¿Ha oído hablar del marco Cynefin? Es posible que se pregunte «¿De qué está hablando y cómo se pronuncia la palabra «Cynefin»?»

Cynefin (kun-ev-in) es la palabra galesa para hábitat. El marco Cynefin es un marco conceptual que se desarrolló en IBM a principios de la década de 2000 y ha sido etiquetado como un «dispositivo de creación de sentido». Este marco ha seguido evolucionando a través del trabajo de Dave Snowden y The Cynefin Centre.

La idea central del marco es ofrecer a los responsables de la toma de decisiones un «sentido del lugar» para ver sus percepciones al tratar una situación o problema. No todas las situaciones son iguales, y este marco ayuda a definir qué respuesta se requiere para una determinada situación o problema.

Es un excelente modelo para ayudar a categorizar la situación y ayuda a establecer cómo podemos abordar estas diferentes situaciones, explicando las características de cada categoría para ayudarnos a reconocer y definir la situación actual.

Tener una buena solución para un problema es estupendo, pero aplicarla en una situación o contexto equivocado puede llevar a resultados más complicados o perjudiciales.

Utilizar el marco puede ayudar a estructurar el enfoque para encontrar la solución correcta que se ajuste a las condiciones del problema. Entonces, nuestras herramientas más tradicionales de resolución de problemas pueden utilizarse para las categorías apropiadas.

«Diferentes situaciones problemáticas justifican diferentes enfoques para encontrar la solución correcta», conjetura Snowden.

Hay cuatro categorías en el Marco Cynefin; Obvio, Complicado, Complejo y Caótico. El quinto sector, Desorden, ocupa el centro de las categorías.

Las cinco categorías del Marco Cynefin

El Cynefin ofrece la oportunidad de definir cualquier situación o problema en una de las cinco categorías.

Obvio

Obvio (antes conocido como Simple) es la categoría de Mejores Prácticas, y existe una relación directa entre la causa y el efecto del problema que puede ser vista por todos. La respuesta correcta es obvia e indiscutible dentro del grupo. Este es el sector de las mejores prácticas dentro de su grupo industrial.

Las características de la categoría Obvio son:

• La relación clara de causa y efecto es evidente para todos
• Existe una respuesta única y correcta
• Se requiere un enfoque basado en hechos
• Se entiende el planteamiento del problema y la solución es evidente
• Se pueden aplicar métodos sencillos de resolución de problemas
• La situación requiere una experiencia mínima para resolverla

Complicada

Es la categoría en la que se pueden encontrar buenas prácticas. Aquí hay múltiples respuestas correctas y se requiere un diagnóstico experto para averiguarlas. Este sector exige enfoques más cuantitativos como el Value Stream Mapping, y Six Sigma es especialmente adecuado.

Características de la categoría Complicada:

• Se dispone de múltiples respuestas correctas
• Una idea general de las incógnitas conocidas
• Se conocen las preguntas que hay que responder
• No se sabe cómo obtener las respuestas
• El problema es más predecible que impredecible
• La relación causa-efecto no se conoce de inmediato pero es descubrible si se le da el tiempo suficiente

Complejo

El complejo es la categoría en la que se descubren soluciones desarrollando un entorno seguro para la experimentación. Esta experimentación permite descubrir información importante que conduce a la creación de nuevas soluciones emergentes.

Estos problemas son siempre más imprevisibles que predecibles. La retrospectiva sólo puede decirnos si hay una respuesta correcta mientras exploramos el problema. Sólo con experimentos detallados, inspecciones y resultados podemos basar las decisiones. Los resultados actuales pueden servir para definir el siguiente paso hacia la solución. En estas situaciones, nuestra capacidad para sondear (explorar), percibir (inspeccionar) y responder (adaptar) es fundamental.

Características de la categoría Complejo:

• Hay incógnitas desconocidas
• Incluso el punto de partida requiere experimentación
• Las preguntas correctas que hay que hacer necesitan exploración
• La solución sólo es evidente una vez descubierta
• El sector de las ideas emergentes
• Las soluciones rutinarias no se aplican
• Son esenciales niveles más altos de interacción y comunicación

Caótica

Los problemas caóticos requieren una respuesta rápida. Cuando se está en una crisis se requiere una acción inmediata para evitar más daños y devolver la situación a un entorno normal. En esta categoría no interesa iniciar investigaciones, recopilación de datos y trabajos de análisis que lleven a corregir la causa.

En este sector se requiere la capacidad de actuar de forma inmediata y decisiva para corregir los síntomas, como tapar el agujero del casco de un barco que se hunde. Por ejemplo, considere los defectos de producción; su acción inicial es corregir rápidamente el problema que crea el defecto y luego contener los efectos. Esta solución rápida no corrige la causa subyacente, pero la contención es más importante en esta fase.

