Kontraktforhandling er processen med drøftelser mellem parterne i en kontrakt for at færdiggøre betingelserne i kontrakten. Parterne i byggekontrakter kan omfatte bygherrer, konsulenter, entreprenører, underentreprenører og leverandører, og de vil ofte have forskellige, og undertiden modstridende, interesser i kontraktens form og indhold. Kontraktforhandlinger vil normalt indebære en vis grad af kompromis på begge sider for at nå frem til en endelig kontrakt, der er acceptabel for alle parter.

Byggekontrakter vil normalt specificere omkostningerne, parternes forpligtelser og programmet for arbejdet. Da kontrakter er juridisk bindende aftaler, hvis vilkår kan håndhæves i tilfælde af, at en af parterne ikke overholder dem, er det vigtigt, at forhandlingerne er grundige og detaljerede

Projekter kan lykkes eller mislykkes som et direkte resultat af vilkårene i kontrakten. En effektiv forhandling kan være med til at beskytte mod tidskrævende og dyre krav og tvistbilæggelsesprocedurer.

Nogle af de elementer i en kontrakt, der kan kræve forhandling, omfatter:

• Kontraktsummen.
• Start- og slutdatoer.
• Fleksibilitet med hensyn til at ændre byggeprogrammet.
• Mulighed for at kræve fristforlængelse eller erstatning.
• Tidsrammen for betalinger.
• Forsikringskrav, garantier og kautioner.
• Arbejdets omfang og opgaver.
• Værdiansættelse af betalinger og variationer.
• Prøvning og inspektioner.
• Brugen af underleverandører eller underkonsulenter.
• Novation af konsulenter eller konsulentskifte.

Forberedelse er en vigtig del af forhandlingen. Det er afgørende, at de rigtige personer deltager i forhandlingen, og at de har fuld bemyndigelse til at indgå en aftale, da det ellers kan være nødvendigt at udsætte og genindkalde hele tiden, mens der søges om godkendelse. Hvis forhandlingsparterne handler på vegne af andre, skal de være klar over, hvor grænsen for deres beføjelser går.

Typisk for bygge- og anlægskontrakter koordinerer kontraktadministratoren forhandlingerne med de(n) foretrukne tilbudsgiver(e). Forhandlingerne kan i forskellige faser ledes af omkostningskonsulenten, kontraktadministratoren, den ledende konstruktør, arkitekten eller af en repræsentant for kunden, f.eks. en projektleder.

Metoder til effektiv kontraktforhandling kan omfatte:

• Forståelse af de nødvendige elementer i en gyldig kontrakt.
• Forståelse af de mål, der skal opfyldes.
• Analyse af alle de vilkår, der kan forhandles, og som skal indgå i kontrakten.
• Indsamling af dokumentation til støtte for forhandlingspositionen. Dette omfatter tilbud fra andre tilbudsgivere, der kan fungere som sammenligningsgrundlag.
• Udarbejdelse af en tjekliste over punkter, der skal tages op under forhandlingerne.
• Fastsættelse af en tidsramme, inden for hvilken der skal indgås en aftale.
• Identifikation af, hvor der kan være en løftestang for fleksibilitet eller kompromis på begge sider.
• Identifikation af, hvordan en gensidigt tilfredsstillende kontrakt kunne se ud.
• Tilpasning af sprog og tilgang til at afspejle den anden parts sprogbrug og tilgang i et forsøg på at opbygge tillid – en teknik, der kaldes “leveling”.
• Udarbejdelse af et modtilbud til et kontraktudkast.
• Kendskab til, hvornår det er bedst at gå fra forhandlingerne.
• At have en alternativ entreprenør til rådighed i tilfælde af, at forhandlingerne mislykkes. Dette kan også lægge pres på entreprenøren for at opnå en aftale.

Det er nødvendigt, at referatet af de indgåede aftaler udarbejdes omhyggeligt og underskrives af begge parter, da det vil udgøre en del af kontraktdokumenterne.

Typisk vil kontraktadministratoren efter forhandlingen koordinere udarbejdelsen af en udbudsrapport. Kunden overvejer udbudsrapporten og giver om nødvendigt instrukser om ændringer i udbudsmaterialet (f.eks. hvis den foreslåede pris er for høj). Hvis der gives instrukser, koordinerer kontraktadministratoren tilpasninger af udbudsmaterialet og anmoder om et revideret tilbud fra den eller de foretrukne tilbudsgivere.

Der er mange egenskaber, som anses for at være vigtige for en dygtig forhandler. Disse kan omfatte:

• At have en god hukommelse.
• At være overbevisende og hurtig i hovedet.
• At være i stand til at “nivellere” og vinde den anden parts tillid.
• God til at håndtere stress.
• Effektiv til at forberede information.
• Evne til at lytte effektivt.
• God intuition i forhold til at kunne vurdere modpartens tilgang og mening.
• Villighed til at give efter eller være fleksibel, hvis det er nødvendigt.

Relaterede artikler på Designing Buildings Wiki

• Alternativ tvistbilæggelse.
• Aftalekontrakt.
• Aftalekontrakt.
• Skræddersyet byggekontrakt.
• Misligholdelse af kontrakt.
• Bygge- og anlægskontrakt.
• Tildeling af kontrakt.
• Kontraktvilkår.
• Kontraktdokumenter.
• Udførelse af kontrakten.
• Kontraktstrategi.
• Kontrakt v tort.
• Kontrakter under segl v under hånd.
• Væsentlige elementer i en kontrakt.
• Udbudsform.
• Nøgledatoer.
• Forhandlet kontrakt.
• Forhandlingsteknikker.
• Forhåndtering før kontraktindgåelse.
• Møde før kontraktindgåelse.
• Underkontrakt.
• Evaluering af tilbud.
• Tilbudsforhandlinger.
• Område for mulig aftale.