Ein Nichterscheinen liegt vor, wenn ein Mitarbeiter keine vorherige Genehmigung für das Fehlen an einem freien Tag erhält und dann einfach nicht auftaucht oder sich nicht meldet. In manchen Fällen gibt es eine gute Entschuldigung, z. B. einen Autounfall. In den meisten Fällen erfordert das Nichterscheinen jedoch die Aufmerksamkeit der Unternehmensleitung.

Wenn Sie häufig mit dieser Situation konfrontiert werden, sollten Sie folgende Schritte unternehmen, um eine wirksame Richtlinie für das Nichterscheinen zu entwickeln:

Einführen einer Richtlinie für das Nichterscheinen

Installieren Sie eine Richtlinie in Ihrem Mitarbeiterhandbuch, die die Richtlinien für das Nichterscheinen bei der Arbeit umreißt. Darin sollten alle Fragen im Zusammenhang mit Abwesenheit behandelt werden, wie z. B.:

• Wie man Freizeit beantragt
• Wie man persönliche Tage nutzt
• Wie man mit Krankheitstagen in letzter Minute umgeht
• Wenn eine Dokumentation (unterschriebene Notizen) erforderlich ist
• Wie man mit anderen Teammitgliedern kommuniziert, um seine Schicht zu besetzen
• Folgen bei Nicht-Erscheinen, Nichterscheinen

Wenn alle Mitarbeiter die Richtlinien kennen und eine entsprechende Verzichtserklärung unterzeichnet haben, können Sie sie für das Nichterscheinen zur Verantwortung ziehen. Vergewissern Sie sich, dass in Ihrer Richtlinie dargelegt ist, was ein Nichterscheinen ist und welche Folgen ein solches Versäumnis hat.

Tipp: Es kann sogar ratsam sein, einen Anwalt für Arbeitsrecht zu beauftragen, Ihre Richtlinien zu prüfen, um sicherzustellen, dass sie in Ihrem Land rechtsverbindlich sind.

Die Richtlinie durchsetzen

Wenn Sie Ihre Richtlinie erstellt haben, müssen Sie sie konsequent durchsetzen und alle Mitarbeiter gleich behandeln.

In einigen Unternehmen wird eine Null-Toleranz-Politik verfolgt, bei der ein einziges Nichterscheinen zur Arbeit zur sofortigen Kündigung führen kann. In anderen wird das „3-Strike“-Verfahren angewandt, bei dem die Mitarbeiter beim ersten Mal eine schriftliche Verwarnung erhalten.

Beachten Sie diese Tipps bei der Durchsetzung der Regeln:

• Ziehen Sie die Person für ein persönliches Gespräch zur Seite. Sprechen Sie über das Problem. Erörtern Sie, wie sich das Zuspätkommen oder Nichterscheinen zur Arbeit auf die anderen Mitarbeiter und die Produktion auswirkt.
• Erörtern Sie, wie wichtig jeder Mitarbeiter, ob Vollzeit oder Teilzeit, für die Erfüllung der Kundenbedürfnisse ist.
• Erläutern Sie, dass der Arbeitgeber das Recht hat, dem Mitarbeiter zu kündigen, ganz gleich, wie wertvoll er ist, wenn er nicht erscheint.
• Bitten Sie den Mitarbeiter um eine Erklärung für das Nichterscheinen. Es kann sich um ein Problem der Zeitplanung handeln oder um mangelnde Motivation. Fragen Sie den Mitarbeiter, was seine langfristigen Ziele im Unternehmen sind. Erstellen Sie dann einen Aktionsplan zur Minimierung der Fehlzeiten am Arbeitsplatz.
• Etablieren Sie konkrete Konsequenzen für die Fehlzeiten. Dokumentieren Sie jeden Fall des Problems. Führen Sie die mit dem Mitarbeiter vereinbarten Maßnahmen durch.

Was auch immer Ihre Ziele sind, stellen Sie sicher, dass Sie sie gleichmäßig bei allen Mitarbeitern und der Geschäftsleitung durchsetzen. Damit senden Sie die Botschaft, dass Sie Abwesenheiten ohne Anruf nicht tolerieren.

