Management by exception (MBE) er en ledelsesstrategi, hvor ledere kun griber ind, når der er betydelige afvigelser fra de planlagte resultater. Det kan enten være operationelle eller finansielle resultater.

Manage by exception. Kræv kun rapportering, når der er en afvigelse fra planen.Brian Tracy

Såfremt virksomheder rekrutterer kompetente medarbejdere, kan de sagtens klare deres arbejde uden indgriben fra ledelsen. Ved at fokusere på strategiske forretningsmål og planer er lederne i stand til at øge værdien af deres bidrag til virksomheden. Men når præstationerne ikke lever op til forventningerne, bør lederne gribe ind. Det er de “undtagelser”, hvor det er nødvendigt med ledelsesmæssige tiltag for at sikre, at virksomheden opfylder sine mål.

Sådan fungerer Management by Exception

Management by Exception består af fire trin:

Vigtig note

Du undrer dig sikkert over, hvem vi er. Tallyfy er et produkt, der forenkler og automatiserer dine forretningsprocesser. Det er hemmeligheden bag en smidig drift. I stedet for at oprette procesdiagrammer (som ingen ser på), dokumentation (som du kun kan læse og aldrig handle på), e-mails, chats og kaos – kan du oprette og køre enhver proces i din virksomhed på få sekunder.

Det er den største fejltagelse, du nogensinde kan begå, hvis du vælger enkle og billige projekt- eller opgavestyringsværktøjer. Du får, hvad du betaler for. Hvis du forsøger at spare en cent – vil du miste en dollar. Spildt tid (til 40 $/time) er langt dyrere end prisen på software. Der er en stor forskel mellem processtyring og projekt- eller opgavestyring. Processer afhjælper stress, gør tingene forudsigelige – og hjælper dig med at vokse og blive effektiv. Projekter og opgaver er bare ad hoc, uforudsigeligt kaos.

Det er vigtigt at forstå denne sammenhæng, før du fortsætter med at læse. Succesfulde mennesker er kloge nok til fundamentalt at ændre den måde, de arbejder “lige nu” på, og forbløffe sig selv og alle andre med nye idéer. Du kan stoppe med at kæmpe opadgående kampe hver dag med det samme – og skabe mere personlig succes i din karriere ved at indføre den moderne måde at skabe, spore og endda nyde opgaver sammen med dine kolleger.

Og så alligevel … undskyld for afbrydelsen! Lad os genoptage resten af artiklen.

  1. Sæt målene og definér, hvad normen skal være
  2. Vurder præstation for at se, om præstationen er på rette spor
  3. Analyse af arbejde eller optegnelser for at fastslå, hvor præstationen afviger fra målene
  4. Undersøg og løs de undtagelser fra normen

Lader det nemt, ikke? Virkeligheden er dog ikke så let, som det kan lyde.

Søger du at dokumentere og køre dine processer?

Brug ikke MS Word eller Google Docs, og brug ikke flowdiagrammer.

Dokumentere dine processer ved hjælp af flowcharts ser måske kønt og flot ud – men du kan ikke køre dem. Endnu værre – ingen kigger på flowcharts.

SE HVORFOR HER

  1. Fastsættelse af mål

Det første skridt i processen med management by exception er at fastsætte realistiske mål, der kan bruges som benchmark. Nøgleområder kunne omfatte salg, produktion og udgifter. Desværre kan du ikke bare sige: “Jeg vil sælge produkter for en million dollars i denne måned.” Hvis du driver en lille virksomhed, kan målet være uopnåeligt. Hvis virksomheden er stor, kan du undervurdere dens potentiale.

Forretninger kigger normalt på optegnelser for at bestemme de korrekte normer. Hvis du ønsker at indbygge en lille procentdel af væksten, skal du gøre det, men vær realistisk. Budgetter udgør et godt udgangspunkt. Hvis du trods alt har fastsat grænser for omkostninger og mål for omsætning og overskud, kan du bruge dem til at overvåge udviklingen.

Men du ønsker ikke at reagere for sent. Selv en måned med afvigelser kan koste dig dyrt, hvis du først opfanger afvigelsen i slutningen af måneden. Overvej at opdele mål og overvågning i mindre bidder, der giver ledelsen mulighed for at reagere.

Nu, hvor du har mål, kan du begynde at definere, hvad der udgør en afvigelse. F.eks. bør nul komma én procent mere eller mindre end dit mål ikke være en togklods, så hvad udgør en afvigelse, der kræver ledelsesforanstaltninger?

Side note

Er du interesseret i virkelig nyttige analyser af de seneste tendenser inden for business tech og ops? Talking from the Trenches udgives hver anden uge af Tallyfy, og det er uundværligt. Du vil automatisk blive klogere og bedre informeret. Så – forlad ikke denne side uden at abonnere på den.

Også … vi fortsætter, hvor vi slap ovenfor.

I komplekse virksomheder udarbejdes statistiske kontroldiagrammer for at bestemme effekten af afvigelser, men hvis din virksomhed er relativt enkel, bør sund fornuft og lidt talregning give dig svarene.

  1. Vurdering af præstationer

Hvor du kan vurdere præstationerne, har du brug for nøjagtige præstationsregistreringer i realtid. Hvilke data vil du indsamle? Hvordan vil du indsamle dem? Hvor ofte vil du vurdere dem? De to første af disse spørgsmål afhænger af dig og din virksomhed, men det sidste spørgsmål har et generelt svar: Jo hyppigere du kan vurdere præstationsdata, jo hurtigere kan du opdage afvigelser, undersøge dem og afhjælpe dem.

