(Bemærk: Dette indlæg blev oprindeligt offentliggjort i september 2018 og er blevet opdateret for at afspejle den aktuelle bedste praksis for Microsoft-sourcing.

Microsofts EA-program er designet til virksomheder, der indgår store forpligtelser til Microsoft-produkter. Der er tre typer af produkter, man kan købe under Enterprise Agreement: Enterprise Products, Additional Products og Online Services.

Det er “Enterprise Product”, der gør en Enterprise Agreement til, ja, “enterprise”. Der er flere produkter, der er klassificeret som produkter på virksomhedsniveau – Office Professional, Windows-operativsystemet, Core- eller Enterprise Client Access-licensen og nogle Office 365-abonnementer. En kunde skal vælge at købe et “enterprise”-produkt for alle sine kvalificerede brugere eller kvalificerede enheder. Du ville f.eks. ikke kunne sige, at vi har 10.000 enheder, men lad os underskrive en EA for 5.000 enheder. Det “yderligere produkt” dækker de fleste andre produkter – Visio, Project, Windows Server, Exchange Server osv. – og disse produkter kan købes på à la carte-basis.

Du får evige brugsrettigheder til Enterprise og tillægsprodukter ved indgåelse af Enterprise-aftalen. Online-tjenester er dog de produkter, som du kun får midlertidige brugsrettigheder til i aftalens løbetid. Du modtager aldrig evige licenser til et Online Services-produkt. Microsoft er naturligvis ved at gå over til en abonnementsmodel for mange af sine produkter, især Microsoft 365-produkterne.

En af fordelene ved EA-programmet er, at du kun er forpligtet til at tælle de evige implementerede licenser én gang om året. Sagt på en anden måde: Når du har tilføjet en evighedslicens til aftalen, har du lov til at implementere så mange instanser, som du ønsker i løbet af året. Du er dog forpligtet til at tælle antallet af inkrementelle licenser, der er implementeret, og indsende betalingen til Microsoft i slutningen af året. Online Services-produkterne licenseres typisk på månedsbasis, men Microsoft tillader dig at foretage en reservation (i det væsentlige at afgive en ordre) i den måned, hvor du begynder at bruge de trinvise Online Services, og udskyder betalingen til slutningen af året.

Så, hvordan tæller du antallet af installerede forekomster af Microsoft-produkter? Nogle kunder anvender sofistikerede aktivstyringssystemer, der gør det muligt for dem at scanne deres miljø og oprette implementeringsrapporter i farten. Andre fører omhyggelige optegnelser over inkrementelle implementeringer i løbet af året. Jo større organisationen er, jo mere kompleks er processen. I sidste ende skal du dog i slutningen af året indsende en opgørelsesrapport til Microsoft og betale for eventuel inkrementel brug.

Tilføjelse af nye produkter til din Microsoft EA

Kunder, der udfører Microsoft EA, skal være opmærksomme på, at aftalen har nøje definerede processer for tilføjelse af nye produkter til aftalen. Du kan “tilføje produkter” for produkter, som du ikke tidligere har bestilt, eller du kan tilføje inkrementelt forbrug for tidligere bestilte produkter via den årlige “true-up”-proces:

f. Tilføjelse af produkter.

(i) Tilføjelse af nye produkter, der ikke tidligere er bestilt. Nye Enterprise-produkter eller Enterprise Online Services kan til enhver tid tilføjes ved at kontakte en Microsoft Account Manager eller Software Advisor. Nye yderligere produkter, bortset fra onlinetjenester, kan anvendes, hvis der foretages en bestilling i den måned, hvor produktet anvendes første gang. For Yderligere produkter, der er onlinetjenester, kræves der en første bestilling af onlinetjenesten før brug.

(ii) Tilføjelse af licenser til tidligere bestilte produkter. Yderligere licenser til tidligere bestilte produkter, der ikke er onlinetjenester, kan til enhver tid tilføjes, men skal medtages i den næste afstamningsordre. Yderligere licenser til onlinetjenester skal bestilles før brug, medmindre onlinetjenesterne (1) er identificeret som værende berettigede til afregning i produktbetingelserne eller (2) er inkluderet som en del af andre licenser.

g. Krav om opjustering. Registreret affiliate skal indsende en årlig afstregningsordre, der redegør for eventuelle ændringer siden den oprindelige ordre eller sidste ordre. Hvis der ikke er nogen ændringer, skal der indsendes en ajourføringserklæring i stedet for en ajourføringsordre.

