Då produktchefer fyller det vita utrymmet mellan avdelningar och har så många uppgifter att jonglera med, byter vi ständigt mellan olika sammanhang.
I ena stunden skriver vi till exempel upp en mötesagenda och i nästa minut hamnar vi i ett krigsrum där det är bråttom att lösa buggar.
Kontextbyte leder vanligtvis till stora förluster. Jag kommer att presentera lite forskning nedan som visar den höga negativa effekten av kontextväxling.
Men samtidigt har produktchefer vanligtvis inte lyxen att arbeta med oavbruten tid, särskilt eftersom vi har så många ansvarsområden och fyller upp det vita utrymmet.
Därför kommer vi att utforska kontextväxling i två artiklar.
I den här första artikeln går jag igenom kostnaderna för kontextväxling, och jag delar med mig av konventionella råd om hur man kan förhindra kontextväxling.
I vår andra artikel kommer jag att ge bästa praxis för hur du kan byta sammanhang mer effektivt, i det högst sannolika scenariot där du inte kan förhindra det.
Så låt oss prata om varför kontextbyte är otroligt kostsamt och vad du kan göra för att förhindra det.
Forskning har visat att det innebär stora kostnader för människors produktivitet och effektivitet att byta sammanhang.
Den amerikanska psykologföreningen har till exempel sammanställt flera studier om kontextbyte. En studie visade att deltagarna förlorar tid för alla uppgifter när de växlar mellan flera uppgifter, och att de förlorade mest tid när de växlade mellan komplexa uppgifter.
I Trello-bloggen anges att kostnaden för förlorad produktivitet på grund av multitasking är 450 miljarder dollar. Denna ekonomiska förlust beror på att det i genomsnitt tar 25 minuter att återuppta en uppgift efter att ha blivit avbruten och att multitasking tillfälligt minskar den mentala prestandan.
The Sprk’d-bloggen har det här praktiska diagrammet nedan som visar att för varje ytterligare projekt som man tar itu med samtidigt förlorar människor större och större andelar av sin produktiva tid.
Denna härliga serieteckning av Jason Heeris visar vad som händer när man avbryter en programmerare – vilket lätt går att applicera på vad som händer när man avbryter en produktchef också.
Baserat på forskning, anekdoter och erfarenheter står det ganska klart att kontextbyten är mycket skadliga för produktiviteten.
Så, låt oss prata om idealet – hur du kan förhindra att kontextbyten överhuvudtaget sker.
Hur man förhindrar kontextväxling
De flesta råd säger att vi aktivt bör utforma våra dagar så att vi har oavbruten tid för att fokusera.
De mest produktiva människorna är inte de som har viljestyrka nog att tvinga sig själva att fokusera, utan snarare de som inte utsätts för kontextväxling av sin omgivning.
Ovanpå ytan kan detta råd kännas ohjälpligt. När allt kommer omkring omges vi av distraktioner: vi måste vara uppmärksamma på e-postmeddelanden, våra chattar på jobbet, våra telefoner och kollegor som kanske kommer till oss.
Men studie efter studie visar att produktivitet och prestationer kommer från att undvika distraktion och frestelser.
I ett populärt blogginlägg av Benjamin Hardy säger författaren följande: ”Den bästa användningen av dina valmöjligheter är att medvetet utforma miljöer som underlättar dina åtaganden.”
På Trellos blogg om produktivitet ges följande råd: ”På så sätt eliminerar du alla onödiga beslut som följer med din sms-vana (t.ex. om du ska sluta arbeta och titta på sms:et, om du ska svara eller om du ska fortsätta samtalet) och kan lägga den energin på att faktiskt få arbetet gjort.”
Istället för att fundera på hur du ska minimera kontextbytet på en uppgift-till-uppgift-nivå, överväg följande taktik för att minimera kontextbytet överlag:
1) Konsolidera dina återkommande mötestider tillsammans, bort från din djupa arbetstid. Asana och andra teknikföretag har infört onsdagar utan möten, som en tvångsfunktion för att uppmuntra alla att konsolidera möten.
Du blir trots allt mycket mer produktiv om du har ett fast block på fyra timmar att arbeta i, i stället för att ha utspridda möten under hela dagen, eftersom varje möte tvingar dig att kontextväxla.