Características de la categoría Caótica:

• La prioridad inmediata es la contención
• La solución no tiene por qué ser la mejor, ya que el tiempo de respuesta es más importante
• Una vez que has detenido la fuga, se puede tomar aire y determinar en qué sector encaja el problema
• Sector para soluciones novedosas
• Nadie sabe cómo puede ser la respuesta con certeza
• Buscar primero lo que funciona en lugar de la solución adecuada
• Muchas decisiones que tomar, sin tiempo para pensar
• Acción inmediata para restablecer el orden

Desorden

El desorden es el espacio en el medio. Esta categoría se aplica a aquellas situaciones en las que no se sabe cuál de los otros sectores aplicar. Este puede ser un lugar muy difícil, ya que no se sabe cómo percibir la situación. Aquí se puede ver que la gente estará operando basándose en el modo de extinción de incendios, actuando de acuerdo con las preferencias personales y sin detenerse a corregir la situación.

La forma de abordar el Desorden es empezar a dividir la situación en problemas más pequeños. A continuación, volver a aplicar el problema a una de las cuatro categorías y trabajar en una solución. Toma las piedras grandes y conviértelas en piedras más pequeñas. Esté siempre atento a los problemas caóticos, ya que es peligroso cuando los problemas no se abordan y no existe un proceso para corregirlos. Su prioridad debe ser trabajar en una forma de pasar a una categoría conocida.

Características de la categoría Desorden:

• Si el problema o la situación no encaja en otras de las Cuatro categorías entonces es Desorden.
• El modo de lucha contra el fuego es el enfoque común para tratar la situación
• Se dan fuertes preferencias personales
• No hay tiempo para corregir la situación
• Hacer lo posible con un mal proceso

Definir los enfoques con el Marco Cynefin

El Marco Cynefin es una herramienta útil para ayudar a definir una situación y elaborar el mejor enfoque para encontrar las soluciones adecuadas. A continuación veremos los diferentes enfoques que se pueden aplicar para cada categoría.

Enfoque para problemas obvios:

1. Los problemas son bien conocidos
2. Sentir los hechos de la situación y recopilar datos
3. Categorizar los hechos en grupos conocidos
4. Basar las respuestas en soluciones conocidas o en las mejores prácticas establecidas
   Implementar y revisar las soluciones

Enfoque para problemas complicados:

1. Evaluar la situación y Sentir el problema
2. Investigar varias opciones
3. Analizar grandes grupos de datos, según sea necesario
4. Utilizar los conocimientos de los expertos para obtener información
5. Utilizar las métricas para obtener el control
6. Basar la respuesta en las buenas prácticas y
7. Determinar un curso de acción
8. Ejecutar el plan, siguiendo el ciclo Planificar, Hacer, Comprobar, Actuar

Enfoque para problemas complejos:

1. Explorar para aprender sobre el problema, ya que requieren más creatividad y habilidades de pensamiento innovador
2. Desarrollar una teoría y experimentar para reunir más conocimiento
3. Experimentar para descubrir patrones y obtener más conocimiento
4. Repetir según sea necesario, con el objetivo de mover su problema a otra categoría
5. Ejecutar y evaluar, siguiendo el ciclo Planificar, Hacer, Comprobar, Actuar

Enfoque para problemas caóticos:

1. Alguien tiene que hacerse cargo y actuar
2. Evaluar todas las acciones
3. Alcanzar un nivel de medida de control
4. A continuación, evaluar la situación y determinar los próximos pasos
5. Tomar medidas para corregir la causa pasando su problema a otra categoría

Enfoque para problemas de Desorden:

1. Recoger más información
2. Definir lo que se sabe y lo que no se sabe
3. Dividir en partes y mover progresivamente cada parte a otra categoría
4. Centrarse en la actividad y no en la persona

Resumiendo arriba El Marco Cynefin

El Marco Cynefin es un excelente modelo para ayudar a establecer cómo podemos abordar estas diferentes situaciones y también explica las características para ayudarnos a reconocer la situación actual. Una vez definida la situación, se pueden utilizar los enfoques adecuados para la resolución de problemas.

Este marco no sólo es útil en el ámbito de los consultores y los tipos de alta dirección. Como modelo general, se puede aplicar fácilmente a todos los niveles de la organización y, con este sencillo enfoque, se pueden obtener grandes conocimientos al aplicarlo. Así, cuando el enfoque correcto se ajusta a la situación correspondiente, se puede lograr un mayor nivel de éxito.