(Obs: Det här inlägget publicerades ursprungligen i september 2018 och har uppdaterats för att återspegla aktuell bästa praxis för Microsofts inköp.

Microsofts EA-program är utformat för företag som gör stora åtaganden för Microsoft-produkter. Det finns tre typer av produkter som man kan köpa inom ramen för Enterprise Agreement: Enterprise Products, Additional Products och Online Services.

Den ”Enterprise Product” är det som gör ett Enterprise Agreement, ja, ”enterprise”. Det finns flera produkter som klassificeras som företagsprodukter – Office Professional, operativsystemet Windows, Core eller Enterprise Client Access License och vissa Office 365-prenumerationer. En kund måste välja att köpa en ”företagsprodukt” för alla sina kvalificerade användare eller kvalificerade enheter. Du skulle till exempel inte kunna säga att vi har 10 000 enheter, men låt oss teckna ett EA för 5 000 enheter. Tilläggsprodukten omfattar de flesta andra produkter – Visio, Project, Windows Server, Exchange Server osv. – och dessa produkter kan köpas à la carte.

Du kommer att få eviga användningsrättigheter för Enterprise och tilläggsprodukter när Enterprise-avtalet ingås. Onlinetjänster är dock de produkter för vilka du får tillfälliga användningsrättigheter endast under avtalets löptid. Du får aldrig eviga licenser för en produkt för onlinetjänster. Microsoft håller naturligtvis på att övergå till en prenumerationsmodell för många av sina produkter, särskilt Microsoft 365-produkterna.

En av fördelarna med EA-programmet är att du bara behöver räkna de eviga distribuerade licenserna en gång om året. Sagt på ett annat sätt, när du väl har lagt till en evig licens i avtalet får du distribuera så många instanser som du vill under året. Du måste dock räkna antalet distribuerade inkrementella licenser och skicka in betalningen till Microsoft i slutet av året. Produkterna för onlinetjänsterna licensieras vanligtvis på månadsbasis, men Microsoft tillåter att du gör en reservation (i princip en beställning) under den månad då du börjar använda de inkrementella onlinetjänsterna och skjuter upp betalningen till slutet av året.

Hur räknar du då antalet installerade instanser av Microsofts produkter? Vissa kunder använder sofistikerade system för tillgångshantering som gör det möjligt för dem att skanna sin miljö och skapa rapporter om distributionen i farten. Andra för noggranna register över inkrementella distributioner under hela året. Ju större organisationen är, desto mer komplicerad är processen. I slutändan, i slutet av året, måste du dock lämna in en rapport till Microsoft och betala för all inkrementell användning.

Lägga till nya produkter till din Microsoft EA

Kunder som utför Microsoft EA bör vara medvetna om att avtalet har strikt definierade processer för att lägga till nya produkter till avtalet. Du kan ”lägga till produkter” för produkter som inte tidigare har beställts, eller så kan du lägga till ökad användning för tidigare beställda produkter via den årliga ”true-up”-processen:

f. Lägg till produkter.

(i) Lägg till nya produkter som inte tidigare har beställts. Nya Enterprise-produkter eller Enterprise Online Services kan läggas till när som helst genom att kontakta en Microsoft Account Manager eller Software Advisor. Nya tilläggsprodukter, andra än onlinetjänster, kan användas om en beställning görs under den månad då produkten används för första gången. För tilläggsprodukter som är onlinetjänster krävs en första beställning av onlinetjänsten före användning.

(ii) Tillägg av licenser för tidigare beställda produkter. Ytterligare licenser för tidigare beställda produkter som inte är onlinetjänster kan läggas till när som helst, men måste ingå i nästa avstämningsbeställning. Ytterligare licenser för onlinetjänster måste beställas före användning såvida inte onlinetjänsterna (1) identifieras som berättigade till avstämning i produktvillkoren eller (2) ingår som en del av andra licenser.

g. Krav på avstämning. Registrerad affiliate måste lämna in en årlig avstämningsbeställning som tar hänsyn till eventuella förändringar sedan den första beställningen eller den senaste beställningen. Om det inte finns några förändringar måste ett uppdateringsutlåtande lämnas in i stället för en avstämningsorder.

(i) Företagsprodukter. För företagsprodukter måste det registrerade affiliateföretaget fastställa antalet kvalificerade enheter och kvalificerade användare (om det beställer användarbaserade licenser) vid den tidpunkt då avstämningsbeställningen görs och måste beställa ytterligare licenser för alla kvalificerade enheter och kvalificerade användare som inte redan täcks av befintliga licenser, inklusive eventuella onlinetjänster för företag.

