Management by Exception (MBE) ist eine Managementstrategie, bei der Manager nur dann eingreifen, wenn es signifikante Abweichungen von geplanten Ergebnissen gibt. Dies können entweder betriebliche oder finanzielle Ergebnisse sein.

Management by Exception. Fordern Sie nur dann eine Berichterstattung, wenn es eine Abweichung vom Plan gibt.

Angenommen, die Unternehmen stellen kompetente Mitarbeiter ein, so sind diese durchaus in der Lage, ihre Aufgaben ohne Eingreifen des Managements zu bewältigen. Indem sie sich auf die strategischen Unternehmensziele und -pläne konzentrieren, können die Manager den Wert ihres Beitrags zum Unternehmen steigern. Wenn die Leistung jedoch nicht den Erwartungen entspricht, sollten die Führungskräfte eingreifen. Dies sind die „Ausnahmen“, in denen Managementmaßnahmen erforderlich sind, um sicherzustellen, dass das Unternehmen seine Ziele erreicht.

Wie Management by Exception funktioniert

Management by Exception besteht aus vier Schritten:

Wichtige Anmerkung

Sie fragen sich wahrscheinlich, wer wir sind. Tallyfy ist ein Produkt, das Ihre Geschäftsprozesse vereinfacht und automatisiert. Es ist das Geheimnis eines reibungslosen Betriebsablaufs. Statt Prozessdiagramme zu erstellen (die sich niemand anschaut), Dokumentationen zu erstellen (die Sie nur lesen und nie umsetzen können), E-Mails zu schreiben, zu chatten und Chaos zu verursachen, können Sie jeden Prozess in Ihrem Unternehmen innerhalb von Sekunden erstellen und ausführen.

Sich mit einfachen und billigen Projekt- oder Aufgabenmanagement-Tools zufrieden zu geben, ist der größte Fehler, den Sie machen können. Sie bekommen das, wofür Sie bezahlen. Wenn Sie versuchen, einen Cent zu sparen, werden Sie einen Dollar verlieren. Vergeudete Zeit (bei 40 Dollar/Stunde) ist viel teurer als die Kosten für die Software. Es besteht ein großer Unterschied zwischen Prozessmanagement und Projekt- oder Aufgabenmanagement. Prozesse bauen Stress ab, machen die Dinge vorhersehbar – und helfen Ihnen, zu wachsen und effizienter zu werden. Projekte und Aufgaben sind nur ad-hoc, unberechenbares Chaos.

Es ist wichtig, diesen Zusammenhang zu verstehen, bevor Sie weiterlesen. Erfolgreiche Menschen sind klug genug, die Art und Weise, wie sie „im Moment“ arbeiten, grundlegend zu ändern und sich selbst und alle anderen mit neuen Ideen zu überraschen. Sie können sofort damit aufhören, jeden Tag gegeneinander anzukämpfen – und mehr persönlichen Erfolg in Ihrer Karriere erzielen, indem Sie die moderne Art und Weise einführen, Aufgaben zu erstellen, zu verfolgen und sogar Spaß mit Ihren Mitarbeitern zu haben.

Allerdings … Entschuldigung für die Unterbrechung! Fahren wir mit dem Rest des Artikels fort.

  1. Ziele festlegen und definieren, was die Norm sein sollte
  2. Leistung bewerten, um festzustellen, ob die Leistung auf dem richtigen Weg ist
  3. Arbeit oder Aufzeichnungen analysieren, um festzustellen, wo die Leistung von den Zielen abweicht
  4. Ausnahmen von der Norm untersuchen und lösen

Klingt einfach, oder? Die Realität ist jedoch nicht so einfach, wie es sich anhört.

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  1. Ziele setzen

Der erste Schritt im Prozess des „Management by Exception“ besteht darin, realistische Ziele zu setzen, die als Benchmark dienen. Zu den Schlüsselbereichen könnten Umsatz, Produktion und Ausgaben gehören. Leider können Sie nicht einfach sagen: „Ich möchte diesen Monat Produkte im Wert von einer Million Dollar verkaufen“, wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, könnte das Ziel unerreichbar sein. Wenn es sich um ein großes Unternehmen handelt, könnten Sie sein Potenzial unterschätzen.

Unternehmen sehen sich normalerweise Aufzeichnungen an, um die richtigen Normen zu ermitteln. Wenn Sie einen kleinen Prozentsatz an Wachstum einplanen wollen, nur zu, aber seien Sie realistisch. Budgets sind ein guter Ausgangspunkt. Denn wenn Sie die Kosten begrenzen und Ziele für Umsatz und Gewinn festlegen, können Sie damit die Fortschritte überwachen.

