En manglende opkald eller fremmøde er et tilfælde, hvor en medarbejder ikke får forudgående godkendelse til at gå glip af en fridag og derefter simpelthen ikke dukker op eller ringer ind. I nogle tilfælde er der en god undskyldning, som f.eks. en bilulykke. Men i de fleste tilfælde kræver et udeblivelsestilfælde opmærksomhed fra ledelsen.

Hvis du ofte har med denne situation at gøre, kan du bruge disse trin til at udvikle en effektiv politik for udeblivelsestilfælde:

Få en politik for udeblivelsestilfælde på plads

Installer en politik i din medarbejderhåndbog, som beskriver retningslinjerne for udeblivelse fra arbejdet. Den bør omhandle alle fraværsrelaterede spørgsmål som f.eks:

• Hvordan man anmoder om fritid
• Hvordan man bruger personlige dage
• Hvordan man håndterer sidste øjebliks sygedage
• Hvis dokumentation (underskrevne noter) er påkrævet
• Hvordan man kommunikerer med andre teammedlemmer for at udfylde din vagt
• Konsekvenser for udeblivelse fra arbejde
• Konsekvenser for udeblivelse, udeblivelser

Når alle medarbejdere ved, hvad politikken er, og har underskrevet en fritagelse med henblik herpå, kan du holde dem ansvarlige for udeblivelser. Sørg for, at din politik beskriver, hvad et udeblivelse er, og hvilke konsekvenser det har, hvis man ikke kommer på arbejde på denne måde.

Tip: Det kan endda være klogt at få en ansættelsesadvokat til at kigge dine politikker igennem for at sikre, at de er juridisk bindende i din stat.

Indfør politikken

Når du har udarbejdet din politik, skal du håndhæve den konsekvent og behandle alle medarbejdere ens.

I nogle virksomheder opretholdes en nultolerancepolitik, hvor et enkelt tilfælde af manglende fremmøde på arbejde kan føre til øjeblikkelig opsigelse. Andre kan indføre en “3-strike”-proces, hvor medarbejderne får en skriftlig advarsel ved første tilfælde.

Tænk på disse tips, når du håndhæver politikreglerne:

• Træk den enkelte til side til en individuel samtale. Tal om problemet. Diskuter, hvordan det at komme for sent eller ikke komme på arbejde påvirker de andre medarbejdere og produktionen.
• Diskuter den betydning, som hver enkelt medarbejder, fuldtids- eller deltidsansat, har for opfyldelsen af kundens behov.
• Indiker, at arbejdsgiveren har ret til at opsige medarbejderen, uanset hvor værdifuld han eller hun er, som følge af den manglende tid.
• Bede medarbejderen om at forklare, hvorfor han eller hun ikke er mødt op. Det kan være et problem med tidsplanlægning, eller det kan skyldes manglende motivation. Spørg medarbejderen, hvad hans eller hendes langsigtede mål i virksomheden er. Udarbejd derefter en handlingsplan for at minimere tabt tid på arbejdet.
• Etabler specifikke konsekvenser, der er knyttet til manglende tid. Dokumenter hvert enkelt tilfælde af problemet. Følg op på den nødvendige handling, som du har skitseret sammen med medarbejderen.

Hvad end dine mål er, skal du sikre, at du håndhæver dem jævnt over for alle medarbejdere og ledelsen. Det sender et budskab om, at du ikke vil tolerere fravær uden opkald.

Forbedre din planlægningspraksis

Mange apps til planlægning af medarbejdere tilbyder nu en nem og klar måde, hvorpå folk kan anmode om fritid, og endnu vigtigere, giver dem mulighed for at udfylde deres egne vagter.

Fleksibilitet på arbejdspladsen er en stor bonus for medarbejderne, så gør det så nemt som muligt for dem at tage ejerskab og finde en afløser, hvis det er nødvendigt.

Du kan også implementere en liste over personer på tilkaldevagt, som omfatter en liste over personer, der har valgt at hente ekstra timer.

Bemærk: Sørg for at inkludere bestemmelser i din politik for ikke at ringe eller møde op omkring din software. Hvis medarbejderne f.eks. selv søger deres egne afløsere, kan du bede om, at disse anmodninger sendes til cheferne til godkendelse.

Lær nye medarbejdere reglerne

Det er vigtigt at sikre, at nye medarbejdere med det samme bliver informeret om din politik for tilstedeværelse og fravær på arbejdspladsen.

Som arbejdsgiver ønsker du måske at afholde en orientering eller et indledende møde med hver nyansat. Nyankomne kan f.eks. bruge en time eller to sammen med den ansættende leder på at gennemgå dokumentation og arbejdsrelaterede politikker – herunder fraværsregler.

Under dette indledende møde bør du:

• Forstille medarbejderne oplysninger om deres muligheder for at melde sig syg eller for at holde fri.
• Vise dem, hvor vigtigt det er, at hver enkelt planlagt medarbejder er på arbejde til tiden for at kunne betjene kunderne eller opretholde produktiviteten.
• Diskutere trinene for at erstatte en medarbejder, der måske er syg.

Gennem at give dem disse oplysninger vil de nye medarbejdere ikke blot kende reglerne, men de vil også forstå din begrundelse for dem. Det kan give dem en større respekt for politikken.

Kommunikation med dine medarbejdere

En sidste overvejelse for arbejdsgivere og virksomhedsejere er at se på, hvorfor dette sker.

Talker du med dine medarbejdere om årsagerne bag disse fraværsforhold, kan du forhindre dem i fremtiden.

Nogle almindelige årsager til udeblivelser kan være:

• Dårlig kommunikation om tilgængelighed
• Mangel på forståelse af reglerne
• Inkonsekvent håndhævelse af reglerne
• Problemer med planlægning
• At-home-problemer
• Problemer med ledelse og medarbejderrelationer
• Firmaet bruger ikke planlægningssoftware

Fordelene ved at indføre en No-Call, No-Show Policy

Skabelse og implementering af en effektiv strategi for fravær vil tage tid, men det vil være det hele værd. Her er et par fordele, som du sandsynligvis vil se med færre fravær uden opkald og udeblivelser:

• Øget produktivitet og moral for medarbejderne
• Mindre spildte penge på overarbejde & lønnede medarbejdere, der får løn for ikke at være der
• Forbedret kommunikation mellem ledere og teammedlemmer

Selvfølgelig bliver medarbejdere syge, har nødsituationer eller har brug for fridage fra tid til anden. Det er forventeligt. Hvad der ikke er acceptabelt, er, at en medarbejder ikke møder op. Vi håber, at disse tips hjælper dig og dit team med at håndtere situationen effektivt og forebygge problemer i fremtiden.