Da det kan tage endnu mere tid at indsamle en masse data manuelt, end det er meningen, at management by exception skal spare, er det bedst med automatiseret registrering og analyse. Således vil software, der overvåger, rapporterer og analyserer arbejdsgange, og regnskabssoftware, der producerer finansielle analyser, være eksempler på software, som du vil finde nyttigt.

  1. Analyse af dine afvigelser

Du vil meget sjældent få resultater, der matcher dine mål ned til mindste detalje. Der er dog ingen mening i at undersøge ubetydelige afvigelser, så analysen er baseret på signifikans. Når du analyserer dine rapporter, vil du nå frem til en af to konklusioner:

  • Der var ingen signifikant afvigelse. I det tilfælde er der ikke behov for yderligere handling.
  • En eller flere afvigelser er signifikante. Hvis du når frem til denne konklusion, er det tid til at træffe foranstaltninger. Hvis dataene analyseres af en medarbejder eller en juniorleder, skal de vide, hvem der skal foretage den nødvendige handling, og hvad de skal rapportere til deres overordnede.

Hvis du håndterer en afvigelse, er det første skridt at se, hvorfor den er sket. Det kan simpelthen være en fejl i dataene. Alternativt kan der være en meget god grund til afvigelsen. Hvis du f.eks. sælger is, vil en kølig dag få dit salg til at styrtdykke. Afvigelser kan også være en god ting. Måske er dine medarbejdere ved at afprøve en mere effektiv proces, eller der er sket en betydelig besparelse på en forventet omkostning.

  1. Resolution af undtagelser

Nu ved du, hvilke præstationskriterier der ikke er blevet opfyldt eller overskredet, og hvorfor det er sket, er det op til dig som leder at beslutte, hvilke korrigerende handlinger der skal iværksættes. Derudover skal du beslutte, om det er sandsynligt, at undtagelsen vil gentage sig, og om den påvirker andre mål. Det foranderlige forretningsmiljø, både internt og eksternt, betyder, at du hele tiden skal revidere og revidere dine benchmarks.

Lad os sige, at forretningsudgifterne er steget med tre procent. Er du nødt til at revidere dine salgsmål? Ville det være realistisk at gøre det? Er der områder, hvor du kan spare på omkostningerne for at afbøde virkningerne af de stigende priser? Hvordan vil disse ændringer påvirke dine benchmarks?

Fordelene ved Management by Exception

Bedste brug af ledelsestid: Den mest indlysende fordel ved management by exception er den måde, hvorpå det påvirker den måde, lederne bruger deres tid på. Hvorfor overvåge, analysere og mikrostyre ting, der går glat? Når tingene går godt, kan medarbejderne træffe deres egne beslutninger, så lederne har friheden til at fokusere på beslutningstagning, der er relateret til problemområder.

Hurtig reaktion: Hvis dine overvågningssystemer er lydhøre og ajourførte, opdager ledelse ved hjælp af undtagelser eventuelle problemer i god tid. Hvis automatiserede systemer gør dig opmærksom på problemer med det samme, er det kun endnu bedre. Der er ikke tid til, at afvigelsen kan få en forstærket effekt.

Motiverer personalet til at præstere: De fleste mennesker kan lide at kunne komme videre med deres arbejde med minimal ledelsesindgriben. Det giver dem mulighed for at træffe beslutninger, prøve nye ting, der giver bedre resultater, og hjælper dem til at “eje” deres opgaveområder.

Ulemper ved Management by Exception

Det er kun lige så godt som systemet: Alle fire trin i systemet skal håndteres omhyggeligt. Hvis du f.eks. har besluttet, at en afvigelse på 6 procent er væsentlig, men i virkeligheden vil en afvigelse på 4 procent have alvorlige konsekvenser, vil du forpasse din chance for at gribe ind, før skaden er sket.

Behov for detaljeret overvågning: Uden automatiserede overvågningssystemer vil der være en masse manuel dataindsamling og rapportering. Det koster tid, og tid koster penge.

Ledere skal først og fremmest være problemløsere: Problemløsningsevner er afgørende for god ledelse, men nogle gange har lederen måske ikke alle svarene. Frontpersonalet ved måske allerede, hvad de skal gøre, men fordi de skal rådføre sig med deres ledere om afvigelser, kan ledelse ved hjælp af undtagelser endog forsinke problemløsningen.

Det er reaktivt: Hvis man indfører management by exception i sin reneste form, reagerer man kun på problemer. Hvad med at arbejde proaktivt for at forhindre, at de overhovedet opstår?

Tallyfy og Management by Exception

Når det gælder om at styre og overvåge arbejdsgange, er Tallyfy det ultimative værktøj for virksomheder. Det er ikke bare et spørgsmål om at allokere arbejde og sende det fra hånd til hånd, indtil det er færdigt. Du kan bruge det til at kontrollere ydeevnen i realtid, og analysefunktioner giver dig mulighed for at søge efter kilden til de undtagelser, du måtte se.

Administration efter undtagelse betyder, at dit personale skal være ekstremt organiseret, og at opgaverne skal gribes systematisk an. Men selv hvis du ikke sigter efter MBE i sin reneste form, er systematisk og organiseret en god måde at forbedre effektiviteten på. Og da afvigelser er lette at få øje på, giver det også en fremragende platform til at afprøve nye systemer, der kan have vidtrækkende konsekvenser for den samlede produktivitet i din virksomhed.

Snart vil du sætte nye benchmarks baseret på din forbedrede ydeevne, så hvorfor ikke aftale en chat eller tilmelde dig din gratis prøveperiode i dag?

By: adminPosted on

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.