(ii) Ytterligare produkter. För tilläggsprodukter som tidigare har beställts inom ramen för denna registrering måste det registrerade affiliateföretaget fastställa det maximala antalet tilläggsprodukter som har använts sedan den ursprungliga beställningen, den senaste avstämningsbeställningen eller det föregående årsdagen och lämna in en avstämningsbeställning som redovisar varje ökning

(iii) Onlinetjänster. För onlinetjänster som identifieras som berättigade till avstämning i produktvillkoren kan den registrerade affiliateen reservera de extra licenserna före användning, och betalningen kan skjutas upp till nästa avstämningsbeställning. Microsoft kommer att tillhandahålla en rapport om reserverade licenser som överskrider befintliga beställningar till den registrerade anslutna parten och dess programvaruhandläggare. Reserverade licenser kommer att faktureras retroaktivt till den månad då de reserverades.

Detta är ett licensområde som NPI ofta måste hjälpa kunderna att tänka igenom.

Timing Considerations for Your Next Microsoft EA True-up

När ska true-upen betalas till Microsoft? I den senaste Enterprise Enrollment anges följande:

(iv) True-up order Period. Uppräkningsbeställningen eller uppdateringsutlåtandet måste tas emot av Microsoft mellan 60 och 30 dagar före varje årsdag för årsdagen för registreringen. Det tredje årets avstämningsbeställning eller uppdateringsutlåtande ska lämnas inom 30 dagar före utgångsdatumet, och licensreservationer inom denna 30-dagarsperiod kommer inte att godkännas. Enrolled Affiliate kan lämna in avstämningsbeställningar oftare för att ta hänsyn till ökad produktanvändning, men en årlig avstämningsbeställning eller ett uppdateringsutlåtande måste fortfarande lämnas in under den årliga beställningsperioden.

Detta verkar tydligt, eftersom det anger att avstämningsbeställningen för de två första avtalsåren ska göras minst 30 dagar före avtalets årsdag. Det tredje årets avstämning? Inom 30 dagar före utgången av giltighetstiden. Observera användningen av ordet ”inom” 30 dagar före utgångsdatumet i stället för ”senast”. Microsoft använder ofta (felaktigt) den senare tolkningen och informerar kunderna om att detta uttalande innebär att rapporten ska lämnas 30 dagar innan avtalet löper ut. Även om det är rimligt att Microsoft förstår tillväxten under det sista året för att kunna förbereda ett kundprisblad för det förnyade avtalet, är din skyldighet att helt enkelt skicka in innan avtalet löper ut.

Onlinereservationer är den metod som används för att lägga till ytterligare användare för onlineprodukter, med kravet att beställningar måste skickas in månadsvis (för att aktivera ytterligare användare i Microsoft-portalen). Med den här metoden skjuts betalningen upp till nästa årsdag för avtalet. Observera att Microsoft inte tillåter att licensreservationer läggs till under avtalets sista månad. Även om de flesta kunder vet hur många användare de kommer att behöva under den sista månaden (och begär en ny reservation i den näst sista månaden av registreringen), kan ibland mycket stora kunder förvänta sig förlängda förhandlingar som kan sträcka sig längre än till avtalets utgångsdatum.

Om du tror att detta kan hända med din organisation (det är inte så fruktansvärt ovanligt), kommer det att vara viktigt att skicka in en reservation i den näst sista månaden för att täcka ditt löpande pris för den sista månaden, och kanske den första månaden av det förnyade avtalet. Visserligen betalar du bara till slutet av den nuvarande registreringsperioden, men du har fördelen av att kunna lägga till dessa extra användare under den sista månaden av registreringen för att klara dig under den sista månaden och – kanske – den första månaden av förnyelseperioden medan du fortfarande förhandlar om ditt förnyelseavtal.

Håll dig i minnet: Microsoft EA-utvärderingar bör inte utföras på autopilot. Som alla Microsoft-köp eller -förnyelser finns det möjlighet till optimering.

RELATERAT INNEHÅLL

• Blogg: Microsofts bedömning av molnekonomi – en revision i förklädnad?
• Blogg: Deep-dive into Microsoft E5 Pricing – Är detta paket optimalt för dina behov?
• Bulletin: En revision av Microsofts programvarulicenser
• Bulletin: Anatomi av en revision av Microsofts programvarulicenser
• Bulletin: 5 tips för att förhandla om ett Microsoft Enterprise Agreement
• NPI Service: Microsoft License and Cost Optimization Consulting