Sopimusneuvottelu on prosessi, jossa sopimusosapuolet keskustelevat sopimusehtojen viimeistelystä. Rakennussopimuksen osapuolia voivat olla asiakkaat, konsultit, urakoitsijat, aliurakoitsijat ja tavarantoimittajat, ja heillä on usein erilaisia ja joskus ristiriitaisiakin intressejä sopimuksen muodon ja sisällön suhteen. Sopimusneuvotteluihin liittyy yleensä jonkinasteisia kompromisseja molemmin puolin, jotta saadaan aikaan lopullinen sopimus, jonka kaikki osapuolet voivat hyväksyä.

Rakennussopimuksissa määritellään yleensä kustannukset, osapuolten velvoitteet ja urakkaohjelma. Koska sopimukset ovat oikeudellisesti sitovia sopimuksia, joiden ehdot voidaan panna täytäntöön, jos jompikumpi osapuoli ei noudata niitä, on tärkeää, että neuvottelut ovat perusteellisia ja yksityiskohtaisia

Hankkeet voivat onnistua tai epäonnistua suoraan sopimusehtojen seurauksena. Tehokkailla neuvotteluilla voidaan suojautua aikaa vieviltä ja kalliilta reklamaatioilta ja riitojenratkaisumenettelyiltä.

Joitakin sopimuksen osatekijöitä, jotka saattavat vaatia neuvotteluja, ovat:

• Sopimussumma.
• Aloitus- ja lopetuspäivämäärät.
• Joustavuus muuttaa rakennusohjelmaa.
• Mahdollisuus vaatia pidennyksiä tai korvauksia.
• Maksujen aikataulu.
• Vakuutusvaatimukset, takuut ja vakuudet.
• Työn laajuus ja tehtävät.
• Maksujen ja muutosten arviointi.
• Testaus ja tarkastukset.
• Alihankkijoiden tai alikonsulttien käyttö.
• Konsulttien tai konsulttivaihdon uusiminen.

Valmistelu on olennainen osa neuvotteluja. On ratkaisevan tärkeää, että oikeat henkilöt osallistuvat neuvotteluun ja että heillä on täydet valtuudet päästä sopimukseen, sillä muutoin neuvotteluja saatetaan joutua jatkuvasti keskeyttämään ja kokoontumaan uudelleen, kun hyväksyntää haetaan. Jos neuvotteluosapuolet toimivat jonkun toisen puolesta, heidän on oltava selvillä siitä, mikä on heidän valtuuksiensa raja.

Tyypillisesti rakennusurakoita koskevissa sopimuksissa sopimuksen hallinnoija koordinoi neuvotteluja parhaaksi arvioidun tarjoajan tai tarjoajien kanssa. Neuvotteluja voivat eri vaiheissa johtaa kustannuskonsultti, sopimushallinnoija, pääsuunnittelija, arkkitehti tai asiakkaan edustaja, kuten projektipäällikkö.

Tehokkaiden sopimusneuvottelujen menetelmiin voi kuulua:

• Ymmärtää pätevän sopimuksen vaaditut osat.
• Saavutettavien tavoitteiden ymmärtäminen.
• Kaikkien sopimukseen sisällytettävien neuvoteltavien ehtojen analysointi.
• Neuvottelukannan tueksi tarvittavien asiakirjojen kerääminen. Tähän sisältyvät muiden tarjoajien tarjoukset, jotka voivat toimia vertailun pohjana.
• Tarkistuslistan laatiminen neuvotteluissa käsiteltävistä asioista.
• Aikataulun asettaminen sopimukseen pääsemiselle.
• Sen tunnistaminen, missä kohdin molemmilla osapuolilla voisi olla jousto- tai kompromissivoimaa.
• Sen tunnistaminen, millainen molempia osapuolia tyydyttävä sopimus voisi olla.
• Kielen ja lähestymistavan mukauttaminen vastaamaan toisen osapuolen kieltä ja lähestymistapaa luottamuksen rakentamiseksi – tekniikka tunnetaan nimellä ”tasapäistäminen”.
• Vastatarjouksen laatiminen sopimusluonnokseen.
• Sen tietäminen, missä vaiheessa on parasta jättää neuvottelut kesken.
• Vaihtoehtoisen urakoitsijan pitäminen käytettävissä siltä varalta, että neuvottelut epäonnistuvat. Tämä voi myös painostaa urakoitsijaa pääsemään sopimukseen.

Pöytäkirja saavutetuista sopimuksista on laadittava huolellisesti ja molempien osapuolten on allekirjoitettava se, koska se on osa sopimusasiakirjoja.

Tyypillisesti neuvottelujen jälkeen urakan hallinnoija koordinoi tarjousraportin laatimista. Asiakas tarkastelee tarjousraporttia ja antaa tarvittaessa ohjeet tarjouspyyntöasiakirjojen muuttamiseksi (esimerkiksi jos ehdotettu hinta on liian korkea). Tarvittaessa sopimuksen hallinnoija koordinoi tarjouspyyntöasiakirjojen mukauttamisen ja pyytää tarkistettua tarjousta parhaaksi katsotulta tarjoajalta tai tarjoajilta.

On monia ominaisuuksia, joita pidetään tärkeinä taitavan neuvottelijan ominaisuuksina. Näitä voivat olla:

• Hyvä muisti.
• Vakuuttavuus ja nopeatempoisuus.
• Kyky ”tasapäistää” ja saavuttaa toisen osapuolen luottamus.
• Hyvä stressinsietokyky.
• Tehokas tietojen valmistelu.
• Kyky kuunnella tehokkaasti.
• Hyvä intuitio siinä mielessä, että osaa arvioida toisen osapuolen lähestymistapaa ja mielipidettä.
• Valmius myöntää tai joustaa tarvittaessa.

Aiheeseen liittyviä artikkeleita Designing Buildings Wikissä

• Vaihtoehtoinen riitojenratkaisu.
• Sopimusartiklat.
• Rakennussopimus räätälöitynä.
• Sopimusrikkomus.
• Rakennusurakkasopimus.
• Sopimuksen tekeminen.
• Sopimusehdot.
• Sopimusasiakirjat.
• Sopimuksen toteuttaminen.
• Sopimusstrategia.
• Sopimus vs. vahingonkorvausvelvollisuus.
• Sinettisopimukset vs. käsin tehdyt sopimukset.
• Sopimuksen perusteet.
• Tarjouslomake.
• Keskeiset päivämäärät.
• Neuvoteltu sopimus.
• Neuvottelutekniikat.
• Sopimusta edeltävä hallinta.
• Sopimusta edeltävä kokous.
• Alihankintasopimus.
• Tarjouksen arviointi.
• Tarjousneuvottelut.
• Mahdollisen sopimuksen vyöhyke.