Ein Bericht über eine Nichtkonformität, auch Non-Conformity Report oder NCR genannt, ist ein konstruktionsbezogenes Dokument, das sich mit einer Abweichung von der Spezifikation oder einer Arbeit befasst, die nicht den Qualitätsstandards entspricht. Der Bericht wird als Teil der Qualitätskontrollprozesse verwendet, indem das Problem detailliert beschrieben wird, wie es aufgetreten ist und wie verhindert werden kann, dass es erneut auftritt. Ein NCR wird auch verwendet, um eine Lösung mit einem Kunden zu finden und alle vorgenommenen Korrekturen zu dokumentieren.
Non-Conformance Report Items
Ein Non-Conformance Report muss mindestens die folgenden Informationen enthalten:
- Was ist der Hauptgrund für den NCR oder was ist schief gelaufen
- Warum entspricht die Arbeit nicht den Spezifikationen
- Was kann getan werden, um zu verhindern, dass das Problem erneut auftritt
- Erläuterung der ergriffenen oder zu ergreifenden Korrekturmaßnahmen
- Schlüsselakteure, die an dem NCR beteiligt sind, und Spezifikationen, die von dem NCR betroffen sind
Wann ist ein Nichtkonformitätsbericht zu erstellen?Conformance Report
In der Baubranche gibt es viele gängige Szenarien, die die Ausstellung eines NCR erfordern:
- Arbeiten, die nicht wie in den genehmigten Bauzeichnungen angegeben ausgeführt wurden
- Arbeiten, die nicht den in den Projektspezifikationen festgelegten Toleranzen entsprechen
- Arbeiten, die unter Verwendung von nicht
- Nichtbeachtung des genehmigten Prüf- und Inspektionsplans
- Prüfergebnisse zeigen, dass das Produkt nicht den festgelegten und genehmigten Normen entspricht
- Verwendetes Material, das nicht als Ersatz (gleich oder ähnlich) genehmigt wurde
- Die Planung ist nicht genau und entspricht nicht den tatsächlichen Bedingungen vor Ort
- Genehmigte Verfahren wurden nicht eingehalten, und Qualitätsmängel wurden vom Projektteam festgestellt
Wer kann einen NCR ausstellen?
Ein Bericht über eine Nichtkonformität wird in der Regel vom Projektberater ausgestellt. Der Bericht muss eine nicht anfechtbare Tatsache darstellen und klare und ausreichende Informationen zur Unterstützung der Behauptung enthalten. Der NCR folgt den vereinbarten Bedingungen für die Verfolgung und den Abschluss des Berichts, nachdem die entsprechenden Korrekturen vorgenommen wurden. Berichte über Nichtkonformitäten werden oft als Schulungsinstrumente für Teamleiter verwendet, um andere Mitarbeiter zu schulen und zu verhindern, dass sich ähnliche Situationen wiederholen.
Folgen von Nichtkonformitätsberichten
Auch wenn Nichtkonformitätsberichte für die Qualitätskontrolle wichtig sind, können sie zusätzliche Probleme in den Vertrag einbringen. Manchmal werden NCRs von Finanzinstituten als Warnsignale angesehen oder können vom Auftragnehmer als schlechte Leistung identifiziert werden, was finanzielle Auswirkungen auf zukünftige Projekte haben kann. In manchen Situationen können NCRs die Tür zu Ansprüchen und sogar zu weiteren Schlichtungsverfahren öffnen. NCRs können auch zu Verzögerungen im Bauprozess führen, wenn zusätzliche Ressourcen benötigt werden, um die vom Bericht betroffenen Situationen oder Bereiche zu korrigieren. Ein NCR ist mit viel Papierkram und Nachforschungen verbunden, da die ausstellende Partei Informationen, Spezifikationen, Normen und Verfahren, die von der Situation betroffen sind, sammeln muss.
Was tun, wenn Sie einen NCR erhalten
Wenn Sie der Empfänger eines NCR sind, müssen Sie sofort handeln und mindestens die folgenden Schritte für eine schnelle Lösung befolgen:
- Setzen Sie sich mit der Person zusammen, die den NCR ausgestellt hat.
- Setzen Sie die Abhilfemaßnahme um und vergewissern Sie sich durch einen Kontrollprozess, dass das Problem angemessen gelöst wurde.
- Reagieren Sie mit einem förmlichen Schreiben oder einem anderen Dokument, in dem Sie den Prozess beschreiben, der zu der Aktion geführt hat, die den NCR ausgelöst hat, die Maßnahmen zur Lösung des Problems dokumentieren und die Schritte erläutern, die unternommen wurden, um ein erneutes Auftreten des Problems zu verhindern.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Gesprächspartner Ihrem Aktionsplan zustimmt und ihn abzeichnet.