(Hinweis: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im September 2018 veröffentlicht und wurde aktualisiert, um die aktuellen Best Practices für die Beschaffung von Microsoft widerzuspiegeln.)

Das EA-Programm von Microsoft ist für Unternehmen konzipiert, die große Verpflichtungen für Microsoft-Produkte eingehen. Es gibt drei Arten von Produkten, die man im Rahmen des Enterprise Agreement erwerben kann: Unternehmensprodukte, Zusatzprodukte und Online-Dienste.

Das „Unternehmensprodukt“ ist das, was ein Enterprise Agreement, nun ja, „unternehmensgerecht“ macht. Es gibt mehrere Produkte, die als Enterprise-Level eingestuft werden – Office Professional, das Windows-Betriebssystem, die Core- oder Enterprise-Client-Access-Lizenz und einige Office 365-Abonnements. Ein Kunde muss sich dafür entscheiden, ein „Enterprise“-Produkt für alle seine qualifizierten Benutzer oder qualifizierten Geräte zu erwerben. Sie können zum Beispiel nicht sagen: Wir haben 10.000 Geräte, aber wir schließen einen EA für 5.000 Geräte ab. Das „Zusatzprodukt“ umfasst die meisten anderen Produkte – Visio, Project, Windows Server, Exchange Server, usw. – und diese Produkte können à la carte erworben werden.

Sie erhalten bei Abschluss des Enterprise Agreements unbefristete Nutzungsrechte für Enterprise und Zusatzprodukte. Online-Services hingegen sind Produkte, für die Sie während der Vertragslaufzeit nur temporäre Nutzungsrechte erhalten. Sie erhalten niemals unbefristete Lizenzen für ein Online Services-Produkt. Microsoft geht natürlich für viele seiner Produkte, insbesondere für die Microsoft 365-Produkte, zu einem Abonnementmodell über.

Einer der Vorteile des EA-Programms besteht darin, dass Sie die unbefristet bereitgestellten Lizenzen nur einmal im Jahr zählen müssen. Anders ausgedrückt: Sobald Sie dem Vertrag eine unbefristete Lizenz hinzugefügt haben, dürfen Sie im Laufe des Jahres so viele Instanzen bereitstellen, wie Sie möchten. Sie sind jedoch verpflichtet, die Anzahl der bereitgestellten inkrementellen Lizenzen zu zählen und die Zahlung am Ende des Jahres an Microsoft zu übermitteln. Die Online-Dienste werden in der Regel auf monatlicher Basis lizenziert. Microsoft gestattet Ihnen jedoch, in dem Monat, in dem Sie mit der Nutzung der zusätzlichen Online-Dienste beginnen, eine Reservierung vorzunehmen (im Grunde eine Bestellung aufzugeben) und die Zahlung bis zum Jahresende aufzuschieben.

Wie zählen Sie also die Anzahl der bereitgestellten Instanzen von Microsoft-Produkten? Einige Kunden verwenden ausgefeilte Asset-Management-Systeme, mit denen sie ihre Umgebung scannen und Bereitstellungsberichte im Handumdrehen erstellen können. Andere führen über das ganze Jahr hinweg sorgfältig Buch über die schrittweise Bereitstellung. Je größer das Unternehmen ist, desto komplexer ist der Prozess. Letztendlich müssen Sie jedoch am Ende des Jahres einen True-up-Bericht bei Microsoft einreichen und für jede zusätzliche Nutzung bezahlen.

Hinzufügen neuer Produkte zu Ihrem Microsoft EA

Kunden, die den Microsoft EA ausführen, sollten sich darüber im Klaren sein, dass der Vertrag streng definierte Prozesse für das Hinzufügen neuer Produkte zum Vertrag enthält. Sie können Produkte für zuvor nicht bestellte Produkte „hinzufügen“, oder Sie können die zusätzliche Nutzung für zuvor bestellte Produkte über den jährlichen „True-up“-Prozess hinzufügen:

f. Hinzufügen von Produkten.

(i) Hinzufügen neuer, zuvor nicht bestellter Produkte. Neue Unternehmensprodukte oder Unternehmens-Onlinedienste können jederzeit durch Kontaktaufnahme mit einem Microsoft Account Manager oder Softwareberater hinzugefügt werden. Neue zusätzliche Produkte, bei denen es sich nicht um Onlinedienste handelt, können verwendet werden, wenn eine Bestellung in dem Monat aufgegeben wird, in dem das Produkt zum ersten Mal verwendet wird. Für zusätzliche Produkte, bei denen es sich um Onlinedienste handelt, ist vor der Nutzung eine Erstbestellung für den Onlinedienst erforderlich.

(ii) Hinzufügen von Lizenzen für zuvor bestellte Produkte. Zusätzliche Lizenzen für zuvor bestellte Produkte, bei denen es sich nicht um Online-Dienste handelt, können jederzeit hinzugefügt werden, müssen jedoch in der nächsten True-Up-Bestellung enthalten sein. Zusätzliche Lizenzen für Online-Dienste müssen vor der Nutzung bestellt werden, es sei denn, die Online-Dienste sind (1) in den Produktbedingungen als true-up-fähig gekennzeichnet oder (2) als Teil anderer Lizenzen enthalten.

g. True-up-Anforderungen. Der eingeschriebene Partner muss eine jährliche True-up-Bestellung einreichen, die alle Änderungen seit der Erstbestellung oder der letzten Bestellung berücksichtigt. Wenn es keine Änderungen gibt, muss anstelle eines True-up-Auftrags eine Aktualisierungserklärung eingereicht werden.

