En rapport om bristande överensstämmelse är ett byggrelaterat dokument som handlar om avvikelser från specifikationer eller arbete som inte uppfyller kvalitetsstandarderna. Rapporten används som en del av kvalitetskontrollprocesserna genom att den beskriver problemet i detalj, hur det uppstod och hur man ska förhindra att det händer igen. En NCR används också för att fastställa en lösning med en kund och för att dokumentera eventuella korrigerande ändringar som gjorts.
Poster i rapporten om avvikelser
En rapport om avvikelser måste minst innehålla följande information:
- Vad är huvudorsaken till NCR eller vad som gick fel
- Varför arbetet inte uppfyller specifikationerna
- Vad kan göras för att förhindra att problemet upprepas
- Förklaring av korrigerande åtgärder som vidtagits eller kommer att vidtas
- Nyckelaktörer som är involverade i NCR och specifikationer som berörs av NCR
När ska man utfärda en Non-När man utfärdar en rapport om icke-överensstämmelse
Det finns många vanliga scenarier i byggbranschen som kräver utfärdande av en NCR:
- Arbeten som inte byggts enligt de godkända ritningarna som utfärdats för konstruktion
- Arbeten som inte uppfyller angivna toleranser enligt projektspecifikationerna
- Arbeten som utförs med hjälp av icke-konventionella metoder
- .godkända metoder eller standarder
- Underlåtenhet att följa den godkända provnings- och inspektionsplanen
- Provningsresultaten visar att produkten inte uppfyller fastställda och godkända standarder
- Material som används och som inte har godkänts som ersättning (likvärdigt eller liknande)
- Designen är inte korrekt och representerar inte de faktiska förhållandena på fältet
- Godkänt förfarande har inte följts, och kvalitetsbrister har identifierats av projektgruppen
Vem kan utfärda en NCR?
En avvikelserapport utfärdas vanligtvis av projektkonsulten. Rapporten måste presentera ett faktum som inte kan ifrågasättas och innehålla tydlig och tillräcklig stödinformation som stöder påståendet. NCR följer överenskomna villkor för spårning och stängning av rapporten efter att lämpliga korrigeringar har gjorts. Rapporter om avvikelser används ofta som utbildningsverktyg för teamledare för att utbilda andra anställda för att förhindra att liknande situationer inträffar igen.
Konsekvenser av rapporter om avvikelser
Samtidigt som NCR:er är kritiska för kvalitetskontrollen, kan de införa ytterligare problem i kontraktet. Ibland kan NCR:er ses av finansinstitut som röda flaggor eller kan identifieras som dåliga prestationssituationer av entreprenören, med potentiell finansiell påverkan på framtida projekt. I vissa situationer kan NCR öppna dörren för krav och till och med ytterligare skiljedomsförfaranden. NCR kan också leda till förseningar i byggprocessen när ytterligare resurser behövs för att rätta till de situationer eller områden som berörs av rapporten. Det finns en hel del pappersarbete och forskning i samband med en NCR, eftersom den utfärdande parten måste samla in information, specifikationer, standarder och förteckna förfaranden som påverkades av situationen.
Vad du ska göra när du får en NCR
Om du är mottagare av en NCR måste du agera snabbt och åtminstone följa dessa steg för att få en snabb lösning:
- Möta med den person som utfärdat NCR:
- .
- Implementera den korrigerande åtgärden och försäkra dig genom en inspektionsprocess om att problemet har lösts på ett adekvat sätt.
- Svar med ett formellt brev eller annat dokument där du beskriver den process som ledde till den åtgärd som utlöste NCR, dokumenterar åtgärden för att lösa problemet och förklarar de åtgärder som vidtagits för att förhindra att problemet upprepas.
- Säkerställ att din motpart godkänner och skriver under på din åtgärdsplan.