Da Produktmanager die Lücke zwischen den Abteilungen füllen und mit so vielen Aufgaben jonglieren müssen, wechseln wir ständig zwischen verschiedenen Kontexten.

In einem Moment schreiben wir zum Beispiel eine Besprechungsagenda, und im nächsten Moment werden wir in einen dringenden Fehlerbehebungs-Kriegsraum versetzt.

Kontextwechsel verursachen normalerweise große Verluste. Ich werde im Folgenden einige Forschungsergebnisse vorstellen, die die hohen negativen Auswirkungen des Kontextwechsels aufzeigen.

Gleichzeitig haben Produktmanager jedoch in der Regel nicht den Luxus, mit ununterbrochener Zeit zu arbeiten, insbesondere weil wir so viele Verantwortlichkeiten haben und den weißen Raum ausfüllen.

Daher werden wir den Kontextwechsel in zwei Artikeln untersuchen.

In diesem ersten Artikel werde ich die Kosten des Kontextwechsels erläutern und konventionelle Ratschläge geben, wie man den Kontextwechsel verhindern kann.

In unserem zweiten Artikel stelle ich bewährte Verfahren vor, wie Sie den Kontextwechsel effektiver gestalten können, falls Sie ihn nicht verhindern können.

Lassen Sie uns also darüber sprechen, warum der Kontextwechsel unglaublich kostspielig ist und was Sie tun können, um ihn zu verhindern.

Forschungen haben gezeigt, dass der Kontextwechsel erhebliche Kosten für die Produktivität und Effektivität von Menschen verursacht.

Die American Psychological Association hat beispielsweise mehrere Studien zum Kontextwechsel zusammengestellt. Eine Studie hat gezeigt, dass die Teilnehmer bei allen Aufgaben Zeit verlieren, wenn sie zwischen mehreren Aufgaben wechseln, und dass sie am meisten Zeit verlieren, wenn sie zwischen komplexen Aufgaben wechseln.

Der Trello-Blog gibt an, dass sich die Kosten des Produktivitätsverlusts aufgrund von Multitasking auf 450 Milliarden Dollar belaufen. Dieser wirtschaftliche Verlust ist darauf zurückzuführen, dass es im Durchschnitt 25 Minuten dauert, eine Aufgabe nach einer Unterbrechung wieder aufzunehmen, und dass Multitasking die geistige Leistungsfähigkeit vorübergehend verringert.

Der Sprk’d-Blog hat dieses praktische Diagramm, das zeigt, dass die Menschen mit jedem zusätzlichen Projekt, das sie gleichzeitig in Angriff nehmen, einen immer größeren Teil ihrer produktiven Zeit verlieren.

Dieser schöne Comic von Jason Heeris zeigt, was passiert, wenn man einen Programmierer unterbricht – was sich auch leicht darauf übertragen lässt, was passiert, wenn man einen Produktmanager unterbricht.

Basierend auf Forschung, Anekdoten und Erfahrungen ist es ziemlich klar, dass Kontextwechsel der Produktivität sehr abträglich sind.

Lassen Sie uns also über das Ideal sprechen – wie Sie verhindern können, dass Kontextwechsel überhaupt stattfinden.

Wie man Kontextwechsel verhindert

Die meisten Ratschläge besagen, dass wir unsere Tage aktiv so gestalten sollten, dass wir ununterbrochen Zeit haben, um uns zu konzentrieren.

Die produktivsten Menschen sind nicht diejenigen, die über die Willenskraft verfügen, sich zur Konzentration zu zwingen, sondern diejenigen, die durch ihre Umgebung nicht dem Kontextwechsel ausgesetzt sind.

Oberflächlich betrachtet mag sich dieser Ratschlag als nicht umsetzbar erweisen. Schließlich sind wir von Ablenkungen umgeben: Wir müssen auf E-Mails achten, auf unsere Arbeits-Chats, auf unsere Telefone und auf Kollegen, die zu uns kommen könnten.

Studie um Studie zeigt jedoch, dass Produktivität und Leistung dadurch entstehen, dass man Ablenkung und Versuchung vermeidet.

In einem beliebten Blogbeitrag von Benjamin Hardy stellt der Autor Folgendes fest: „Die beste Nutzung Ihrer Möglichkeiten ist die bewusste Gestaltung von Umgebungen, die Ihre Verpflichtungen erleichtern.“

Der Trello-Produktivitätsblog gibt folgenden Rat: „Wenn Sie feststellen, dass Sie ständig durch Textnachrichten von Ihrer Arbeit abgelenkt werden, schalten Sie Ihre Telefonbenachrichtigungen aus, während Sie intensiv arbeiten; auf diese Weise eliminieren Sie alle unnötigen Entscheidungen, die mit Ihrer Textgewohnheit einhergehen (z. B. ob Sie die Arbeit unterbrechen und auf den Text schauen, ob Sie antworten oder ob Sie das Gespräch fortsetzen) und können diese Energie in die eigentliche Arbeit stecken.“

Anstatt darüber nachzudenken, wie man den Kontextwechsel auf der Ebene der einzelnen Aufgaben minimieren kann, sollten Sie die folgenden Taktiken in Betracht ziehen, um den Kontextwechsel insgesamt zu minimieren.

1) Konsolidieren Sie Ihre wiederkehrenden Besprechungszeiten zusammen, weg von Ihrer eigentlichen Arbeitszeit. Asana und andere Tech-Unternehmen haben den „No Meeting Wednesdays“ eingeführt, um alle zu ermutigen, ihre Meetings zu konsolidieren.

Schließlich sind Sie viel produktiver, wenn Sie einen festen Block von 4 Stunden zum Arbeiten haben, als wenn Sie über den Tag verstreute Meetings haben, denn jedes Meeting zwingt Sie zu einem Kontextwechsel.

