La negociación de contratos es el proceso de discusión entre las partes de un contrato para finalizar los términos del mismo. Las partes de los contratos de construcción pueden ser clientes, consultores, contratistas, subcontratistas y proveedores, y a menudo tendrán intereses diferentes, y a veces conflictivos, en la forma y el contenido del contrato. La negociación del contrato suele implicar cierto grado de compromiso por ambas partes para lograr un contrato final que sea aceptable para todas ellas.

Los contratos de construcción suelen especificar el coste, las obligaciones de las partes y el programa de las obras. Dado que los contratos son acuerdos jurídicamente vinculantes, cuyos términos pueden ser ejecutados en caso de incumplimiento por una de las partes, es importante que las negociaciones sean minuciosas y detalladas

Los proyectos pueden tener éxito o fracasar como resultado directo de los términos y condiciones del contrato. Una negociación eficaz puede ayudar a protegerse contra las reclamaciones y los procedimientos de resolución de conflictos, que son largos y costosos.

Algunos de los elementos de un contrato que pueden requerir negociación son:

• El importe del contrato.
• Las fechas de inicio y finalización.
• La flexibilidad para modificar el programa de construcción.
• La posibilidad de reclamar prórrogas de tiempo o daños y perjuicios.
• El plazo de los pagos.
• Los requisitos de los seguros, garantías y fianzas.
• El alcance de los trabajos y las obligaciones.
• La valoración de los pagos y las variaciones.
• Pruebas e inspecciones.
• El uso de subcontratistas o subconsultores.
• Novación de consultores o cambio de consultores.

La preparación es una parte vital de la negociación. Es crucial que las personas adecuadas participen en la negociación y que tengan plena autoridad para llegar a un acuerdo, de lo contrario puede ser necesario aplazar y volver a convocar continuamente mientras se busca la aprobación. Cuando las partes negociadoras actúan en nombre de otra persona, deben tener claro cuál es el límite de su autoridad.

Típicamente, en los contratos de construcción, el administrador del contrato coordina las negociaciones con el licitador o licitadores preferidos. Las negociaciones pueden ser dirigidas en diferentes etapas por el consultor de costes, el administrador del contrato, el diseñador principal, el arquitecto o por un representante del cliente, como el director del proyecto.

Los métodos para una negociación eficaz del contrato pueden incluir:

• Comprender los elementos necesarios de un contrato válido.
• Entender los objetivos que deben cumplirse.
• Analizar todos los términos negociables que deben incluirse en el contrato.
• Recoger la documentación que respalde la posición negociadora. Esto incluye la presentación de ofertas de otros licitadores que puedan servir de base para la comparación.
• Crear una lista de comprobación de los elementos que deben abordarse durante las negociaciones.
• Establecer un plazo para llegar a un acuerdo.
• Identificar dónde podría haber una ventaja para la flexibilidad o el compromiso de ambas partes.
• Identificar lo que podría ser un contrato mutuamente satisfactorio.
• Ajustar el lenguaje y el enfoque para reflejar el de la otra parte en un esfuerzo por crear confianza, una técnica conocida como «nivelación».
• Preparar una contraoferta a un proyecto de contrato.
• Conocer el punto límite en el que es mejor abandonar las negociaciones.
• Disponer de un contratista alternativo en caso de que las negociaciones fracasen. Esto también puede presionar al contratista para que llegue a un acuerdo.

El acta de los acuerdos alcanzados debe ser cuidadosamente redactada y firmada por ambas partes, ya que formará parte de los documentos del contrato.

Típicamente, tras la negociación, el administrador del contrato coordinará la preparación de un informe de licitación. El cliente examina el informe de licitación y, si es necesario, da instrucciones para que se modifique el pliego de condiciones (por ejemplo, si el precio propuesto es demasiado elevado). Si se le indica, el administrador del contrato coordina los ajustes de los documentos de la licitación y solicita una oferta revisada al licitador o licitadores preferidos.

Hay muchos atributos que se consideran importantes para que un negociador sea hábil. Estos pueden incluir:

• Tener buena memoria.
• Ser persuasivo y de mente rápida.
• Ser capaz de «nivelar» y ganarse la confianza de la otra parte.
• Ser bueno para manejar el estrés.
• Ser eficiente en la preparación de la información.
• La capacidad de escuchar efectivamente.
• Buena intuición para calibrar el enfoque y la opinión de la otra parte.
• Disposición a ceder o ser flexible si es necesario.

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