Aber Sie sollten nicht zu spät reagieren. Schon ein Monat mit Abweichungen kann Sie teuer zu stehen kommen, wenn Sie die Abweichung erst am Monatsende bemerken. Ziehen Sie in Erwägung, die Ziele und die Überwachung in kleinere Einheiten aufzuteilen, die es dem Management ermöglichen, zu reagieren.

Nachdem Sie nun Ziele haben, können Sie definieren, was eine Abweichung ist. Eine Abweichung von null Prozent über oder unter dem Zielwert sollte kein Grund zur Aufregung sein. Was also ist eine Abweichung, die ein Eingreifen des Managements erfordert?

Anmerkung am Rande

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Wie dem auch sei … wir machen da weiter, wo wir oben aufgehört haben.

In komplexen Unternehmen werden statistische Kontrollkarten erstellt, um die Auswirkungen von Abweichungen zu ermitteln, aber wenn Ihr Unternehmen ein relativ einfaches ist, sollten gesunder Menschenverstand und ein bisschen Zahlenrechnen Ihnen die Antworten liefern.

  1. Leistungsbewertung

Bevor Sie die Leistung bewerten können, benötigen Sie genaue Leistungsdaten in Echtzeit. Welche Daten werden Sie sammeln? Wie werden Sie sie erheben? Wie oft werden Sie sie auswerten? Die ersten beiden Fragen hängen von Ihnen und Ihrem Unternehmen ab, aber auf die letzte gibt es eine allgemeine Antwort: Je häufiger Sie die Leistungsdaten auswerten können, desto schneller werden Sie Abweichungen erkennen, untersuchen und beheben können.

Da die manuelle Erfassung zahlreicher Daten noch mehr Zeit in Anspruch nehmen kann, als durch das Management nach Ausnahmeregeln eingespart werden soll, ist eine automatisierte Aufzeichnung und Analyse am besten. Software, die Arbeitsabläufe überwacht, Berichte erstellt und analysiert, und Buchhaltungssoftware, die Finanzanalysen erstellt, sind Beispiele für Software, die Sie nützlich finden werden.

  1. Analysieren Sie Ihre Abweichungen

Sehr selten werden Sie Ergebnisse erhalten, die bis ins kleinste Detail Ihren Zielen entsprechen. Es hat jedoch keinen Sinn, unbedeutende Abweichungen zu untersuchen, daher basiert die Analyse auf der Signifikanz. Bei der Analyse Ihrer Berichte werden Sie zu einer von zwei Schlussfolgerungen kommen:

  • Es gab keine signifikante Abweichung. In diesem Fall gibt es keinen weiteren Handlungsbedarf.
  • Eine oder mehrere Abweichungen sind signifikant. Wenn Sie zu diesem Schluss kommen, ist es an der Zeit, Maßnahmen zu ergreifen. Wenn die Daten von einem Mitarbeiter oder einer untergeordneten Führungskraft analysiert werden, muss dieser/diese wissen, wer die erforderlichen Maßnahmen ergreift und was er/sie seinen/ihren Vorgesetzten zu melden hat.

Wenn Sie eine Abweichung behandeln, ist der erste Schritt, herauszufinden, warum sie passiert ist. Es könnte sich einfach um einen Fehler in den Daten handeln. Es könnte aber auch einen sehr guten Grund für die Abweichung geben. Wenn Sie z. B. Eiscreme verkaufen, kann ein kühler Tag zu einem Einbruch der Verkaufszahlen führen. Abweichungen können auch eine gute Sache sein. Vielleicht probieren Ihre Mitarbeiter einen effizienteren Prozess aus, oder es wurden erhebliche Kosten eingespart.

  1. Ausnahmen lösen

Nachdem Sie nun wissen, welche Leistungskriterien nicht erfüllt oder überschritten wurden und warum dies geschah, liegt es an Ihnen als Manager, zu entscheiden, welche Korrekturmaßnahmen zu treffen sind. Darüber hinaus müssen Sie entscheiden, ob die Ausnahme wahrscheinlich wieder auftreten wird und ob sie sich auf andere Ziele auswirkt. Die Veränderlichkeit des Geschäftsumfelds, sowohl intern als auch extern, bedeutet, dass Sie Ihre Benchmarks immer wieder überprüfen und überarbeiten müssen.