2) Legen Sie Ihren Reaktionsplan fest. Sie müssen nicht in Echtzeit auf Ihren Chat oder Ihre E-Mails antworten.

Denken Sie an die wahren Auswirkungen Ihrer Antwortzeiten – nur wenige Initiativen werden scheitern, nur weil Sie 1 Stunde statt 1 Minute für die Antwort gebraucht haben.

Dieser Ratschlag kann sich kontraintuitiv anfühlen. Die meisten von uns genießen es insgeheim, auf E-Mails zu antworten, weil wir uns dadurch produktiv fühlen.

Jedes Mal, wenn Sie antworten, schalten Sie jedoch von Ihrer aktiven Aufgabe ab. Emotionen können trügerisch sein – Sie fühlen sich vielleicht produktiv, sind es aber nicht wirklich!

Schreiben Sie Zeiten in Ihren Kalender, zu denen Sie explizit auf E-Mails und Chats antworten, schalten Sie dann Ihr Telefon aus und schließen Sie Ihre E-Mail- und Chat-Apps, bis es an der Zeit ist, zu antworten.

Ich kann Ihnen ehrlich sagen, dass ich beim ersten Mal, als ich das versucht habe, eine Menge Angst hatte. Was ist, wenn ich etwas Wichtiges verpasse?

Aber nachdem ich mich etwa einen Monat lang an explizite Antwortzeitpläne gehalten hatte, stellte ich fest, dass meine Angst stattdessen durch tiefe Zufriedenheit ersetzt wurde. Es ist beängstigend, aber es lohnt sich.

Und wenn etwas wirklich unglaublich dringend ist und Sie es verpassen, wird Sie jemand persönlich aufsuchen!

3) Legen Sie Sprechzeiten fest. Geben Sie Ihren Kollegen klare Verhaltensregeln und Beispiele dafür, welche Art von Fragen sie während der Bürozeiten stellen können.

Dieser Ratschlag ist besonders für Produktmanager wichtig, die an Produkten mit hoher Sichtbarkeit oder hoher Akzeptanz arbeiten.

Indem Sie eine feste Zeit festlegen, zu der Ihre Kollegen mit Fragen an Sie herantreten können, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass sich jemand an Sie wendet, während Sie gerade mit etwas anderem beschäftigt sind.

Die meisten Menschen gehen mit gesundem Menschenverstand an die Sache heran. Sofern es nicht dringend ist, werden informierte Stakeholder ihre Fragen in der Regel bis zu Ihrer wiederkehrenden Besprechungszeit zurückhalten.

4) Blockieren Sie Zeiten, in denen Sie sich intensiv konzentrieren können.

Diese Taktik ist besonders wichtig für Situationen mit hohem Einfluss, wie z. B. die Festlegung der Produktstrategie für den Rest des Jahres.

Planen Sie ein Treffen mit sich selbst in Ihrem Kalender ein und buchen Sie einen Raum für diese Zeit. Wenn ich mir Kalender anschaue, habe ich gesehen, dass diese „Fokus-Meetings“ zwischen 2 und 4 Stunden dauern, je nach Umfang der anstehenden Aufgabe.

Informieren Sie Ihre Teamkollegen und Kollegen, dass Sie während dieser kritischen Zeit nicht gestört werden dürfen, und teilen Sie ihnen mit, warum Sie sich konzentrieren müssen.

Verschieben Sie alle Besprechungen, die mit Ihrem Fokus-Meeting kollidieren, oder lehnen Sie sie ab.

So stellen Sie sicher, dass Sie sich um das kümmern können, was wirklich wichtig ist, und nicht um dringende, aber unkritische Aufgaben.

5) Setzen Sie rücksichtslos Prioritäten und lehnen Sie Verpflichtungen mit geringer Priorität ab.

Nehmen Sie nicht an Besprechungen teil, wenn die Tagesordnungen nicht klar sind. Füllen Sie keine Lücken, wenn Sie damit nichts erreichen können. Sagen Sie nein zu Dingen, die nicht wichtig sind.

Eine Möglichkeit, Prioritäten zu setzen, ist die Eisenhower-Box, die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit klassifiziert und dann auf der Grundlage dieser Klassifizierung Maßnahmen empfiehlt.

Erinnern Sie sich – ein Teil des Produktmanagements besteht darin, zu entscheiden, „welche Entscheidungen tatsächlich am wichtigsten sind?“ Priorisierung ist der Schlüssel zum Erfolg! Je weniger offene Verpflichtungen Sie haben, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie den Kontext wechseln müssen.

Zusammenfassung

Kontextwechsel sind sehr teuer – sie verringern die Produktivität und Effektivität. Diese Tatsache gilt besonders für Produktmanager, da wir nur dann die beste Entscheidung treffen können, wenn wir den Kontext hinter der Entscheidung genau verstehen.

Eine der besten Möglichkeiten, mit dem Kontextwechsel umzugehen, besteht darin, Ihren Zeitplan so zu gestalten, dass Sie den Kontextwechsel vermeiden.

Probieren Sie dazu die folgenden Taktiken aus: Konsolidieren Sie Ihre Besprechungszeiten, legen Sie Ihren Reaktionszeitplan fest, planen Sie Ihre Bürozeiten, blockieren Sie die Zeit, in der Sie sich konzentrieren, und setzen Sie rücksichtslos Prioritäten.

Natürlich haben wir als Produktmanager nicht immer die Möglichkeit oder den Luxus, unseren Zeitplan so umzugestalten, dass der Kontextwechsel vollständig verhindert wird.

Deshalb werden wir in unserem nächsten Artikel erörtern, wie wir den Kontextwechsel optimieren können.