De mest udfordrende aspekter af implementeringen var nogle af de politiske forhindringer, som MedHub skulle overvinde:
- University of Michigan Executive Leadership havde aldrig godkendt en ekstern ASP til at håndtere følsomme data
- MedHub skulle udvikle grænseflader til væsentlige interne legacy-systemer
- 88 residency-programmer, der opererer med ad/hoc-processer som 88 uafhængige “fiefdoms”, var ikke sikre på, at de ønskede det nye tilsyn
- Det blev antaget, at beboerne ville modstå at logge ind for at dokumentere aktiviteter og – frem for alt – arbejdstimer
- Finansiering krævede over 11 forskellige IRIS-ledelsesrapporter, der kunne revideres tilbage til ½ dags aktivitet i turnusplanerne
Det var bydende nødvendigt, at løsningen var omfattende og ekstremt robust, og samtidig være let at forstå og administrere for alle interessentgrupper. Det var også vigtigt at fremme en bedre kommunikation på tværs af alle interessentgrupper. Kommunikation var et område, der blev ved med at blive udhulet, efterhånden som arbejdsbyrden steg og temperamenterne blev kortere. Det var afgørende for hver gruppe at forstå de andres mission og udvikle en symbiotisk synergieffekt.
Løsningen
I samarbejde med UM’s interne projektleder udviklede MedHub en implementeringsprojektplan og en uddannelsesplan, der lagde vægt på kundeservice og kundetilfredshed. MedHub fortsatte med at forbedre systemet ved at nærme sig projektet ud fra den antagelse, at ingen ville have lyst til at bruge et system til administration af opholdssteder, og begyndte derefter at indbygge så meget værdi som muligt for hver enkelt interessent for at mindske overflødig indsats, gøre data mere synlige og gøre MedHub til en vigtig del af deres daglige rutine.
GME ønskede en ikke-bødig tilgang til at tiltrække opholdssteder og fakultetet til systemet ved at give dem lyst til at logge ind i stedet for at tvinge dem til det. Det var vigtigt, at systemet returnerede mindst lige så mange vigtige oplysninger til hver enkelt bruger, som de blev bedt om at indtaste. MedHub forbedrede grænsefladen for at gøre MedHub så intuitiv som muligt, idet man forstod, at disse kandidater og fakultetet havde for travlt til at læse en manual eller deltage i formel uddannelse.
Resultatet er en elegant grænseflade med logisk arbejdsgang, der kombinerer vigtige oplysninger fra en enkelt sandhedskilde. Advarsler & påmindelser, fejlkontrol og kommunikationsværktøjer sikrer, at opgaverne bliver udført, at data er synlige, og at hver enkelt interessent har de væsentlige oplysninger, de har brug for til at administrere deres respektive opgaver.
Resultatet
MedHub har sat den standard, som alle andre ASP’er måles efter på The University of Michigan. I 2005 fornyede University of Michigan sin kontrakt med MedHub og stod i spidsen for institutionsspecifikke systemforbedringer, som omfatter:
- Udførlige finansierings- og budgetteringsværktøjer
- GME-initierede institutionelle evalueringsformularer
- LDAP single sign-on interface
- Direkte grænseflader med ældre systemer
- Numre funktionelle GME-forbedringer
På servicesiden har MedHub tjent sine slutbrugere godt. Vi er altid tilgængelige for at besvare telefoniske og e-mail-anmodninger. Vores system til fejlmeldinger er blevet et effektivt middel til at løse uddannelsesproblemer, generelle spørgsmål og anmodninger om forbedringer. Svartiden for besvarelse og lukning af fejlmeldinger er mindre end 6 minutter i åbningstiden. Direkte it-adgang til vores system til fejlmeldinger giver The University of Michigan Medical Center Information Technology Division mulighed for konstant at overvåge og måle MedHub Supports effektivitet i forbindelse med besvarelse af kunderne.
ASP-modellen har effektivt givet UM’s interne informationsteknologiafdeling mulighed for at fokusere på andre systemer og problemer. Mindskede driftsomkostninger og intern support. I fem års kontinuerlig brug har MedHub-produktionsmiljøet oversteget 99,99 % tilgængelighed.
MedHub har givet et investeringsafkast til The University of Michigan på en række områder:
- MedHub understøtter sit eget system. Derfor er der næsten ingen interne it-ressourcer afsat til vedligeholdelse og support af dette system
- Mindsket redundant administrativt arbejde
- Forbedret tilsyn og intern kontrol
- Forbedret “ejerskab” af residenter/stipendiater til deres egen uddannelse
- Mindsket mulighed for sanktionering af uddannelsesprogrammer gennem forbedret dokumentation
- Mere effektiv revisionssvar
- Forbedrede fakturerings- og godtgørelsesmuligheder
- Reduktion af FTE’er, der er nødvendige til administrative opgaver
- Streamlined dataindsamling og distribution
“MedHub bringer en masse data, der tidligere blev sporet af mange forskellige systemer eller på papir, under én paraply. Det strømliner arbejdsgangen, så interessenter med lidt til fælles forstår vigtigheden af de andres rolle og det store billede.”
– Dr. Paul Gauger, M.D., Assistant Director of Medical Education og Associate Professor of Endocrine Surgery, University of Michigan Health System.