Ennalta uutistoimittajana, joka on toiminut yli 30 vuotta suhdetoiminta-alalla (lähes 25 vuotta Burson-Marstellerin palveluksessa), olen käynyt läpi monia asiakkaiden mediakoulutustilaisuuksia ennen B-M:n palveluksessa oloani, sen aikana ja sen jälkeen, ja usein olen havainnut, etteivät ne ole olleet tarkoituksenmukaisia.
Ylivoimaisesti liian usein tilaisuuksissa keskityttiin pukemiseen, istumiseen ja viestin kohtiin, joita pitäisi sisällyttää vastauksiinsa (tämä on tärkeätä, mutta se on helpompaa printtiaineiston muodossa annettavassa haastattelussa kuin televisiossa annetussa haastattelussa). Usein puuttuivat ne vaikeat kysymykset, joita saatetaan esittää. Niinpä johtamillani asiakkailla pidin virallisten mediakoulutustilaisuuksien jälkeen oman henkilökohtaisen koulutustilaisuuteni.
Leikittelin reportteria ja esitin vaikeimman kysymyksen, jonka keksin. Korostaisin asiakkaalle itsevarmuutta, koska haastattelija tiesi aiheesta vähemmän kuin asiakas. Mitä tulee viestin kohtiin, priorisoisimme, mitkä viestin kohdat olivat tärkeimpiä, ja sopisimme, mitä yhtä tai kahta kohtaa yrittäisimme sisällyttää vastaukseen. Kertoisin asiakkaalle myös, että useimmat haastattelijat antavat sinun työskennellä pistokkeessa.
Mutta tärkeintä oli, että halusin varmistaa, ettei asiakas ollut liian huolissaan haastattelusta.
Sitten keskustelisimme joistakin pähkinöistä ja pulsseista, jotka pätevät kaikkiin haastatteluihin. Seuraavassa kerrotaan, mitä kerron asiakkaille ennen mediahaastatteluja:
- Älkää pelätkö haastattelua.
- Pitäkää mielessä, että suuri enemmistö toimittajista on sydämellisiä ihmisiä, jotka eivät halua vahingoittaa teitä. He haluavat vain saada jutun, joka tyydyttää heidän toimittajiaan ja he voivat palata kotiin perheensä luo.
- Toimittajat inhoavat, kun joku johtaa heitä harhaan tai valehtelee heille. Toimittajat eivät pidä siitä, kun heidän juttujaan joudutaan korjaamaan ilman heidän omaa syytään ja heille annettujen epätarkkojen tietojen vuoksi.
- Älä tee ”wing it”. Tule valmistautuneena aiheeseen liittyvien muistiinpanojen kanssa.
- Jos et tiedä vastausta johonkin kysymykseen, kerro toimittajalle, että palaat vastauksen kanssa asiaan.
- Haastattelu ei ole oikeudenkäynti. Voit kertoa toimittajalle, että jotkin tiedot ovat salassa pidettäviä.
- Se, että toimittaja laittaa muistikirjan pois tai sammuttaa nauhurin, ei tarkoita, että haastattelu on ohi ja että voit sanoa mitä tahansa ilman, että sitä käytetään hyväksi.
- Jos toimittaja antaa lausunnon, josta et ole samaa mieltä, sano se. Vaikeneminen voi antaa vaikutelman, että olet samaa mieltä.
- Älä vastaa, jos et ole varma toimittajan kysymyksestä. Pyydä aina selvennystä.
- Älä koskaan sano mitään negatiivista henkilöstä tai yrityksestä.
- Älä poikkea haastattelun aiheesta kommentoidaksesi päivän uutisia. Se saattaa avata uuden kysymyksenasettelun.
- Jos painetun lehden toimittaja viestittää, että haastattelu on ohi, mutta asiakas haluaa antaa lisätietoja, toimittajalta voi pyytää vielä muutaman minuutin.
- Toimittajat pitävät faktoista ja luvuista. Sen sijaan, että kerrot vain mielipiteesi, perustele se faktoilla ja luvuilla.
- Kerro toimittajalle ennen lähtöäsi, miten sinuun voi ottaa yhteyttä, jos lisätietoja tarvitaan.
- Ja mikä tärkeintä, älä koskaan valehtele toimittajalle.
Virallinen mediakoulutus on tärkeää. Mutta sen arvo vähenee, kun samaa kaavaa käytetään asiakkaasta riippumatta. Siksi olen aina ollut sitä mieltä, että asiakasryhmällä pitäisi olla ratkaiseva rooli prosessissa ja vaatia, että mediakouluttajat eivät käytä ”yhden koon kaavaa”.
Arthur Solomon oli Burson-Marstellerin vanhempi varatoimitusjohtaja/senior counselor, joka toteutti uudelleenjärjestelyjä, hallinnoi ja oli avainroolissa joissakin merkittävimmissä kansallisissa ja kansainvälisissä urheilu- ja muissa kuin urheiluohjelmissa. Nykyään hän konsultoi suhdetoimintaprojekteissa ja kuuluu Soulin rauhanpalkinnon nimityskomiteaan.