Die größten Herausforderungen bei der Implementierung waren einige der politischen Hindernisse, die MedHub überwinden musste:

• Die Leitung der Universität von Michigan hatte noch nie einen externen ASP für den Umgang mit sensiblen Daten zugelassen
• MedHub musste Schnittstellen zu wichtigen internen Altsystemen entwickeln
• 88 Facharztprogramme, die mit Ad-hoc-Prozessen als 88 unabhängige „Lehen“ arbeiteten, waren sich nicht sicher, ob sie die neue Aufsicht wollten
• Man ging davon aus, dass sich die Assistenzärzte dagegen sträuben würden, sich einzuloggen, um ihre Aktivitäten und vor allem ihre Arbeitszeiten zu dokumentieren
• Die Finanzabteilung benötigte mehr als 11 verschiedene IRIS-Managementberichte, die bis zu den ½-Tages-Aktivitäten der Rotationspläne zurückverfolgt werden konnten

Die Lösung musste unbedingt umfassend und äußerst robust sein, und dennoch für alle Beteiligten einfach zu verstehen und zu handhaben sein. Außerdem war es wichtig, eine bessere Kommunikation zwischen allen Beteiligten zu fördern. Die Kommunikation war ein Bereich, der mit zunehmender Arbeitsbelastung und immer kürzer werdenden Fristen immer mehr an Bedeutung verlor. Es war von entscheidender Bedeutung, dass jede Gruppe die Aufgabe der anderen verstand und einen symbiotischen, synergetischen Ansatz entwickelte.

Die Lösung

In Zusammenarbeit mit dem internen Projektmanager von UM entwickelte MedHub einen Projektplan für die Implementierung und einen Schulungsplan, der den Schwerpunkt auf Kundenservice und -zufriedenheit legte. MedHub arbeitete weiter an der Verbesserung des Systems, wobei das Projekt von der Annahme ausging, dass niemand ein System zur Verwaltung von Assistenzarztzeiten nutzen wollte, und begann dann, so viel Nutzen wie möglich für alle Beteiligten einzubauen, um überflüssigen Aufwand zu verringern, die Daten sichtbarer zu machen und MedHub zu einem wesentlichen Bestandteil ihrer täglichen Routine zu machen.

Die GME wollte einen straffreien Ansatz, um Assistenzärzte und Dozenten für das System zu gewinnen, indem sie dazu gebracht wurden, sich anzumelden, anstatt sie zu zwingen. Es war wichtig, dass das System jedem Benutzer mindestens so viele wichtige Informationen liefert, wie er eingeben muss. MedHub verbesserte die Schnittstelle, um MedHub so intuitiv wie möglich zu gestalten, da die Ärzte und Dozenten zu beschäftigt waren, um ein Handbuch zu lesen oder an einer formellen Schulung teilzunehmen.

Das Ergebnis ist eine elegante Schnittstelle mit einem logischen Arbeitsablauf, der wichtige Informationen aus einer einzigen Quelle der Wahrheit kombiniert. Warnungen &, Erinnerungen, Fehlerkontrollen und Kommunikationstools sorgen dafür, dass Aufgaben erledigt werden, Daten sichtbar sind und jeder Beteiligte über die wesentlichen Informationen verfügt, die er zur Bewältigung seiner jeweiligen Aufgaben benötigt.

Das Ergebnis

MedHub hat den Standard gesetzt, an dem alle anderen ASPs an der Universität von Michigan gemessen werden. Im Jahr 2005 erneuerte die University of Michigan ihren Vertrag mit MedHub und führte institutsspezifische Systemverbesserungen durch, darunter:

• Umfassende Finanzierungs- und Budgetierungstools
• GME-initiierte institutionelle Bewertungsformulare
• LDAP-Single-Sign-On-Schnittstelle
• Direkte Schnittstellen zu Altsystemen
• Zahlreiche funktionale GME-Erweiterungen

Auf der Dienstleistungsseite hat MedHub seinen Endbenutzern gute Dienste geleistet. Wir sind immer verfügbar, um auf Telefon- und E-Mail-Anfragen zu reagieren. Unser Trouble-Ticket-System hat sich zu einem effektiven Mittel zur Lösung von Schulungsproblemen, allgemeinen Fragen und Verbesserungswünschen entwickelt. Die Reaktionszeit für die Beantwortung und Schließung von Trouble-Tickets beträgt während der Geschäftszeiten weniger als 6 Minuten. Der direkte IT-Zugang zu unserem Trouble-Ticket-System ermöglicht es der Informationstechnologie-Abteilung des University of Michigan Medical Center, die Effektivität des MedHub-Supports bei der Beantwortung von Kundenanfragen ständig zu überwachen und zu messen.

Das ASP-Modell hat es der internen Informationstechnologie-Abteilung von UM ermöglicht, sich auf andere Systeme und Probleme zu konzentrieren. Senkung der Betriebskosten und des internen Supports. In fünf Jahren kontinuierlicher Nutzung hat die MedHub-Produktionsumgebung eine Verfügbarkeit von mehr als 99,99 % erreicht.

MedHub hat der Universität von Michigan in einer Reihe von Bereichen eine Investitionsrendite gebracht:

• MedHub unterstützt sein eigenes System. Daher gibt es fast keine internen IT-Ressourcen für die Wartung und Unterstützung dieses Systems
• Reduzierter redundanter Verwaltungsaufwand
• Verbesserte Aufsicht und interne Kontrollen
• Verbesserte Eigenverantwortung der Assistenzärzte/Fellow für ihre eigene Ausbildung
• Verringerte Möglichkeit der Sanktionierung von Ausbildungsprogrammen durch verbesserte Dokumentation
• Effektivere Reaktion auf Audits
• Verbesserte Abrechnungs- und Rückerstattungsmöglichkeiten
• Reduzierung der für Verwaltungsaufgaben erforderlichen Vollzeitstellen
• Straffinierte Datenerfassung und -verteilung

„MedHub vereint eine Vielzahl von Daten, die früher von vielen verschiedenen Systemen oder auf Papier erfasst wurden, unter einem Dach. Es strafft die Arbeitsabläufe, so dass Beteiligte, die wenig miteinander zu tun haben, die Bedeutung der Rolle der anderen und das Gesamtbild verstehen.“

– Dr. Paul Gauger, M.D., Assistenzdirektor für medizinische Ausbildung und außerordentlicher Professor für endokrine Chirurgie, University of Michigan Health System.