(Nota: Este post fue publicado originalmente en septiembre de 2018 y ha sido actualizado para reflejar las mejores prácticas actuales de abastecimiento de Microsoft.)

El programa EA de Microsoft está diseñado para empresas que están haciendo grandes compromisos con productos de Microsoft. Hay tres tipos de productos que se pueden adquirir bajo el Enterprise Agreement: Productos de empresa, productos adicionales y servicios en línea.

El «producto de empresa» es lo que hace que un Enterprise Agreement sea, bueno, «de empresa». Hay varios productos que se clasifican como de nivel empresarial: Office Professional, el sistema operativo Windows, la licencia de acceso al cliente principal o de empresa y algunas suscripciones a Office 365. Un cliente debe elegir comprar un producto «empresarial» para todos sus Usuarios Calificados o Dispositivos Calificados. No podría decir, por ejemplo, que tenemos 10.000 dispositivos pero vamos a firmar un EA para 5.000 dispositivos. El «producto adicional» cubre la mayoría de los demás productos: Visio, Project, Windows Server, Exchange Server, etc. – y estos productos pueden adquirirse a la carta.

Recibirá derechos de uso perpetuo para los Productos de Empresa y los Productos Adicionales a la conclusión del Acuerdo de Empresa. Los Servicios en línea, sin embargo, son aquellos productos para los que recibirá derechos de uso temporal sólo durante la vigencia del acuerdo. Nunca recibirá licencias perpetuas para un producto de Servicios en línea. Microsoft, por supuesto, está pasando a un modelo de suscripción para muchos de sus productos, especialmente los productos de Microsoft 365.

Una de las ventajas del programa EA es que sólo se requiere contar las licencias perpetuas desplegadas una vez al año. Dicho de otro modo, una vez que ha añadido una licencia perpetua al acuerdo, se le permite desplegar tantas instancias como desee a lo largo del año. Sin embargo, está obligado a contar el número de licencias incrementales desplegadas y a presentar el pago a Microsoft al final del año. Los productos de Online Services se licencian normalmente de forma mensual, pero Microsoft le permite realizar una reserva (es decir, hacer un pedido) en el mes en el que comienza a utilizar los Online Services incrementales y aplazar el pago hasta el final del año.

Entonces, ¿cómo se cuenta el número de instancias desplegadas de los productos de Microsoft? Algunos clientes utilizan sofisticados sistemas de gestión de activos que les permiten analizar su entorno y crear informes de despliegue sobre la marcha. Otros mantienen un cuidadoso registro de las implantaciones incrementales a lo largo del año. Cuanto mayor sea la organización, más complejo será el proceso. En última instancia, sin embargo, al final del año, debe presentar un informe de compensación a Microsoft y pagar por cualquier uso incremental.

Añadir nuevos productos a su Microsoft EA

Los clientes que ejecutan el Microsoft EA deben ser conscientes de que el acuerdo tiene procesos estrictamente definidos para añadir nuevos productos al acuerdo. Puede «añadir productos» para productos no solicitados previamente, o puede añadir el uso incremental de productos solicitados previamente a través del proceso anual de «compensación»:

f. Añadir Productos.

(i) Añadir nuevos Productos no solicitados previamente. Se pueden añadir nuevos Productos para empresas o Servicios online para empresas en cualquier momento poniéndose en contacto con un Administrador de cuentas de Microsoft o un Asesor de software. Los nuevos Productos adicionales, que no sean Servicios en línea, pueden utilizarse si se realiza un pedido en el mes en que se utiliza el Producto por primera vez. En el caso de los Productos adicionales que son Servicios en línea, se requiere un pedido inicial del Servicio en línea antes de su uso.

(ii) Adición de Licencias para Productos previamente solicitados. Las Licencias adicionales para Productos previamente solicitados que no sean Servicios Online pueden añadirse en cualquier momento, pero deben incluirse en el siguiente pedido de compensación. Las Licencias adicionales para los Servicios en línea deben pedirse antes de su uso, a menos que los Servicios en línea estén (1) identificados como elegibles para la compensación en las Condiciones del producto o (2) incluidos como parte de otras Licencias.

g. Requerimientos de compensación. El Afiliado Inscrito debe presentar un pedido anual de revisión que dé cuenta de cualquier cambio desde el pedido inicial o el último pedido. Si no hay cambios, deberá presentarse una declaración de actualización en lugar de un pedido de actualización.

