Vertragsverhandlung ist der Prozess der Diskussion zwischen den Vertragsparteien, um die Vertragsbedingungen abzuschließen. Zu den Vertragsparteien eines Bauvertrags können Auftraggeber, Berater, Bauunternehmer, Subunternehmer und Lieferanten gehören, die oft unterschiedliche und manchmal gegensätzliche Interessen an Form und Inhalt des Vertrags haben. Die Vertragsverhandlungen beinhalten in der Regel ein gewisses Maß an Kompromissen auf beiden Seiten, um einen endgültigen Vertrag zu erreichen, der für alle Parteien annehmbar ist.

In Bauverträgen werden im Allgemeinen die Kosten, die Verpflichtungen der Parteien und das Programm für die Arbeiten festgelegt. Da es sich bei Verträgen um rechtsverbindliche Vereinbarungen handelt, deren Bedingungen bei Nichteinhaltung durch eine der Parteien durchgesetzt werden können, ist es wichtig, dass die Verhandlungen gründlich und detailliert geführt werden

Projekte können aufgrund der Vertragsbedingungen erfolgreich sein oder scheitern. Effektive Verhandlungen können dazu beitragen, zeitraubende und kostspielige Forderungen und Streitbeilegungsverfahren zu vermeiden.

Zu den Elementen eines Vertrags, die Verhandlungen erfordern können, gehören:

• Die Vertragssumme.
• Die Anfangs- und Endtermine.
• Die Flexibilität, das Bauprogramm zu ändern.
• Die Möglichkeit, Fristverlängerungen oder Schadenersatz zu fordern.
• Der Zeitrahmen für Zahlungen.
• Versicherungsanforderungen, Garantien und Bürgschaften.
• Der Umfang der Arbeiten und Pflichten.
• Bewertung von Zahlungen und Abweichungen.
• Prüfungen und Inspektionen.
• Einsatz von Unterauftragnehmern oder Unterberatern.
• Wechsel von Beratern oder Beraterwechsel.

Die Vorbereitung ist ein wichtiger Teil der Verhandlung. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die richtigen Personen an den Verhandlungen teilnehmen und dass sie die volle Befugnis haben, eine Einigung zu erzielen, da es andernfalls notwendig sein kann, die Sitzung immer wieder zu unterbrechen und neu zu beginnen, während die Zustimmung eingeholt wird. Wenn die Verhandlungsparteien im Namen einer anderen Person handeln, müssen sie sich über die Grenzen ihrer Befugnisse im Klaren sein.

Bei Bauaufträgen koordiniert in der Regel der Vertragsverwalter die Verhandlungen mit dem/den bevorzugten Bieter(n). Die Verhandlungen können in verschiedenen Stadien vom Kostenberater, vom Vertragsverwalter, vom federführenden Planer, vom Architekten oder von einem Vertreter des Auftraggebers, z. B. einem Projektleiter, geführt werden.

Methoden für wirksame Vertragsverhandlungen sind u. a.:

• Verstehen der erforderlichen Elemente eines gültigen Vertrags.
• Verstehen der Ziele, die erreicht werden müssen.
• Analysieren aller verhandelbaren Bedingungen, die in den Vertrag aufgenommen werden sollen.
• Sammeln von Unterlagen zur Unterstützung der Verhandlungsposition. Dazu gehören auch Angebote von anderen Bietern, die als Vergleichsgrundlage dienen können.
• Erstellen einer Checkliste von Punkten, die während der Verhandlungen angesprochen werden sollen.
• Festlegen eines Zeitrahmens, innerhalb dessen eine Einigung erzielt werden soll.
• Ermitteln, wo es auf beiden Seiten Spielraum für Flexibilität oder Kompromisse gibt.
• Ermitteln, wie ein für beide Seiten zufriedenstellender Vertrag aussehen könnte.
• Anpassung der Sprache und der Vorgehensweise an die der anderen Partei, um Vertrauen zu schaffen – eine Technik, die als „Nivellierung“ bekannt ist.
• Vorbereitung eines Gegenangebots zu einem Vertragsentwurf.
• Kenntnis der Grenze, ab der es am besten ist, aus den Verhandlungen auszusteigen.
• Bereitstellung eines alternativen Auftragnehmers für den Fall, dass die Verhandlungen scheitern. Dies kann auch Druck auf den Auftragnehmer ausüben, eine Einigung zu erzielen.

Das Protokoll der getroffenen Vereinbarungen muss sorgfältig abgefasst und von beiden Parteien unterzeichnet werden, da es Teil der Vertragsunterlagen sein wird.

Nach den Verhandlungen koordiniert der Vertragsverwalter in der Regel die Erstellung eines Angebotsberichts. Der Auftraggeber prüft den Vergabebericht und weist gegebenenfalls Änderungen an den Ausschreibungsunterlagen an (z. B. wenn der vorgeschlagene Preis zu hoch ist). Bei Bedarf koordiniert der Vertragsverwalter die Anpassung der Ausschreibungsunterlagen und fordert von dem/den bevorzugten Bieter(n) ein überarbeitetes Angebot an.

Es gibt viele Eigenschaften, die für einen geschickten Verhandlungsführer als wichtig erachtet werden. Dazu gehören:

• Ein gutes Gedächtnis.
• Überzeugungskraft und eine schnelle Auffassungsgabe.
• Die Fähigkeit, sich auf die andere Partei einzustellen und ihr Vertrauen zu gewinnen.
• Gute Stressbewältigung.
• Effiziente Informationsaufbereitung.
• Die Fähigkeit, effektiv zuzuhören.
• Gutes Einfühlungsvermögen, um den Ansatz und die Meinung der anderen Partei einschätzen zu können.
• Bereitschaft, Zugeständnisse zu machen oder flexibel zu sein, wenn nötig.

Verwandte Artikel auf Designing Buildings Wiki

• Alternative Streitbeilegung.
• Artikel der Vereinbarung.
• Maßgeschneiderter Bauvertrag.
• Vertragsbruch.
• Bauvertrag.
• Auftragsvergabe.
• Vertragsbedingungen.
• Vertragsunterlagen.
• Vertragsdurchführung.
• Vertragsstrategie.
• Vertrag vs. unerlaubte Handlung.
• Verträge unter Siegel vs. unter der Hand.
• Grundzüge eines Vertrages.
• Form des Angebots.
• Wichtige Termine.
• Ausgehandelter Vertrag.
• Verhandlungstechniken.
• Vorvertragsmanagement.
• Vorvertragsbesprechung.
• Untervertrag.
• Angebotsauswertung.
• Angebotsverhandlungen.
• Bereich möglicher Vereinbarungen.