka luokittelee tehtävät tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan ja suosittelee sitten toimia näiden luokitusten perusteella.
Muistathan – osa tuotehallintaa on sen päättämistä, ”mitkä päätökset ovat oikeasti tärkeimpiä”? Priorisointi on avain vaikuttavuuden tuottamiseen! Mitä vähemmän avoimia sitoumuksia sinulla on, sitä epätodennäköisemmin joudut vaihtamaan kontekstia.
Yhteenveto
Kontekstin vaihtaminen on erittäin kallista – se vähentää tuottavuutta ja tehokkuutta. Tämä tosiasia pätee erityisesti tuotepäälliköihin, sillä voimme tehdä parhaita päätöksiä vain ymmärtämällä syvällisesti päätöksen taustalla olevan kontekstin.
Yksi parhaista tavoista käsitellä kontekstinvaihtoa on suunnitella aikataulusi niin, että vältät kontekstinvaihtoa.
Kokeile seuraavia taktiikoita: vakiinnuta palaveriaikasi, määritä vastausaikataulusi, aikatauluta toimistotyöaikasi, lohko keskittymisaika ja priorisoi häikäilemättä.
Koska tuotepäälliköt täyttävät valkoista tilaa, meillä ei tietenkään ole aina mahdollisuutta tai ylellisyyttä suunnitella aikatauluamme uudelleen niin, että voimme täysin estää kontekstin vaihtamisen.
Sentähden käsittelemme seuraavassa artikkelissamme sitä, miten optimoida kontekstin vaihtaminen.
Kontekstin vaihtaminen on mahdollista.