Dado que los gestores de productos ocupan el espacio en blanco entre los departamentos y tienen que hacer malabarismos con tantas tareas, estamos cambiando constantemente entre diferentes contextos.
Por ejemplo, en un momento estaremos escribiendo la agenda de una reunión, y al minuto siguiente nos dejarán caer en una sala de guerra de resolución de errores urgentes.
El cambio de contexto suele causar grandes pérdidas. A continuación presentaré algunas investigaciones que demuestran el alto impacto negativo del cambio de contexto.
Sin embargo, al mismo tiempo, los gerentes de producto no suelen tener el lujo de trabajar con tiempo ininterrumpido, específicamente porque tenemos muchas responsabilidades y llenamos el espacio en blanco.
Por lo tanto, exploraremos el cambio de contexto en dos artículos.
En este primer artículo, recorreré los costos del cambio de contexto, y compartiré consejos convencionales sobre cómo prevenir el cambio de contexto.
En nuestro segundo artículo, ofreceré las mejores prácticas sobre cómo cambiar de contexto de forma más eficaz, en el caso muy probable de que no pueda evitarlo.
Así que hablemos de por qué el cambio de contexto es increíblemente costoso, y de lo que puede hacer para evitarlo.
Las investigaciones han demostrado que el cambio de contexto impone costes importantes en la productividad y la eficacia de las personas.
Por ejemplo, la Asociación Americana de Psicología ha recopilado múltiples estudios sobre el cambio de contexto. Un estudio demostró que los participantes pierden tiempo en todas las tareas cuando cambian entre múltiples tareas, y que pierden más tiempo cuando cambian entre tareas complejas.
El blog de Trello afirma que el coste de la pérdida de productividad debida a la multitarea es de 450.000 millones de dólares. Esta pérdida económica se debe a que se tarda una media de 25 minutos en reanudar una tarea después de ser interrumpida, y a que la multitarea reduce temporalmente el rendimiento mental.
El blog Sprk’d tiene este práctico gráfico a continuación que demuestra que por cada proyecto adicional asumido simultáneamente, las personas pierden proporciones cada vez mayores de tiempo productivo.
Este encantador cómic de Jason Heeris demuestra lo que sucede cuando se interrumpe a un programador – que es fácilmente aplicable a lo que sucede cuando se interrumpe a un gerente de producto también.
Basado en la investigación, las anécdotas y las experiencias, está bastante claro que el cambio de contexto es altamente perjudicial para la productividad.
Así que, hablemos de lo ideal: cómo puedes evitar que el cambio de contexto ocurra en primer lugar.
Cómo evitar el cambio de contexto
La mayoría de los consejos afirman que debemos diseñar activamente nuestros días para que tengamos tiempo ininterrumpido para concentrarnos.
Las personas más productivas no son las que tienen la fuerza de voluntad para obligarse a concentrarse, sino las que no están sometidas al cambio de contexto por su entorno.
En la superficie, este consejo puede parecer inviable. Al fin y al cabo, estamos rodeados de distracciones: tenemos que prestar atención a los correos electrónicos, a nuestros chats de trabajo, a nuestros teléfonos y a los compañeros que puedan acercarse a nosotros.
Sin embargo, un estudio tras otro demuestra que la productividad y los logros provienen de evitar las distracciones y las tentaciones.
En una popular entrada del blog de Benjamin Hardy, el autor afirma lo siguiente: «el mejor uso de tus opciones es diseñar conscientemente entornos que faciliten tus compromisos».
El blog de productividad Trello ofrece el siguiente consejo: «si te das cuenta de que te apartas constantemente de tu trabajo por los mensajes de texto, apaga las notificaciones de tu teléfono mientras estás haciendo un trabajo profundo; de esta manera, eliminas todas las decisiones innecesarias que acompañan a tu hábito de los mensajes de texto (como si debes dejar de trabajar y mirar el texto, si debes responder o si debes continuar la conversación) y puedes poner esa energía en hacer realmente el trabajo.»
En lugar de considerar cómo minimizar el cambio de contexto a nivel de tarea por tarea, considere las siguientes tácticas para minimizar el cambio de contexto en general.
1) Consolide sus tiempos de reunión recurrentes juntos, lejos de su tiempo de trabajo profundo. Asana y otras empresas tecnológicas han implementado los miércoles sin reuniones, como una función de forzamiento para alentar a todos a consolidar las reuniones.