(i) Productos para empresas. En el caso de los Productos de Empresa, el Afiliado Inscrito debe determinar el número de Dispositivos Cualificados y Usuarios Cualificados (si se solicitan Licencias basadas en el usuario) en el momento de realizar el pedido de actualización y debe solicitar Licencias adicionales para todos los Dispositivos Cualificados y Usuarios Cualificados que no estén ya cubiertos por las Licencias existentes, incluidos los Servicios Online de Empresa.

(ii) Productos Adicionales. En el caso de los Productos Adicionales que se hayan solicitado previamente en el marco de esta Inscripción, el Afiliado Inscrito deberá determinar el número máximo de Productos Adicionales utilizados desde el último pedido inicial, el último pedido de actualización o la fecha de aniversario anterior y presentar un pedido de actualización que dé cuenta de cualquier aumento

(iii) Servicios Online. En el caso de los Servicios en línea identificados como elegibles para la compensación en las Condiciones del producto, el Afiliado inscrito puede reservar las Licencias adicionales antes de su uso, y el pago puede aplazarse hasta el siguiente pedido de compensación. Microsoft proporcionará al afiliado inscrito y a su asesor de software un informe de las licencias reservadas que superen los pedidos existentes. Las licencias reservadas se facturarán con carácter retroactivo al mes en el que se reservaron.

Esta es un área del licenciamiento que NPI tiene que ayudar frecuentemente a los clientes a reflexionar.

Consideraciones sobre el calendario para su próximo True-up de Microsoft EA

¿Cuándo se debe pagar el True-up a Microsoft? La última Enterprise Enrollment establece lo siguiente:

(iv) Período de la orden de true-up. El pedido de true-up o la declaración de actualización deben ser recibidos por Microsoft entre 60 y 30 días antes de cada fecha de aniversario de Enrollment. El pedido de true-up o la declaración de actualización del tercer año debe recibirse dentro de los 30 días anteriores a la Fecha de Vencimiento, y no se aceptará ninguna reserva de licencia dentro de este período de 30 días. El afiliado inscrito puede presentar pedidos de actualización más a menudo para tener en cuenta los aumentos en el uso del producto, pero debe presentar un pedido de actualización anual o una declaración de actualización durante el período de pedido anual.

Esto parece claro, ya que indica que durante los dos primeros años de su acuerdo la actualización debe realizarse al menos 30 días antes del aniversario del acuerdo. ¿El true-up del tercer año? Dentro de los 30 días anteriores a la fecha de vencimiento. Obsérvese el uso de la palabra «dentro» de los 30 días anteriores a la fecha de vencimiento en lugar de «para». Microsoft suele utilizar (erróneamente) esta última interpretación e informará a los clientes de que esta afirmación significa que el informe debe presentarse 30 días antes de que expire el contrato. Si bien es razonable que Microsoft comprenda el crecimiento del último año para preparar una hoja de precios del cliente para el acuerdo de renovación, su obligación es simplemente presentarla antes de que el acuerdo expire.

Las reservas en línea son el método utilizado para agregar usuarios incrementales para los productos en línea, con el requisito de que los pedidos deben presentarse mensualmente (para activar los usuarios incrementales dentro del portal de Microsoft). Con este método, el pago se aplaza hasta la siguiente fecha de aniversario del acuerdo. Tenga en cuenta que Microsoft no permite que se añadan reservas de licencias en el último mes del acuerdo. Aunque la mayoría de los clientes sabrán cuántos usuarios necesitarán en ese último mes (y solicitarán una nueva reserva en el penúltimo mes de la inscripción), a veces los clientes muy grandes pueden esperar negociaciones extendidas que pueden ir más allá de la fecha de vencimiento del acuerdo.

Si cree que esto puede suceder con su organización (no es terriblemente infrecuente), será importante enviar una reserva en el penúltimo mes para cubrir su tasa de ejecución para el último mes, y tal vez el primer mes del acuerdo de renovación. Es cierto que sólo pagará hasta el final del plazo de inscripción actual, pero tendrá la ventaja de poder añadir esos usuarios incrementales en el último mes de la inscripción para cubrir el último mes y, tal vez, el primer mes del plazo de renovación mientras aún está negociando su acuerdo de renovación.

Recuerde: Las renovaciones de Microsoft EA no deben realizarse en piloto automático. Como en cualquier compra o renovación de Microsoft, hay oportunidad de optimización.

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