Angenommen, die Geschäftsausgaben sind um drei Prozent gestiegen. Müssen Sie Ihre Umsatzziele revidieren? Wäre es realistisch, dies zu tun? Gibt es Bereiche, in denen Sie Kosten einsparen könnten, um die Auswirkungen der gestiegenen Preise abzumildern? Wie werden sich diese Änderungen auf Ihre Benchmarks auswirken?

Vorteile von Management by Exception

Beste Nutzung der Managementzeit: Der offensichtlichste Vorteil des „Management by Exception“ ist die Art und Weise, wie die Führungskräfte ihre Zeit nutzen. Warum sollten sie Dinge, die gut laufen, überwachen, analysieren und mikromanagen? Wenn die Dinge gut laufen, können die Mitarbeiter ihre eigenen Entscheidungen treffen, so dass die Manager sich auf Entscheidungen konzentrieren können, die mit Problembereichen zusammenhängen.

Schnelle Reaktion: Wenn Ihre Überwachungssysteme reaktionsschnell und auf dem neuesten Stand sind, erkennt das Ausnahmemanagement etwaige Probleme rechtzeitig. Wenn automatisierte Systeme Sie sofort auf Probleme aufmerksam machen, ist das umso besser. Es bleibt keine Zeit, in der sich die Abweichung verschlimmern könnte.

Motiviert die Mitarbeiter zur Leistung: Die meisten Menschen mögen es, wenn sie ihre Arbeit mit minimalen Eingriffen des Managements erledigen können. Es erlaubt ihnen, Entscheidungen zu treffen, neue Dinge auszuprobieren, die zu besseren Ergebnissen führen, und hilft ihnen, sich ihre Aufgabenbereiche „zu eigen“ zu machen.

Nachteile von Management by Exception

Es ist nur so gut wie das System: Alle vier Schritte des Systems müssen sorgfältig gehandhabt werden. Wenn Sie zum Beispiel entschieden haben, dass eine 6-prozentige Abweichung signifikant ist, in Wirklichkeit aber eine 4-prozentige Abweichung schwerwiegende Folgen hat, verpassen Sie die Chance, einzugreifen, bevor der Schaden entsteht.

Braucht detaillierte Überwachung: Ohne automatisierte Überwachungssysteme wird es eine Menge manueller Datenerfassung und Berichterstattung geben. Das kostet Zeit, und Zeit kostet Geld.

Manager müssen in erster Linie Problemlöser sein: Die Fähigkeit, Probleme zu lösen, ist eine wesentliche Voraussetzung für gutes Management, aber manchmal hat die Führungskraft nicht alle Antworten. Die Mitarbeiter an vorderster Front wissen vielleicht schon, was zu tun ist, aber da sie bei Abweichungen ihre Vorgesetzten konsultieren müssen, kann Management nach Ausnahmen die Problemlösung sogar verzögern.

Es ist reaktiv: Wenn Sie Management by Exception in seiner reinsten Form anwenden, reagieren Sie nur auf Probleme. Wie wäre es, pro-aktiv daran zu arbeiten, dass sie gar nicht erst auftreten?

Tallyfy und Management by Exception

Wenn es um die Verwaltung und Überwachung von Arbeitsabläufen geht, ist Tallyfy das ultimative Werkzeug für Unternehmen. Es geht nicht nur darum, Arbeit zuzuweisen und sie von Hand zu Hand weiterzugeben, bis sie erledigt ist. Mit Tallyfy können Sie die Leistung in Echtzeit überprüfen, und mit Hilfe von Analysefunktionen können Sie die Ursache von Ausnahmen ermitteln.

Management nach Ausnahmen bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter extrem gut organisiert sein müssen und die Aufgaben systematisch angegangen werden müssen. Aber auch wenn Sie MBE nicht in seiner reinsten Form anstreben, ist eine systematische und organisierte Arbeitsweise eine gute Möglichkeit, die Effizienz zu verbessern. Und da Abweichungen leicht zu erkennen sind, bietet dies auch eine hervorragende Plattform für die Erprobung neuer Systeme, die weitreichende Auswirkungen auf die Gesamtproduktivität Ihres Unternehmens haben könnten.

Sobald werden Sie auf der Grundlage Ihrer verbesserten Leistung neue Maßstäbe setzen, also vereinbaren Sie noch heute einen Termin für ein Gespräch oder melden Sie sich für Ihre kostenlose Testversion an.

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