2) Bestäm ditt svarsschema. Du behöver inte svara på chatt eller e-post i realtid.
Tänk på den verkliga effekten av dina svarstider – väldigt få initiativ kommer att misslyckas bara för att du tog 1 timme på dig att svara i stället för 1 minut.
Detta råd kan kännas kontraintuitivt. De flesta av oss tycker i hemlighet om att svara på e-postmeddelanden eftersom det får oss att känna oss produktiva.
Hur som helst, varje gång du svarar, byter du sammanhang från din aktiva uppgift. Känslor kan vara bedrägliga – du kanske känner dig produktiv, men du kanske inte är produktiv!
Sätt upp tider i kalendern för att uttryckligen svara på e-post och chatt, stäng sedan av telefonen och stäng e-post- och chattapparna tills det är dags att svara.
Jag kan ärligt säga att första gången jag försökte göra så här hade jag en hel del ångest. Tänk om jag missar något viktigt?
Men efter att ha hållit mig till uttryckliga svarsscheman i ungefär en månad upptäckte jag att min ångest i stället ersattes av djup tillfredsställelse. Det är skrämmande, men det är värt det.
Plus, om något verkligen är otroligt brådskande och du råkar missa det, kommer någon att hitta dig personligen!
3) Planera kontorstider. Ge dina kollegor tydliga regler för engagemang och exempel på vilken typ av frågor som ska ställas under kontorstid.
Detta råd är särskilt relevant för produktchefer som arbetar med mycket synliga produkter eller produkter med hög adoption.
Om du skapar en bestämd tid för kollegor att närma sig dig med frågor minskar du sannolikheten för att någon sträcker ut handen medan du är mitt uppe i något annat.
De flesta människor använder sitt sunda förnuft när de sträcker ut handen. Om det inte är brådskande kommer informerade intressenter i allmänhet att vänta med sina frågor till din återkommande diskussionstid.
4) Blockera tider för djup fokusering.
Denna taktik är särskilt relevant för situationer med hög hävstångseffekt, t.ex. när det gäller att fastställa produktstrategin för resten av året.
Skala in ett möte med dig själv i kalendern, och boka ett rum för denna tid. När jag har tittat i olika kalendrar har jag sett att dessa ”fokusmöten” sträcker sig från 2 till 4 timmar, beroende på omfattningen av den kommande uppgiften.
Informera dina lagkamrater och kollegor om att du inte får bli störd under denna kritiska tidsperiod och dela med dig av varför du behöver fokusera.
Omboka eller tacka nej till möten som står i konflikt med ditt fokusmöte.
Då garanterar du att du kan ta itu med det som verkligen är viktigt, i stället för att ta itu med brådskande men icke-kritiska arbetsuppgifter.
5) Prioritera skoningslöst och tacka nej till åtaganden som är lågprioriterade.
Besök inte möten om dagordningarna inte är tydliga. Fyll inte i det vita utrymmet om det inte kommer att flytta fram nålen. Säg nej till saker som inte spelar någon roll.
Ett sätt att prioritera är att använda Eisenhower-lådan, som klassificerar uppgifter efter betydelse och brådska och sedan rekommenderar åtgärder baserat på dessa klassificeringar.
Håll dig till minnet – en del av produkthantering är att avgöra ”vilka beslut som faktiskt är de viktigaste”. Prioritering är nyckeln till att ge effekt! Ju färre öppna åtaganden du har, desto mindre sannolikt är det att du behöver byta sammanhang.
Sammanfattning
Kontextbyte är mycket dyrt – det minskar produktiviteten och effektiviteten. Detta faktum gäller särskilt för produktchefer, eftersom vi bara kan fatta det bästa beslutet genom att djupt förstå sammanhanget bakom beslutet.
Ett av de bästa sätten att hantera kontextbyte är att utforma ditt schema så att du undviker kontextbyte.
För att göra det kan du prova följande taktik: konsolidera dina mötestider, bestäm ditt svarsschema, schemalägg kontorstider, spärra av tid för fokusering och prioritera hänsynslöst.
Då produktcheferna fyller det vita utrymmet har vi naturligtvis inte alltid möjlighet eller lyx att omforma vårt schema så att vi helt och hållet förhindrar kontextväxling.
Därför kommer vi i nästa artikel att diskutera hur man optimerar för kontextväxling.