Niemand hat einen größeren Einfluss auf den Erfolg neuer Mitarbeiter als die Manager, die sie eingestellt haben. Und warum? Weil der einstellende Manager besser als jeder andere weiß, was seine Mitarbeiter leisten müssen und was sie brauchen – Fähigkeiten, Ressourcen, Verbindungen -, um voll leistungsfähig zu sein.

Manager haben auch das größte Interesse daran, ihre neuen Mitarbeiter effektiv einzuarbeiten. Untersuchungen haben gezeigt, dass neue Mitarbeiter durch eine systematische Einarbeitung 50 % schneller auf den neuesten Stand gebracht werden können, was bedeutet, dass sie schneller und effizienter in der Lage sind, zum Erreichen der gewünschten Ziele beizutragen. Ein effektives Onboarding senkt auch die Fehlerquote drastisch und erhöht das Engagement und die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen.

Je früher die Chefs mit der Unterstützung ihrer neuen Mitarbeiter beginnen, desto besser. Die Zeit zwischen der Annahme eines Angebots und dem Arbeitsantritt ist eine wertvolle Ressource, die genutzt werden kann, um den Prozess in Gang zu bringen. Aber auch wenn die neuen Mitarbeiter bereits im Unternehmen sind, gibt es viele Möglichkeiten, sie schneller auf den Weg zu bringen.

Natürlich muss man sich zunächst um die „Onboarding-Grundlagen“ kümmern – wie Dokumentation, Schulung zur Einhaltung von Vorschriften, Räumlichkeiten, Unterstützung und Technologie. Glücklicherweise leisten die meisten Unternehmen in diesen Bereichen recht gute Arbeit.

Die eigentliche Arbeit der Chefs beginnt mit der Integration der neuen Mitarbeiter. Hier sind sieben wichtige Wege, um dies zu erreichen:

Verstehen Sie ihre Herausforderungen.

Onboarding gehört zu den schwierigsten Arten von Arbeitsplatzübergängen. Warum? Weil neue Mitarbeiter, selbst wenn es sich um erfahrene Fachkräfte handelt, mit dem Unternehmen nicht vertraut sind, nicht verstehen, wie die Dinge wirklich funktionieren, keine festen Beziehungen haben und sich an eine neue Kultur anpassen müssen. Untersuchungen haben gezeigt, dass die Herausforderungen in den beiden letztgenannten Kategorien die Hauptgründe für eine schnelle Fluktuation sind. Neue Mitarbeiter müssen viel lernen und fühlen sich möglicherweise sehr verletzlich, auch wenn sie nach außen hin selbstbewusst wirken. Das ist umso wahrscheinlicher, wenn sie für ihren Job umgezogen sind und daher auch mit Veränderungen in ihrem Privatleben konfrontiert werden, oder wenn sie in eine höhere Dienstaltersstufe aufsteigen und sich an eine neue Führungsrolle gewöhnen müssen.

Einige reagieren darauf, indem sie auf Nummer sicher gehen und sich zu sehr an das halten, was sie bereits wissen; andere überkompensieren vielleicht und tun so, als hätten sie „die Antwort“, anstatt Fragen zu stellen und herauszufinden, wie sie einen Mehrwert schaffen können.

Daher ist es wichtig, dass die Vorgesetzten den neuen Mitarbeitern versichern, dass Lernen in den ersten Tagen wichtiger ist als Handeln.

Beschleunigen Sie den Lernprozess.

Je schneller ein neuer Mitarbeiter etwas über das Unternehmen und seine Rolle lernt, desto mehr wird er in den ersten kritischen Monaten leisten können. Um den Lernprozess zu beschleunigen, müssen sich die Führungskräfte zunächst darauf konzentrieren, was sie in drei Bereichen lernen müssen. Technisches Lernen ist ein Einblick in die Grundlagen des Unternehmens, wie Produkte, Kunden, Technologien und Systeme. Kulturelles Lernen bezieht sich auf die Einstellungen, Verhaltensnormen und Werte, die den einzigartigen Charakter des Unternehmens ausmachen. Beim politischen Lernen geht es darum, zu verstehen, wie Entscheidungen getroffen werden, wie Macht und Einfluss funktionieren, und herauszufinden, wessen Unterstützung sie am meisten brauchen.

Vorgesetzte sollten auch darüber nachdenken, wie sie neuen Mitarbeitern helfen können. Das bedeutet nicht nur, dass sie persönlich so früh wie möglich die besten verfügbaren Informationen bereitstellen, sondern auch darüber nachdenken, wer sonst noch am besten in der Lage ist, diese wichtigen Lektionen zu vermitteln.

Machen Sie sie zu einem Teil des Teams.

Es ist zwar möglich, dass neue Mitarbeiter unabhängig arbeiten, aber es ist wahrscheinlicher, dass sie Teil eines Teams (oder mehrerer Teams) sein werden. Je eher sie effektive Arbeitsbeziehungen zu ihren Kollegen aufbauen, desto besser, und es gibt eine Menge, was ein Personalleiter tun kann, um dies zu erreichen.

Der erste Schritt ist, sicherzustellen, dass das Team versteht, warum die Person eingestellt wurde und welche Rolle(n) sie spielen wird. Es ist auch wichtig, dass die Chefs neue Mitarbeiter so bald wie möglich nach ihrer Ankunft offiziell vorstellen und deutlich machen, dass von den Teams erwartet wird, dass sie ihren neuen Kollegen helfen, sich zu akklimatisieren und die Lernkurve voranzutreiben. Eine kleine anfängliche Investition an Zeit und Mühe, um den neuen Mitarbeiter in das Team einzubinden, wird sich langfristig in Form von Produktivität und Leistung auszahlen.

