En rapport om manglende overholdelse, eller rapport om manglende overholdelse eller NCR, er et byggerirelateret dokument, der omhandler afvigelser i specifikationerne eller arbejde, der ikke opfylder kvalitetsstandarderne. Rapporten bruges som en del af kvalitetskontrolprocesser ved at beskrive problemet i detaljer, hvordan det er opstået, og hvordan man kan forhindre, at det sker igen. En NCR bruges også til at finde en løsning med en kunde og dokumentere eventuelle korrigerende ændringer, der er foretaget.
Elementer i en rapport om manglende overholdelse
En rapport om manglende overholdelse skal som minimum indeholde følgende oplysninger:
- Hvad er hovedårsagen til NCR’en eller hvad der gik galt
- Hvorfor arbejdet ikke opfylder specifikationerne
- Hvad der kan gøres for at forhindre, at problemet opstår igen
- Forklaring af korrigerende foranstaltninger, der er truffet eller skal træffes
- Nøglepersoner, der er involveret i NCR’en, og specifikationer, der er berørt af NCR’en
Hvornår skal der udstedes en ikke-overensstemmelsesrapport?Konformitetsrapport
Der er mange almindelige scenarier i byggebranchen, som kræver udstedelse af en NCR:
- Arbejde, der ikke er udført som angivet i de godkendte Udstedt til konstruktionstegninger
- Arbejde, der ikke overholder de specificerede tolerancer som fastsat i projektspecifikationerne
- Arbejde, der udføres ved hjælp af ikkegodkendte metoder eller standarder
- Undlader at følge den godkendte test- og inspektionsplan
- Testresultater viser, at produktet ikke opfylder de fastsatte og godkendte standarder
- Materiale, der er anvendt, som ikke er godkendt som erstatning (lige eller lignende)
- Designet er ikke nøjagtigt og repræsenterer ikke de faktiske forhold i marken
- Den godkendte procedure blev ikke fulgt, og kvalitetsmangler er blevet identificeret af projektgruppen
Hvem kan udstede en NCR?
En rapport om manglende overholdelse udstedes typisk af projektkonsulenten. Rapporten skal præsentere en ikke-diskutabel kendsgerning og indeholde klare og tilstrækkelige backupoplysninger, der understøtter påstanden. NCR’en følger aftalte betingelser for sporing og lukning af rapporten, efter at der er foretaget passende korrektioner. Rapporter om manglende overholdelse bruges ofte som uddannelsesværktøjer for teamledere til at uddanne andre medarbejdere for at hjælpe med at forhindre, at lignende situationer opstår igen.
Konsekvenser af rapporter om manglende overholdelse
Selv om NCR’er er afgørende for kvalitetskontrollen, kan de indføre yderligere problemer i kontrakten. Nogle gange kan NCR’er af finansielle institutioner opfattes som røde flag eller kan af kontrahenten identificeres som situationer med dårlig præstation, hvilket kan have en potentiel økonomisk indvirkning på fremtidige projekter. I nogle situationer kan NCR’er åbne døren for krav og endda yderligere voldgiftsprocedurer. NCR’er kan også føre til forsinkelser i byggeprocessen, når der er behov for yderligere ressourcer til at rette op på de situationer eller områder, der er berørt af rapporten. Der er meget papirarbejde og research forbundet med en NCR, da den udstedende part skal indsamle oplysninger, specifikationer, standarder og liste over procedurer, der blev påvirket af situationen.
Hvad skal du gøre, når du modtager en NCR
Hvis du er modtager af en NCR, skal du handle hurtigt og som minimum følge disse trin for at få en hurtig løsning:
- Mødes med den person, der har udstedt NCR’en.
- Implementer den korrigerende handling, og sørg ved hjælp af en inspektionsproces for, at problemet er blevet løst på passende vis.
- Svar med et formelt brev eller et andet dokument, der beskriver den proces, der førte til den handling, der udløste NCR’en, dokumenterer den handling, der løser problemet, og forklarer de skridt, der er taget for at forhindre, at problemet gentager sig.
- Sørg for, at din modpart er enig i og underskriver din handlingsplan.