Juridinen kirjoittamisprosessi ei ole ”yhden koon mukainen”, ja ”ihmisten on löydettävä se, joka sopii heille parhaiten”, American University Washington College of Lawin juridisen retoriikan professori David Howard Spratt sanoi hiljattain järjestetyssä ”Landslide Webinar Series: Take Your Legal Writing from Good to Great-Drafting Tips from the Pros”. Webinaaria sponsoroivat ABA:n immateriaalioikeusjaosto ja ABACLE.

Tyylistä riippumatta kaikki kirjoittajat haluavat, että heitä pidetään uskottavina. Tätä varten ”kieliopin on oltava kunnossa ja oikoluvun on oltava kunnossa, koska ne ovat asioita, jotka tekevät vaikutuksen lukijaan”, Spratt korosti.

Spratt ja hänen panelistitoverinsa jakoivat nämä perusasiat:

Suunnittelu: Mieti, kenelle kirjoitat asiakirjan, esittämällä itsellesi seuraavat kysymykset: ”Kuka on lukijani?” ”Mikä on lukijani suhde minuun?” ja ”Miksi kirjoitan tämän?”. Onko se tiedottamista, suostuttelua vai jonkin muun päämäärän saavuttamista varten?”

Spratt suositteli antamaan lukijalle vain sen, mitä hänen tarvitsee tietää. ”Joskus kirjoitamme ja toistamme kaiken, mitä tiedämme aiheesta

1. Tarkista verbin aikamuoto. Yksikössä olevalla subjektilla pitäisi olla yksikössä oleva verbi ja monikossa olevalla subjektilla pitäisi olla monikossa oleva verbi.
2. Huomioi sanojen sijoittelu. ”Verbin tulisi tulla subjektin jälkeen ja olla mahdollisimman lähellä subjektia”, Spratt sanoi.
3. Pysy aktiivisena. Aktiivisella äänellä kirjoittaminen on selkeämpää, tiiviimpää ja lukijan on helpompi ymmärtää. Passiivissa kirjoittaminen saa lukijan ”ponnistelemaan tajutakseen, mitä sanot”, hän sanoi.
4. Sijoituksella on väliä. ”Laita muokkaavat sanat mahdollisimman lähelle niitä sanoja, joita muokkaat”, Spratt sanoi. Julie Schrager, Chicagossa toimivan Schiff Hardin LLP:n juridisen kirjoittamisen valmentaja, sanoi, että häneltä kysytään usein, mihin kohtaan lauseessa pitäisi sijoittaa sana ”vain”. Myös sen pitäisi olla mahdollisimman lähellä sitä sanaa tai lausetta, jota se muuttaa. ”Minun temppuni on yleensä se, että työnnä vain niin kauas taaksepäin lauseessa kuin voit, kunnes siinä ei ole enää järkeä”, hän sanoi.
5. Käytä Oxfordin pilkkua. ”Ihmiset taistelevat tästä koko ajan, koska joskus aiemmissa ammateissa tai muussa kuin juridisessa kirjoittelussa – kutsun sitä ’laittomaksi kirjoitteluksi’ – ei käytetä Oxfordin pilkkua, mutta juristit puhuvat mielellään elementeistä, ja välimerkit ovat hyvin tärkeitä”, Spratt sanoi.
6. Hyödynnä pilkkuliitoksia oikein. Spratt kutsui näitä ”hyvin muodikkaiksi, mutta hyvin vääriksi” ja lisäsi, että ”ihmiset jakavat lauseita pilkulla ilman syytä”. Muutamia vaihtoehtoja pilkkuliitokselle ovat puolipiste, sanan ”ja” lisääminen tai kahden erillisen lauseen tekeminen.
7. Vältä moniselitteisyyttä. Pysy kaukana sellaisista sanoista kuin ”se”, ”tämä”, ”että”, ”sellainen” ja ”joka”, kun viittaat laajasti edeltävässä lauseessa olevaan ajatukseen, koska se voi aiheuttaa sekaannusta.
8. Pyri selkeyteen. Vältä kaksoisnegatiivia: jos sinulla ei ole syytä käyttää sitä, älä käytä sitä. Sellaiset sanat kuin ”ei merkityksetön” ja ”ei harvinainen” hämmentävät yleensä lukijaa ja hidastavat häntä. Lisäksi yksi sana voi usein helposti korvata useita. Spratt käytti esimerkkejä ”ottaen huomioon, että…” voisi helposti lukea ”koska”. Korvaa ”jotta” sanalla ”jotta” ja ”läheisyydessä” sanalla ”lähellä”. Tiivistämällä kirjoitustasi vapautat arvokasta tilaa asiasisällölle. ”Nämä monisanaiset lauseet eivät tee muuta kuin sumentavat kirjoitustasi”, hän sanoi.
9. Käytä apuvälineitä virheiden havaitsemiseen. Schrager käyttää sivustoa naturalreaders.com, joka lukee ääneen, mitä kopioit ja liität siihen. ”On helpompi huomata virheet, kun joku muu lukee sen”, hän sanoi.
10. Matkia Warren Buffettia. Schrager jakoi lainauksia Warren Buffetilta, jota usein siteerataan sijoittajakirjeissä laadukkaan kirjoituksensa vuoksi. Hänen keskimääräinen lauseensa pituus on 13,5 sanaa ja hänen kirjeensä keskimäärin noin 4,9 sanaa kohden, mikä on juristien vaikea saavuttaa, hän sanoi. Spratt suositteli, että asianajajat ”tekisivät vaikutuksen asiakkaisiin kyvyllä saada aikaan suotuisa lopputulos sen sijaan, että he käyttäisivät suuria sanoja.”

Panelisti Kevin Nelson, niin ikään Schiff Hardinilta, kehui myös Buffettin kirjoittamista. ”Sijoittajien salkkumateriaalit ovat kuivimpia materiaaleja, joita yleensä tulet näkemään. Joten se, että hän tekee niistä kiinnostavia ja yleisön kannalta ymmärrettäviä, kertoo paljon siitä, mihin me pystymme juridisina kirjoittajina”, hän sanoi. Nyrkkisääntönä Schrager sanoi: ”Jos sanaa olisi käyttänyt Dickens tai Shakespeare, sitä ei pitäisi käyttää”. Mitä monimutkaisempi ajatus tai käsite on, sitä lyhyempi lauseen tulisi olla.

”Ainoa tapa parantaa juridista kirjoittamista tai mitä tahansa kirjoittamista on jatkaa kirjoittamista”, hän sanoi.

Asiantuntijat suosittelivat digitaalisia resursseja kirjoittamista varten:

Wordrake.com tarjoaa hyödyllisiä vinkkejä selkeyteen ja täsmällisyyteen

Briefcatch.com juridinen muokkaustyökalu, joka auttaa kiristämään kirjoitustasi

Luonnonvarainenlukijat.com auttaa havaitsemaan puuttuvat sanat, kirjoitus- ja välimerkkivirheet

PurdueOWL, online-kirjoituslaboratorio, jossa on kirjoitusharjoituksia

Grammar Girl vastaa kielioppikysymyksiin.

Ja kaksi kirjaa:

”Aspen käsikirja juridisille kirjoittajille, 3. painos”, Deborah E. Bouchoux.

”Yksinkertaista englantia lakimiehille”

”Yksinkertaista englantia lakimiehille”