Da produktchefer fylder det hvide felt mellem afdelinger og har så mange opgaver at jonglere med, skifter vi konstant mellem forskellige kontekster.

Det ene øjeblik skriver vi f.eks. en dagsorden til et møde, og i det næste øjeblik bliver vi sat ind i et krigsrum til løsning af en hastende fejl.

Kontekstskift medfører normalt store tab. Jeg vil nedenfor præsentere noget forskning, der viser den store negative indvirkning af kontekstskift.

Men samtidig har produktchefer normalt ikke den luksus at arbejde med uafbrudt tid, specielt fordi vi har så mange ansvarsområder og fylder det hvide rum ud.

Derfor vil vi undersøge kontekstskift i to artikler.

I denne første artikel vil jeg gennemgå omkostningerne ved kontekstskift, og jeg vil dele konventionelle råd om, hvordan man kan forhindre kontekstskift.

I vores anden artikel giver jeg bedste praksis for, hvordan du kan skifte kontekst mere effektivt i det meget sandsynlige scenarie, hvor du ikke kan forhindre det.

Så lad os tale om, hvorfor kontekstskift er utroligt dyrt, og hvad du kan gøre for at forhindre det.

Forskning har vist, at det at skifte kontekst påfører store omkostninger for folks produktivitet og effektivitet.

Den amerikanske psykologiske forening har for eksempel samlet flere undersøgelser om kontekstskift. En undersøgelse viste, at deltagerne mister tid til alle opgaver, når de skifter mellem flere opgaver, og at de mistede mest tid, når de skiftede mellem komplekse opgaver.

I Trello-bloggen står der, at omkostningerne ved tabt produktivitet på grund af multitasking er på 450 milliarder dollars. Dette økonomiske tab skyldes, at det i gennemsnit tager 25 minutter at genoptage en opgave efter at være blevet afbrudt, og at multitasking midlertidigt reducerer den mentale ydeevne.

The Sprk’d blog har dette praktiske diagram nedenfor, der viser, at for hvert ekstra projekt, der tages på samtidig, mister folk større og større andele af den produktive tid.

Denne dejlige tegneserie af Jason Heeris demonstrerer, hvad der sker, når man afbryder en programmør – hvilket sagtens kan overføres til, hvad der sker, når man afbryder en produktchef også.

Baseret på forskning, anekdoter og erfaringer står det ret klart, at kontekstskifte er yderst skadeligt for produktiviteten.

Så lad os tale om idealet – hvordan du kan forhindre, at kontekstskifte overhovedet sker.

Sådan forhindrer du kontekstskift

De fleste råd siger, at vi aktivt bør tilrettelægge vores dage, så vi har uafbrudt tid til at fokusere.

De mest produktive mennesker er ikke de mennesker, der har viljestyrke til at tvinge sig selv til at fokusere, men snarere dem, der ikke udsættes for kontekstskift af deres omgivelser.

Overfladisk set kan dette råd føles uanvendeligt. Vi er trods alt omgivet af distraktioner: Vi skal være opmærksomme på e-mails, på vores arbejdschat, på vores telefoner og på kolleger, der måske kommer til os.

Alligevel viser undersøgelse efter undersøgelse, at produktivitet og præstationer kommer af at undgå distraktion og fristelser.

I et populært blogindlæg af Benjamin Hardy udtaler forfatteren følgende: “Den bedste udnyttelse af dine valgmuligheder er bevidst at designe miljøer, der letter dine forpligtelser.”

På Trello-bloggen om produktivitet gives følgende råd: “Hvis du finder ud af, at du konstant bliver trukket væk fra dit arbejde af sms’er, så sluk for telefonens notifikationer, mens du arbejder i dybden; på den måde fjerner du alle de unødvendige beslutninger, der følger med din sms-vane (f.eks. om du skal stoppe arbejdet og kigge på sms’en, om du skal svare, eller om du skal fortsætte samtalen), og du kan bruge den energi på rent faktisk at få arbejdet gjort.”

I stedet for at overveje, hvordan du kan minimere kontekstskift på opgavespecifikt niveau, bør du overveje følgende taktikker for at minimere kontekstskift generelt.

1) Konsolider dine tilbagevendende mødetider sammen, væk fra din dybe arbejdstid. Asana og andre teknologivirksomheder har indført “No Meeting Wednesdays” som en tvangsfunktion for at tilskynde alle til at konsolidere møderne.