Después de todo, serás mucho más productivo si tienes un bloque sólido de 4 horas para trabajar, en lugar de tener reuniones dispersas a lo largo del día, ya que cada reunión te obliga a cambiar de contexto.
2) Determina tu horario de respuesta. No es necesario que respondas al chat o a los correos electrónicos en tiempo real.
Piensa en el verdadero impacto de tus tiempos de respuesta: muy pocas iniciativas fracasarán sólo porque hayas tardado 1 hora en responder en lugar de 1 minuto.
Este consejo puede parecer contradictorio. La mayoría de nosotros disfruta secretamente respondiendo a los correos electrónicos porque nos hace sentir productivos.
Sin embargo, cada vez que respondes, cambias el contexto de tu tarea activa. Las emociones pueden ser engañosas: puede que te sientas productivo, pero puede que en realidad no lo seas.
Pon en tu calendario momentos para responder explícitamente a los correos electrónicos y al chat, y luego apaga tu teléfono y cierra tus aplicaciones de correo electrónico y de chat hasta que sea el momento de responder.
Puedo decirte honestamente que la primera vez que intenté hacerlo, tuve mucha ansiedad. ¿Qué pasa si se me escapa algo importante?
Pero, después de ceñirme a unos horarios de respuesta explícitos durante un mes, descubrí que mi ansiedad fue sustituida por una profunda satisfacción. Da miedo, pero merece la pena.
Además, si algo es realmente urgente y se te escapa, ¡alguien te encontrará en persona!
3) Programa las horas de oficina. Proporcione a sus colegas reglas claras de compromiso, y ejemplos de qué tipo de preguntas hacer durante las horas de oficina.
Este consejo es especialmente relevante para los gerentes de producto que trabajan en productos muy visibles, o productos con alta adopción.
Al crear un tiempo establecido para que los colegas se acerquen a usted con preguntas, se reduce la probabilidad de que alguien se acerque mientras usted está en medio de otra cosa.
La mayoría de las personas ejercen el sentido común cuando se acercan. A no ser que sea urgente, las partes interesadas informadas generalmente dejarán sus preguntas para el momento de la discusión recurrente.
4) Bloquee los momentos para un enfoque profundo.
Esta táctica es especialmente relevante para las situaciones de gran importancia, como la determinación de la estrategia del producto para el resto del año.
Programe una reunión con usted mismo en su calendario, y reserve una habitación para este momento. Al buscar en los calendarios, he visto que estas «reuniones de enfoque» oscilan entre 2 y 4 horas, dependiendo de la magnitud de la tarea que se tiene por delante.
Informe a sus compañeros de equipo y colegas que no se le debe molestar durante este período de tiempo crítico, y comparta con ellos por qué necesita concentrarse.
Reprograma o rechaza cualquier reunión que entre en conflicto con tu reunión de concentración.
Al hacerlo, garantizas que podrás abordar lo que es verdaderamente importante, en lugar de abordar el trabajo urgente pero no crítico.
5) Prioriza sin piedad y rechaza los compromisos de baja prioridad.
No asistas a las reuniones si las agendas no son claras. No llene el espacio en blanco si no va a mover la aguja. Diga no a las cosas que no importan.
Una forma de priorizar es utilizando la caja de Eisenhower, que clasifica las tareas por importancia y urgencia, y luego recomienda acciones basadas en estas clasificaciones.
Recuerde – parte de la gestión de productos es decidir «¿qué decisiones son realmente las más importantes?» ¡La priorización es la clave para lograr un impacto! Cuantos menos compromisos abiertos tenga, menos probable será que tenga que cambiar de contexto.
Resumen
Cambiar de contexto es muy caro: reduce la productividad y la eficacia. Este hecho es especialmente cierto para los gestores de productos, ya que sólo podemos tomar la mejor decisión si entendemos profundamente el contexto que hay detrás de la decisión.
Una de las mejores maneras de lidiar con el cambio de contexto es diseñar su horario de manera que evite el cambio de contexto.
Para ello, pruebe las siguientes tácticas: consolide sus horarios de reunión, determine su horario de respuesta, programe las horas de oficina, bloquee el tiempo de concentración y priorice sin piedad.
Por supuesto, dado que los gerentes de producto llenan el espacio en blanco, no siempre tenemos la capacidad o el lujo de rediseñar nuestro horario para evitar completamente el cambio de contexto.
Por lo tanto, en nuestro próximo artículo, discutiremos cómo optimizar el cambio de contexto.