(i) Unternehmensprodukte. Für Unternehmensprodukte muss der eingeschriebene Partner die Anzahl der qualifizierten Geräte und qualifizierten Benutzer (bei der Bestellung von benutzerbasierten Lizenzen) zum Zeitpunkt der True-up-Bestellung ermitteln und zusätzliche Lizenzen für alle qualifizierten Geräte und qualifizierten Benutzer bestellen, die nicht bereits durch bestehende Lizenzen abgedeckt sind, einschließlich aller Unternehmens-Onlinedienste.

(ii) Zusatzprodukte. Für zusätzliche Produkte, die zuvor im Rahmen dieser Registrierung bestellt wurden, muss der eingeschriebene Partner die maximale Anzahl der zusätzlichen Produkte bestimmen, die seit der Erstbestellung, der letzten True-Up-Bestellung oder dem vorherigen Jahrestag verwendet wurden, und eine True-Up-Bestellung einreichen, die eine Erhöhung berücksichtigt. Für Onlinedienste, die in den Produktbedingungen als für einen True-up in Frage kommend gekennzeichnet sind, kann der eingeschriebene Partner die zusätzlichen Lizenzen vor der Nutzung reservieren, und die Zahlung kann bis zur nächsten True-up-Bestellung aufgeschoben werden. Microsoft wird dem eingeschriebenen Mitglied und seinem Softwareberater einen Bericht über die reservierten Lizenzen, die über die bestehenden Bestellungen hinausgehen, zur Verfügung stellen. Reservierte Lizenzen werden rückwirkend für den Monat in Rechnung gestellt, in dem sie reserviert wurden.

Dies ist ein Bereich der Lizenzierung, bei dem NPI seinen Kunden häufig helfen muss.

Zeitliche Überlegungen für Ihren nächsten Microsoft EA True-up

Wann ist der True-up an Microsoft fällig? Das neueste Enterprise Enrollment besagt Folgendes:

(iv) True-up order Period. Die True-up-Bestellung oder -Update-Erklärung muss zwischen 60 und 30 Tagen vor jedem Jahrestag der Registrierung bei Microsoft eingehen. Die True-up-Bestellung oder die Aktualisierungserklärung für das dritte Jahr ist innerhalb von 30 Tagen vor dem Ablaufdatum fällig, und Lizenzreservierungen innerhalb dieser 30-Tage-Frist werden nicht akzeptiert. Angemeldete Partner können True-up-Bestellungen häufiger einreichen, um der gestiegenen Produktnutzung Rechnung zu tragen, aber eine jährliche True-up-Bestellung oder Aktualisierungserklärung muss immer noch während des jährlichen Bestellzeitraums eingereicht werden.

Dies scheint klar zu sein und besagt, dass für die ersten beiden Jahre Ihrer Vereinbarung der True-up mindestens 30 Tage vor dem Jahrestag der Vereinbarung fällig ist. Im dritten Jahr? Innerhalb von 30 Tagen vor dem Auslaufdatum. Beachten Sie die Verwendung des Wortes „innerhalb“ 30 Tage vor dem Ablaufdatum und nicht „bis“. Microsoft verwendet oft (fälschlicherweise) die letztere Interpretation und teilt den Kunden mit, dass diese Aussage bedeutet, dass der Bericht 30 Tage vor Ablauf des Vertrags fällig ist. Es ist zwar vernünftig, dass Microsoft das Wachstum im letzten Jahr kennt, um ein Kundenpreisblatt für den Verlängerungsvertrag zu erstellen, aber Ihre Verpflichtung besteht einfach darin, den Bericht vor Ablauf des Vertrags einzureichen.

Online-Reservierungen sind die Methode, die verwendet wird, um zusätzliche Benutzer für Online-Produkte hinzuzufügen, mit der Anforderung, dass Bestellungen auf monatlicher Basis eingereicht werden müssen (um zusätzliche Benutzer im Microsoft-Portal zu aktivieren). Bei dieser Methode wird die Zahlung bis zum nächsten Jahrestag des Vertrags aufgeschoben. Beachten Sie, dass Microsoft keine Lizenzreservierungen im letzten Monat der Vertragslaufzeit zulässt. Während die meisten Kunden wissen, wie viele Benutzer sie im letzten Monat benötigen (und eine neue Reservierung im vorletzten Monat der Registrierung anfordern), kann es vorkommen, dass sehr große Kunden längere Verhandlungen erwarten, die über das Ablaufdatum des Vertrags hinausgehen können.

Wenn Sie glauben, dass dies bei Ihrer Organisation der Fall sein könnte (was nicht sehr ungewöhnlich ist), ist es wichtig, eine Reservierung im vorletzten Monat einzureichen, um Ihre Run-Rate für den letzten Monat und vielleicht den ersten Monat des Verlängerungsvertrags zu decken. Zugegeben, Sie zahlen nur bis zum Ende des aktuellen Registrierungszeitraums, aber Sie haben den Vorteil, dass Sie diese zusätzlichen Benutzer im letzten Monat der Registrierung hinzufügen können, um den letzten Monat und – vielleicht – den ersten Monat des Verlängerungsvertrags zu überbrücken, während Sie noch über Ihren Verlängerungsvertrag verhandeln.

Erinnern Sie sich: Microsoft EA True-Ups sollten nicht auf Autopilot durchgeführt werden. Wie bei jedem Kauf oder jeder Erneuerung von Microsoft gibt es Möglichkeiten zur Optimierung.

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