Soittamatta jättäminen on tapaus, jossa työntekijä ei saa ennakkolupaa puuttuvalle vapaapäivälle eikä yksinkertaisesti saavu paikalle tai soita paikalle. Joissakin tapauksissa on hyvä tekosyy, kuten auto-onnettomuus. Useimmissa tapauksissa saapumatta jättäminen vaatii kuitenkin johdon huomiota.
Jos joudut usein tekemisiin tämän tilanteen kanssa, voit kehittää tehokkaan saapumatta jättämis- ja soittokäytännön seuraavien ohjeiden avulla:
Kirjoita saapumatta jättämis- ja soittokäytäntö paikalleen
Sijoita työntekijän käsikirjaan käytännesäännöt, joissa esitetään työstä poissaoloja koskevat ohjeet. Siinä tulisi käsitellä kaikkia poissaoloihin liittyviä kysymyksiä, kuten
- Miten pyydetään vapaata
- Miten käytetään henkilökohtaisia vapaapäiviä
- Miten käsitellään viime hetken sairauspoissaoloja
- Tarvitaanko dokumentointia (allekirjoitettuja muistiinpanoja)
- Miten kommunikoidaan muiden tiimin jäsenten kanssa työvuoron täyttämiseksi
- Seuraamukset poissaolosta, no-shows
Kun kaikki työntekijät tietävät, mikä käytäntö on ja ovat allekirjoittaneet tätä koskevan luopumislausuman, voit pitää heidät vastuullisina no-showsista. Varmista, että käytännöissäsi hahmotellaan, mitä ei-esiintyminen on ja mitä seurauksia tällaisesta poissaolosta on.
Vinkki: Voi olla jopa viisasta pyytää työsuhdeasianajajaa tarkastamaan käytännöt varmistaaksesi, että ne ovat oikeudellisesti sitovia omassa osavaltiossasi.
Valvoa käytäntöä
Kun olet luonut käytäntösi, sinun on valvottava sen noudattamista johdonmukaisesti ja kohdeltava kaikkia työntekijöitä tasapuolisesti.
Joissain yrityksissä noudatetaan nollatoleranssipolitiikkaa, jossa yksikin töihin tulematta jättäminen voi johtaa välittömään irtisanomiseen. Toisissa taas saatetaan ottaa käyttöön ”3-strike”-prosessi, jossa työntekijät saavat kirjallisen varoituksen ensimmäisellä kerralla.
Huomioi nämä vinkit, kun valvot toimintaperiaatteiden sääntöjä:
- Kutsu henkilö syrjään kahdenkeskistä keskustelua varten. Puhu ongelmasta. Keskustele siitä, miten myöhästyminen tai töihin tulematta jättäminen vaikuttaa muihin työntekijöihin ja tuotantoon.
- Keskustele jokaisen työntekijän, kokoaikaisen tai osa-aikaisen, merkityksestä asiakkaan tarpeiden tyydyttämisessä.
- Esittele, että työnantajalla on oikeus irtisanoa työntekijä, olipa hän kuinka arvokas tahansa, poissaolojen vuoksi.
- Pyydä työntekijää selittämään, miksi hän on jättänyt tulematta. Kyse voi olla aikataulullisesta ongelmasta tai se voi johtua motivaation puutteesta. Kysy työntekijältä, mitkä ovat hänen pitkän aikavälin tavoitteensa yrityksessä. Laadi sitten toimintasuunnitelma, jolla minimoidaan työssä menetetty aika.
- Valmistele konkreettiset seuraukset, jotka on sidottu poissaoloihin. Dokumentoi jokainen ongelmaan liittyvä tapaus. Seuraa vaadittuja toimia, jotka olet hahmotellut työntekijän kanssa.
Mitä tahansa tavoitteesi ovatkin, varmista, että panet ne täytäntöön tasaisesti kaikkien työntekijöiden ja johdon keskuudessa. Näin annat viestin siitä, että et siedä poissaoloja, joihin ei saa soittaa.