Binden Sie den neuen Mitarbeiter an die wichtigsten Interessengruppen.

Außerhalb des unmittelbaren Teams des neuen Mitarbeiters gibt es wahrscheinlich viele andere Interessengruppen, die nicht nur für sein Lernen, sondern auch für seinen Erfolg am Arbeitsplatz entscheidend sein werden. Und es ist vielleicht nicht offensichtlich, wer diese Leute sind, warum sie wichtig sind oder wie man am besten mit ihnen in Kontakt tritt.

Eine einfache Möglichkeit, wie Chefs diese Kontakte erleichtern können, ist, eine Liste mit Namen zu erstellen, einschließlich kurzer Notizen zu jedem, und sich dann vorzustellen und zu erklären, warum es wichtig ist, dass sie sich treffen. Vereinbaren Sie dann einen Termin, vielleicht in 30 bis 45 Tagen, um sich mit den Beteiligten zu treffen und sicherzustellen, dass das Netzwerk des neuen Mitarbeiters Gestalt annimmt.

Geben Sie ihnen eine Richtung vor.

Mitarbeiter können – oder sollten – erst dann mit der Arbeit beginnen, wenn der Chef klare Erwartungen stellt. Die richtige Anleitung hilft ihnen, drei wichtige Fragen zu beantworten:

• Was muss ich tun? Das bedeutet, dass sie ihre Ziele und den Zeitrahmen für deren Erreichung sowie die Maßnahmen zur Bewertung ihrer Fortschritte festlegen müssen.
• Wie soll ich vorgehen? Das bedeutet, dass sie genau angeben, welche Strategien sie zur Erreichung der Ziele anwenden sollen, einschließlich der Aktivitäten, denen sie Vorrang einräumen sollten und welchen nicht.
• Warum sollte ich mich motiviert fühlen, die Ziele zu erreichen? Dies bedeutet, dass eine Vision dessen vermittelt werden muss, was die Organisation erreichen will, und dass den neuen Mitarbeitern gezeigt werden muss, welche Rolle sie bei der Verwirklichung dieses Ziels spielen.

Selbst wenn die Erwartungen während des Einstellungsverfahrens erörtert wurden, ist ein eingehenderes Gespräch erforderlich, sobald die neuen Mitarbeiter anfangen, um sicherzustellen, dass sie nicht mit falschen Vorstellungen darüber kommen, was sie tun müssen, um erfolgreich zu sein.

Helfen Sie ihnen, erste Erfolge zu erzielen.

Frühe Erfolge sind für neue Mitarbeiter eine gute Möglichkeit, Vertrauen und Glaubwürdigkeit aufzubauen. Menschen, die neu in einem Unternehmen sind, wollen oft beweisen, dass sie alles können, und tappen in die Falle, dass sie versuchen, zu schnell zu viel zu übernehmen und sich dadurch zu sehr zu verausgaben.

Die Aufgabe der Führungskraft besteht darin, die neuen Mitarbeiter auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren, die sie vorrangig erledigen sollten, und ihnen Wege aufzuzeigen, wie sie bei diesen Zielen schnell Fortschritte machen können. Dazu gehört auch, dass man ihnen beibringt, wie sie auf eine Weise „punkten“ können, die mit der Unternehmenskultur vereinbar ist. Sie wollen, dass die Mitarbeiter ihre ersten Erfolge auf die richtige Art und Weise erzielen.

Betreuen Sie sie, damit sie erfolgreich sind.

Schließlich bieten Chefs, die es mit dem Onboarding ernst meinen, nicht nur intensive Unterstützung zu Beginn an und überlassen dann die neuen Mitarbeiter ihrem Schicksal, ob sie untergehen oder schwimmen. Es dauert seine Zeit, bis sich neue Mitarbeiter vollständig integriert haben und in der Lage sind, zu 100 % autonom und produktiv zu arbeiten, daher ist es wichtig, dass Personalverantwortliche weiterhin mit ihren Mitarbeitern in Kontakt bleiben und sie coachen. Das kann so einfach sein wie ein regelmäßiges „Wie läuft’s?“-Gespräch, vielleicht alle paar Wochen, bis es nichts mehr zu besprechen gibt.

Wenn Manager sehen, dass neue Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, sollten sie eingreifen. Es ist ein weit verbreiteter Fehler, neue Mitarbeiter zu behutsam zu behandeln und zu glauben, dass es am besten ist, ihnen Zeit für die Anpassung zu geben und dass sich anfängliche Probleme, z. B. mit den Beziehungen zu Kollegen und der kulturellen Anpassung, von selbst lösen werden. Dies kann jedoch leicht zu Teufelskreisen führen, in denen sich Mitarbeiter unwissentlich in Löcher graben, aus denen sie nicht mehr herauskommen. Je länger eine negative Dynamik anhält, desto schwieriger ist es, sie wieder rückgängig zu machen.

Wenn Chefs diese Leitlinien anwenden, sollten sie bedenken, dass es bei einem „effektiven Onboarding“ nicht nur darum geht, externen Mitarbeitern zu helfen. Mitarbeiter, die intern wechseln, können vor ebenso großen oder noch größeren Herausforderungen stehen. Dies gilt insbesondere dann, wenn sie aus anderen Abteilungen kommen, von anderen Kulturen geprägt wurden oder aus anderen Regionen kommen. Manager sollten den gleichen Ansatz verfolgen, um alle neuen Mitarbeiter in ihren Teams zu fördern.