(i) Virksomhedsprodukter. For virksomhedsprodukter skal den tilmeldte affiliate bestemme antallet af kvalificerede enheder og kvalificerede brugere (hvis der bestilles brugerbaserede licenser) på tidspunktet for afgivelsen af afstemningsordren og skal bestille yderligere licenser til alle kvalificerede enheder og kvalificerede brugere, som ikke allerede er dækket af eksisterende licenser, herunder eventuelle online virksomhedstjenester.

(ii) Yderligere produkter. For yderligere produkter, der tidligere er blevet bestilt under denne tilmelding, skal den tilmeldte affilierede part bestemme det maksimale antal yderligere produkter, der er anvendt siden den oprindelige bestilling, den seneste ajourføringsbestilling eller den forudgående jubilæumsdato, og indsende en ajourføringsbestilling, der tager højde for enhver forøgelse

(iii) onlinetjenester. For onlinetjenester, der i produktbetingelserne er identificeret som værende berettigede til afregning, kan den tilmeldte affiliate reservere de yderligere licenser før brug, og betalingen kan udskydes til den næste afregningsordre. Microsoft sender en rapport om reserverede licenser, der overstiger de eksisterende ordrer, til den tilmeldte partner og dennes softwarekonsulent. Reserverede licenser vil blive faktureret med tilbagevirkende kraft til den måned, hvor de blev reserveret.

Dette er et licensområde, som NPI ofte skal hjælpe kunderne med at gennemtænke.

Timing Overvejelser for din næste Microsoft EA True-up

Hvornår skal true-up’en til Microsoft? I den seneste Enterprise Enrollment står der følgende:

(iv) True-up ordreperiode. True-up-ordren eller opdateringsopgørelsen skal være modtaget af Microsoft mellem 60 og 30 dage før hver jubilæumsdato for Enrollment. Det tredje års opjusteringsordre eller opdateringserklæring skal indgives senest 30 dage før udløbsdatoen, og licensreservationer inden for denne 30-dages periode vil ikke blive accepteret. Enrolled Affiliate kan indsende afregningsordrer oftere for at tage højde for stigninger i produktforbruget, men en årlig afregningsordre eller opdateringsopgørelse skal stadig indsendes i løbet af den årlige ordreperiode.

Dette synes klart, idet det angiver, at i de første to år af din aftale skal afregningen ske mindst 30 dage før aftalens årsdag. Det tredje års opgørelse? Senest 30 dage før udløbsdatoen. Bemærk brugen af ordet “inden” 30 dage før udløbsdatoen i stedet for “senest”. Microsoft bruger ofte (fejlagtigt) sidstnævnte fortolkning og informerer kunderne om, at dette udsagn betyder, at rapporten skal afleveres 30 dage før aftalens udløb. Selv om det er rimeligt, at Microsoft forstår det sidste års vækst for at kunne udarbejde et kundeprisblad til fornyelsesaftalen, er din forpligtelse blot at indsende inden aftalens udløb.

Online-reservationer er den metode, der bruges til at tilføje inkrementelle brugere til onlineprodukter, med det krav, at ordrer skal indsendes på månedlig basis (for at aktivere inkrementelle brugere i Microsoft-portalen). Ved brug af denne metode udskydes betalingen til den næste årsdag for aftalen. Bemærk, at Microsoft ikke tillader, at der tilføjes licensreservationer i den sidste måned af aftalen. Mens de fleste kunder ved, hvor mange brugere de har brug for i den sidste måned (og anmoder om en ny reservation i den næstsidste måned af tilmeldingen), kan meget store kunder nogle gange forvente forlængede forhandlinger, der kan gå ud over aftalens udløbsdato.

Hvis du tror, at dette kan ske med din organisation (det er ikke voldsomt ualmindeligt), vil det være vigtigt at indsende en reservation i den næstsidste måned for at dække din run rate for den sidste måned og måske den første måned i fornyelsesaftalen. Indrømmet, du vil kun betale indtil udgangen af den nuværende tilmeldingsperiode, men du vil have den fordel, at du kan tilføje disse ekstra brugere i den sidste måned af tilmeldingen, så du kan overleve den sidste måned og – måske – den første måned i fornyelsesperioden, mens du stadig forhandler om din fornyelsesaftale.

Husk: Microsoft EA-testopgørelser bør ikke udføres på autopilot. Som ved ethvert Microsoft-køb eller fornyelse er der mulighed for optimering.

RELATERET INDHOLD

• Blog: Microsofts Cloud Economics Assessment – en revision i forklædning?
• Blog: Deep-dive Into Microsoft E5 Pricing – Er dette bundt optimalt til dine behov?
• Bulletin: Anatomi af en Microsoft Software License Audit
• Bulletin: Anatomi af en Microsoft Software License Audit
• Bulletin: 5 tips til at forhandle en Microsoft Enterprise Agreement
• NPI Service: Microsoft License and Cost Optimization Consulting