Paranna aikataulutuskäytäntöjäsi
Monet työntekijöiden aikataulusovellukset tarjoavat nykyään helpon ja selkeän tavan, jolla työntekijät voivat pyytää vapaata, ja mikä vielä tärkeämpää, antavat heille vallan täyttää omat vuoronsa.
Työpaikan joustavuus on valtava bonus työntekijöille, joten tee siitä mahdollisimman helppoa, että he voivat ottaa vastuun ja tarvittaessa löytää sijaisen.
Voit myös ottaa käyttöön päivystysluettelon, joka sisältää luettelon henkilöistä, jotka ovat halunneet ottaa lisätunteja.
Huomautus: Varmista, että ohjelmistosi ympärillä oleviin päivystyskielto- ja ilmestymiskieltokäytäntöihisi sisällytetään ehtoja. Jos työntekijät esimerkiksi etsivät itse sijaisia, voit pyytää, että nämä pyynnöt lähetetään esimiehille hyväksyntää varten.
Opeta uusille työntekijöille säännöt
On tärkeää varmistaa, että uusille työntekijöille kerrotaan heti työssäkäynti- ja poissaolokäytännöistäsi.
Työnantajana voit järjestää perehdyttämistilaisuuden tai aloituspalaverin jokaisen uuden työntekijän kanssa. Uudet tulokkaat voivat esimerkiksi viettää tunnin tai kaksi rekrytoivan esimiehen kanssa käyden läpi asiakirjat ja työhön liittyvät käytännöt – mukaan lukien poissaolokäytännöt.
Tässä aloituskokouksessa sinun tulisi:
- Antaa työntekijöille tietoa heidän vaihtoehdoistaan sairauspoissaolojen tai vapaapäivien osalta.
- Näytä heille, kuinka tärkeää on, että jokainen aikataulutettu työntekijä on ajoissa töissä palvellakseen asiakkaita tai ylläpitääkseen tuottavuutta.
- Keskustele vaiheista, joita noudatetaan korvattaessa mahdollisesti sairastunutta työntekijää.
Antaessasi nämä tiedot uudet työntekijät tuntevat säännöt ja ymmärtävät myös perustelusi niiden takana. Tämä voi antaa heille suuremman kunnioituksen käytäntöjä kohtaan.
Kommunikoikaa työntekijöittenne kanssa
Viimeinen huomio työnantajille ja yritysten omistajille on tarkastella, miksi näin tapahtuu.
Keskustelemalla työntekijöittenne kanssa näiden poissaolojen syistä voitte ehkäistä niitä tulevaisuudessa.
Joitakin yleisiä syitä poissaoloihin voivat olla:
- Puutteellinen viestintä saatavuudesta
- Sääntöjen ymmärtämättömyys
- Sääntöjen epäjohdonmukainen noudattaminen
- Aikatauluongelmat
- At-home concerns
- Management and employee-relation concerns
- Company not using scheduling software
Bene-Call implementation of the Implementation of a No-Call, No-Show Policy
Tehokkaan poissaolostrategian luominen ja toteuttaminen vie aikaa, mutta se on sen arvoista. Seuraavassa on muutamia hyötyjä, joita todennäköisesti saavutat, kun soittamatta jättämisiä ja poissaoloja on vähemmän:
- Työtovereiden tuottavuuden ja työmoraalin paraneminen
- Vähemmän rahan tuhlaamista ylitöihin & palkattuja työntekijöitä, joille maksetaan palkkaa siitä, että he eivät ole paikalla
- Kommunikaation paraneminen esimiesten ja tiimin jäsenten välillä
Tietysti työntekijät sairastuvat, heillä on hätätilanteita tai he tarvitsevat vapaapäiviä aika ajoin. Se on odotettavissa. Se, mikä ei ole hyväksyttävää, on se, että työntekijä ei tule paikalle. Toivottavasti nämä vinkit auttavat sinua ja tiimiäsi selviytymään tilanteesta tehokkaasti ja ehkäisemään ongelmia tulevaisuudessa.