Verbessern Sie Ihre Planungspraktiken

Viele Apps für die Mitarbeiterplanung bieten jetzt eine einfache und klare Möglichkeit, Freizeit zu beantragen, und, was noch wichtiger ist, geben ihnen die Möglichkeit, ihre eigenen Schichten zu besetzen.

Flexibilität am Arbeitsplatz ist ein großer Vorteil für die Mitarbeiter, also machen Sie es ihnen so einfach wie möglich, selbst Verantwortung zu übernehmen und bei Bedarf einen Ersatz zu finden.

Sie können auch eine Bereitschaftsliste einrichten, die eine Liste der Personen enthält, die sich bereit erklärt haben, zusätzliche Stunden zu übernehmen.

Hinweis: Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Software mit Bedingungen versehen, wenn Sie nicht anrufen oder nicht erscheinen. Wenn Mitarbeiter beispielsweise selbst einen Ersatz suchen, können Sie verlangen, dass diese Anträge zur Genehmigung an den Vorgesetzten geschickt werden.

Bringen Sie neuen Mitarbeitern die Regeln bei

Es ist wichtig, dass neue Mitarbeiter sofort über Ihre Anwesenheits- und Abwesenheitsrichtlinien informiert werden.

Als Arbeitgeber möchten Sie vielleicht eine Orientierungsveranstaltung oder ein erstes Treffen mit jedem neuen Mitarbeiter durchführen. Die neuen Mitarbeiter können beispielsweise ein oder zwei Stunden mit dem Personalverantwortlichen verbringen, um die Dokumentation und die arbeitsbezogenen Richtlinien zu besprechen – einschließlich des Nichterscheinens am Arbeitsplatz.

Bei diesem ersten Treffen sollten Sie:

• die Mitarbeiter über ihre Möglichkeiten informieren, sich krank zu melden oder Urlaubstage zu nehmen.
• Erklären Sie ihnen, wie wichtig es ist, dass jeder Mitarbeiter pünktlich zur Arbeit erscheint, um die Kunden zu bedienen oder die Produktivität aufrechtzuerhalten.
• Besprechen Sie die Schritte, um einen erkrankten Mitarbeiter zu ersetzen.

Durch diese Informationen werden neue Mitarbeiter nicht nur die Regeln kennen, sondern auch die Gründe dafür verstehen. Das kann dazu führen, dass sie die Regeln mehr respektieren.

Kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeitern

Eine letzte Überlegung für Arbeitgeber und Geschäftsinhaber besteht darin, die Gründe für diese Abwesenheiten zu untersuchen.

Wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern über die Gründe für diese Abwesenheiten sprechen, können Sie sie in Zukunft verhindern.

Ein paar häufige Gründe für das Nichterscheinen könnten sein:

• Mangelhafte Kommunikation über die Verfügbarkeit
• Mangelndes Verständnis der Regeln
• Inkonsequente Durchsetzung der Regeln
• Probleme mit der Terminplanung
• At-zu Hause
• Probleme mit dem Management und der Beziehung zu den Mitarbeitern
• Unternehmen verwendet keine Planungssoftware

Nutzen der Einführung einer No-Call, No-Show-Politik

Die Entwicklung und Umsetzung einer wirksamen Strategie für Abwesenheiten wird Zeit in Anspruch nehmen, aber es wird sich lohnen. Hier sind einige Vorteile, die Sie wahrscheinlich sehen werden, wenn Sie weniger nicht anrufen oder nicht erscheinen:

• Gesteigerte Produktivität und Moral der Mitarbeiter
• Weniger Geldverschwendung für Überstunden&Angestellte, die für ihre Abwesenheit bezahlt werden
• Verbesserte Kommunikation zwischen Managern und Teammitgliedern

Natürlich werden Mitarbeiter krank, haben Notfälle oder brauchen von Zeit zu Zeit freie Tage. Das ist zu erwarten. Was nicht akzeptabel ist, ist das Nichterscheinen von Mitarbeitern. Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen und Ihrem Team helfen, mit der Situation effektiv umzugehen und Probleme in Zukunft zu vermeiden.