De mest utmanande aspekterna av implementeringen var några av de politiska hinder som MedHub behövde övervinna:

• University of Michigan Executive Leadership hade aldrig godkänt att en extern ASP skulle hantera känsliga data
• MedHub skulle behöva utveckla gränssnitt till viktiga interna äldre system
• 88 residensprogram som arbetar med ad/hoc-processer som 88 oberoende ”fiefdoms” var inte säkra på att de ville ha den nya tillsynen
• Det antogs att de boende skulle motsätta sig att logga in för att dokumentera aktiviteter och – framför allt – arbetstider
• Finansiering krävde över 11 olika IRIS-förvaltningsrapporter som kunde granskas tillbaka till ½ dagsaktivitet i rotationsscheman

Det var absolut nödvändigt att lösningen skulle vara heltäckande och extremt robust, men ändå lätt att förstå och hantera för alla intressentgrupper. Det var också viktigt att främja bättre kommunikation mellan alla intressentgrupper. Kommunikationen var ett område som fortsatte att urholkas i takt med att arbetsbelastningen ökade och humöret blev kortare. Det var viktigt att varje grupp förstod de andras uppdrag och utvecklade en symbiotisk synergieffekt.

Lösningen

I samarbete med UM:s interna projektledare utvecklade MedHub en projektplan för genomförandet och en utbildningstidtabell som betonade kundservice och kundtillfredsställelse. MedHub fortsatte att förbättra systemet och närmade sig projektet utifrån antagandet att ingen skulle vilja använda ett system för hantering av residens, och började sedan bygga in så mycket värde som möjligt för varje intressent för att minska överflödigt arbete, göra data mer synliga och göra MedHub till en viktig del av deras dagliga rutiner.

GME ville ha ett icke-bestraffande tillvägagångssätt för att locka residens och fakultet till systemet genom att få dem att vilja logga in i stället för att tvinga dem. Det var viktigt att systemet returnerar minst lika mycket viktig information till varje användare som de ombads mata in. MedHub förbättrade gränssnittet för att göra MedHub så intuitivt som möjligt, eftersom man förstod att dessa läkare och lärare var för upptagna för att läsa en handbok eller delta i formell utbildning.

Resultatet är ett elegant gränssnitt med logiskt arbetsflöde som kombinerar viktig information från en enda sanningskälla. Varningar &påminnelser, felkontroller och kommunikationsverktyg säkerställer att uppgifter utförs, att data är synliga och att varje intressent har den viktiga information som de behöver för att hantera sina respektive arbetsuppgifter.

Resultatet

MedHub har satt den standard som alla andra ASP:er mäts efter vid University of Michigan. År 2005 förnyade University of Michigan sitt kontrakt med MedHub och ledde institutionsspecifika systemförbättringar som omfattar följande:

• Utömmande verktyg för finansiering och budgetering
• GME-initierade institutionella utvärderingsformulär
• LDAP-gränssnitt för enkel inloggning
• Direkta gränssnitt mot äldre system
• Antaliga funktionella GME-förbättringar

På tjänstesidan har MedHub tjänat sina slutanvändare väl. Vi är alltid tillgängliga för att svara på telefon- och e-postförfrågningar. Vårt system för felanmälan har blivit ett effektivt sätt att ta itu med utbildningsproblem, allmänna frågor och önskemål om förbättringar. Svarstiden för att svara och stänga felanmälningar är mindre än 6 minuter under kontorstid. Direkt IT-åtkomst till vårt system för felanmälningar gör det möjligt för University of Michigan Medical Center Information Technology Division att ständigt övervaka och mäta MedHub Supports effektivitet när det gäller att svara kunderna.

ASP-modellen har effektivt gjort det möjligt för UM:s interna informationstekniska avdelning att fokusera på andra system och frågor. Minskade driftskostnader och internt stöd. Under fem års kontinuerlig användning har MedHubs produktionsmiljö överskridit 99,99 % tillgänglighet.

MedHub har gett avkastning på investeringen till University of Michigan på ett antal områden:

• MedHub stöder sitt eget system. Därför finns det nästan inga interna IT-resurser som ägnas åt underhåll och support av detta system
• Minskad överflödig administrativ ansträngning
• Förbättrad övervakning och interna kontroller
• Förbättrat ”ägande” av sin egen utbildning
• Minskad möjlighet till sanktionering av utbildningsprogrammen genom förbättrad dokumentation
• Effektivare revisionssvar
• Förbättrade fakturerings- och ersättningsmöjligheter
• Minskning av antalet heltidsekvivalenter som behövs för administrativa uppgifter
• Strömlinjeformad datainsamling och -distribution

”MedHub för in en mängd data som tidigare spårades i många olika system eller på papper under ett och samma paraply. Det effektiviserar arbetsflödet så att intressenter med lite gemensamt förstår vikten av de andras roll och helheten.”

– Dr. Paul Gauger, M.D., biträdande chef för medicinsk utbildning och biträdande professor i endokrin kirurgi, University of Michigan Health System.