Den juridiske skriveproces er ikke “one size fits all”, og “folk er nødt til at finde den, der passer dem bedst, sagde David Howard Spratt, professor i juridisk retorik ved American University Washington College of Law, i den nylige “Landslide Webinar Series”: Tag din juridiske skrivning fra god til fremragende – Tips fra de professionelle til udarbejdelse af udkast”. Webinaret blev sponsoreret af ABA Section of Intellectual Property Law og ABACLE.

Og uanset din personlige stil ønsker alle skribenter at blive betragtet som troværdige. For at gøre det skal “grammatikken være i orden, og korrekturlæsningen skal være i orden, fordi det er de ting, der gør indtryk på din læser”, understregede Spratt.

Spratt og hans medpanelister delte disse grundlæggende musts:

Planlægning: Tænk over, hvem du skriver dokumentet til, ved at stille dig selv disse spørgsmål: “Hvem er min læser?” “Hvad er min læsers forhold til mig?” og “Hvorfor skriver jeg dette? Er det for at informere, overtale eller for at opnå et andet formål?”

Spratt anbefaler, at du kun giver din læser det, han har brug for at vide. “Nogle gange skriver vi og regurgiterer alt, hvad vi ved om et emne

1. Tjek verbalformen. Et subjekt i ental skal have et verbum i ental, og et subjekt i flertal skal have et verbum i flertal.
2. Bemærk ordplacering. “Verbet skal komme efter subjektet og være så tæt på subjektet som muligt,” siger Spratt.
3. Hold dig aktiv. At skrive i den aktive stemme er klarere, mere kortfattet og lettere for læseren at forstå. Hvis man skriver i passiv stemme, får læseren til at “kæmpe for at finde ud af, hvad du siger”, sagde han.
4. Placering er vigtig. “Sæt de modificerende ord så tæt som muligt på de ord, du modificerer,” sagde Spratt. Julie Schrager, der er juridisk skrivecoach hos Schiff Hardin LLP i Chicago, sagde, at hun ofte bliver spurgt om, hvor ordet “kun” skal placeres i en sætning. Det bør også komme så tæt som muligt på det ord eller den sætning, som det modificerer. “Mit trick er, at du generelt skubber kun så langt tilbage i sætningen, som du kan, indtil det ikke giver mening,” sagde hun.
5. Brug Oxford-kommaet. “Folk kæmper hele tiden mod dette, fordi man nogle gange i tidligere erhverv eller i ikke-juridisk skrivning – jeg kalder det ‘ulovlig skrivning’ – ikke bruger Oxford-kommaet, men advokater kan lide at tale i elementer, og tegnsætning er meget vigtig,” sagde Spratt.
6. Udnyt kommasætninger korrekt. Spratt kaldte disse “meget moderne, men meget forkerte” og tilføjede, at “folk splitter sætninger ad med et komma uden grund”. Et par alternativer til kommasammenføjningen er et semikolon, tilføjelse af ordet “og” eller at lave to separate sætninger.
7. Undgå tvetydighed. Hold dig fra ord som “det”, “denne”, “det”, “at”, “sådan” og “som” for at henvise bredt til en idé i en foregående sætning, fordi det kan skabe forvirring.
8. Sigt efter klarhed. Undgå dobbeltnegativ: Hvis du ikke har nogen grund til at bruge det, så lad være med at bruge det. Ord som “ikke ubetydelig” og “ikke ualmindelig” forvirrer generelt læseren og gør ham langsommere. Desuden kan ét ord ofte nemt erstatte flere. Spratt brugte eksemplerne “i lyset af det faktum, at…” let kunne læses “fordi”. Udskift “for at” med “at” og “i nærheden af” med “i nærheden af” med “nær”. Ved at stramme op på din skriftlighed frigør du værdifuld plads til substans. “Disse sætninger med flere ord gør ikke andet end at sløre din skrivning,” siger han.
9. Brug hjælp til at opdage fejl. Schrager bruger webstedet naturalreaders.com, som læser højt, hvad du kopierer og indsætter i det. “Det er nemmere at opdage fejl, når en anden læser det,” sagde hun.
10. Efterlign Warren Buffett. Schrager delte citater fra Warren Buffet, som ofte citeres for sin skriftlighed af høj kvalitet i investorbreve. Hans gennemsnitlige sætningslængde er 13,5 ord, og hans breve pr. ord ligger i gennemsnit på omkring 4,9, hvilket er svært for advokater at opnå, sagde hun. Spratt anbefalede, at advokater “imponerer klienterne med evnen til at opnå et gunstigt resultat i stedet for at bruge store ord.”

Panelmedlem Kevin Nelson, også fra Schiff Hardin, roste også Buffett’s skrivning. “Investorporteføljematerialer er nogle af de mest tørre materialer, man normalt kommer til at se. Så det faktum, at han gør dem interessante og relaterbare til publikum, taler for, hvad vi kan gøre som juridiske skribenter, sagde han. Som tommelfingerregel sagde Schrager: “Hvis det er et ord, som Dickens eller Shakespeare ville have brugt, bør du ikke bruge det.” Jo mere kompliceret en tanke eller et koncept er, jo kortere bør sætningen være.

“Den eneste måde at forbedre din juridiske skrivning eller enhver form for skrivning på er at blive ved med at gøre det,” sagde hun.

Eksperterne anbefalede digitale ressourcer til skrivning:

Wordrake.com giver nyttige tips om klarhed og præcision

Briefcatch.com et juridisk redigeringsværktøj, der hjælper med at stramme din skrivning

Naturalreaders.com hjælper en med at finde manglende ord, slåfejl og tegnsætningsfejl

PurdueOWL, et online skrivelaboratorium med skriveøvelser

Grammar Girl besvarer grammatiske spørgsmål.

Og to bøger:

“Aspen Handbook for Legal Writers, 3rd edition”, af Deborah E. Bouchoux.

“Plain English for Lawyers”, af Richard Wydick.