Du vil trods alt være meget mere produktiv, hvis du har en fast blok på 4 timer til at arbejde i stedet for at have spredte møder i løbet af dagen, da hvert møde tvinger dig til at kontekstskifte.

2) Fastlæg din svarplan. Du behøver ikke at svare på din chat eller dine e-mails i realtid.

Tænk på den reelle effekt af dine svartider – meget få initiativer vil mislykkes, blot fordi du tog 1 time om at svare i stedet for 1 minut.

Dette råd kan føles kontraintuitivt. De fleste af os nyder i hemmelighed at besvare e-mails, fordi det får os til at føle os produktive.

Men hver gang du svarer, skifter du imidlertid kontekst fra din aktive opgave. Følelser kan være vildledende – du føler dig måske produktiv, men du er måske ikke produktiv!

Sæt tidspunkter i din kalender, hvor du eksplicit skal svare på e-mails og chatte, og sluk derefter din telefon og luk dine e-mail- og chat-apps, indtil det er tid til at svare.

Jeg kan ærligt fortælle dig, at første gang jeg prøvede at gøre det, havde jeg en masse angst. Hvad nu, hvis jeg går glip af noget vigtigt?

Men efter at have holdt mig til eksplicitte svarskemaer i omkring en måned fandt jeg ud af, at min angst i stedet blev erstattet af en dyb tilfredshed. Det er skræmmende, men det er det hele værd.

Plus, hvis noget virkelig er utroligt vigtigt, og du tilfældigvis går glip af det, vil nogen finde dig personligt!

3) Planlæg kontortid. Giv dine kolleger klare regler for engagement og eksempler på, hvilke slags spørgsmål de kan stille i kontortid.

Dette råd er især relevant for produktchefer, der arbejder med meget synlige produkter eller produkter med høj adoption.

Du reducerer sandsynligheden for, at nogen henvender sig til dig med spørgsmål, mens du er midt i noget andet.

De fleste mennesker bruger deres sunde fornuft, når de henvender sig. Medmindre det haster, vil informerede interessenter generelt vente med deres spørgsmål til dit tilbagevendende diskussionstidspunkt.

4) Blokér tidspunkter til dyb fokusering.

Denne taktik er især relevant i situationer med høj løftestangseffekt, f.eks. når du skal fastlægge produktstrategien for resten af året.

Skemalæg et møde med dig selv i din kalender, og book et lokale til dette tidspunkt. Når jeg har kigget på tværs af kalendere, har jeg set, at disse “fokusmøder” varierer fra 2 timer til 4 timer, afhængigt af omfanget af den forestående opgave.

Informér dine holdkammerater og kolleger om, at du ikke må forstyrres i dette kritiske tidsrum, og fortæl dem, hvorfor du har brug for at fokusere.

Opnå eller afvis alle møder, der er i konflikt med dit fokusmøde.

Derved garanterer du, at du kan tage fat på det, der virkelig er vigtigt, i stedet for at tage fat på presserende, men ikke-kritiske opgaver.

5) Prioritér skånselsløst og afvis forpligtelser med lav prioritet.

Lad være med til møder, hvis dagsordenen ikke er klar. Lad være med at udfylde det hvide felt, hvis det ikke vil flytte nålen. Sig nej til de ting, der ikke betyder noget.

En måde at prioritere på er ved at bruge Eisenhower-boksen, som klassificerer opgaver efter vigtighed og hastende karakter og derefter anbefaler handlinger baseret på disse klassifikationer.

Husk – en del af produktstyring er at afgøre “hvilke beslutninger er faktisk de vigtigste?” Prioritering er nøglen til at levere effekt! Jo færre åbne forpligtelser du har, jo mindre sandsynligt er det, at du har brug for at skifte kontekst.

Summary

Kontekstskift er meget dyrt – det reducerer produktiviteten og effektiviteten. Denne kendsgerning gælder især for produktchefer, da vi kun kan træffe den bedste beslutning ved at have en dyb forståelse af den kontekst, der ligger bag beslutningen.

En af de bedste måder at håndtere kontekstskift på er at udforme din tidsplan, så du undgår kontekstskift.

For at gøre det skal du prøve følgende taktikker: konsolidér dine mødetider, fastlæg din svarplan, planlæg kontortid, blokér fokustid, og prioriter skånselsløst.

Da produktchefer udfylder det hvide felt, har vi naturligvis ikke altid mulighed for eller luksus til at omlægge vores tidsplan for helt at forhindre kontekstskift.

Derfor vil vi i vores næste artikel diskutere, hvordan du optimerer for kontekstskift.