Avtalsförhandling är en process där parterna i ett avtal diskuterar för att fastställa villkoren i avtalet. Parterna i byggkontrakt kan vara beställare, konsulter, entreprenörer, underentreprenörer och leverantörer, och de har ofta olika, och ibland motstridiga, intressen när det gäller kontraktets form och innehåll. Avtalsförhandlingar innebär vanligtvis en viss grad av kompromiss på båda sidor för att uppnå ett slutligt avtal som är godtagbart för alla parter.

Byggentreprenadkontrakt specificerar i allmänhet kostnaden, parternas skyldigheter och programmet för arbetena. Eftersom kontrakt är juridiskt bindande avtal, vars villkor kan verkställas om någon av parterna inte följer dem, är det viktigt att förhandlingarna är grundliga och detaljerade

Projekt kan lyckas eller misslyckas som ett direkt resultat av villkoren i kontraktet. En effektiv förhandling kan bidra till att skydda mot tidskrävande och kostsamma krav och tvistlösningsförfaranden.

Några av de delar av ett kontrakt som kan kräva förhandling är bland annat:

• Kontraktssumman.
• Start- och slutdatum.
• Flexibilitet för att ändra byggprogrammet.
• Möjlighet att kräva förlängningar av tiden eller skadestånd.
• Tidsramen för betalningar.
• Försäkringskrav, garantier och borgensåtaganden.
• Arbetets omfattning och arbetsuppgifter.
• Värdering av betalningar och variationer.
• Provning och inspektioner.
• Användning av underleverantörer eller underkonsulter.
• Novation av konsulter eller konsultbyte.

Förberedelser är en viktig del av förhandlingen. Det är viktigt att rätt personer deltar i förhandlingen och att de har full befogenhet att nå en överenskommelse, annars kan det bli nödvändigt att ständigt skjuta upp och återkomma medan ett godkännande söks. Om förhandlingsparterna agerar för någon annans räkning måste de vara tydliga med var gränsen för deras befogenheter går.

Typiskt för byggentreprenadkontrakt är det kontraktsadministratören som samordnar förhandlingarna med den eller de föredragna anbudsgivarna. Förhandlingarna kan i olika skeden ledas av kostnadskonsulten, kontraktsadministratören, den ledande konstruktören, arkitekten eller av en kundrepresentant, t.ex. en projektledare.

Metoder för effektiva kontraktsförhandlingar kan omfatta:

• Förstå de nödvändiga delarna i ett giltigt kontrakt.
• Förstå de mål som måste uppnås.
• Analysera alla förhandlingsbara villkor som ska ingå i kontraktet.
• Samla in dokumentation för att stödja förhandlingspositionen. Detta inkluderar anbudsinlämningar från andra anbudsgivare som kan fungera som jämförelseunderlag.
• Skapa en checklista med punkter som ska tas upp under förhandlingarna.
• Fastställa en tidsram inom vilken man ska nå en överenskommelse.
• Identifiera var det kan finnas hävstångsvinklar för flexibilitet eller kompromisser på båda sidor.
• Identifiera vad ett ömsesidigt tillfredsställande kontrakt skulle kunna vara.
• Anpassa språk och tillvägagångssätt för att spegla den andra partens språk och tillvägagångssätt i ett försök att bygga upp förtroende – en teknik som kallas ”leveling”.
• Förbereda ett motbud till ett kontraktsutkast.
• Känna till den brytpunkt vid vilken det är bäst att avbryta förhandlingarna.
• Ha en alternativ entreprenör till förfogande i händelse av att förhandlingarna misslyckas. Detta kan också sätta press på entreprenören att nå en överenskommelse.

Redovisningen av de överenskommelser som träffats måste vara noggrant utformad och undertecknad av båda parter eftersom den kommer att utgöra en del av kontraktshandlingarna.

Typiskt sett kommer kontraktsadministratören efter förhandlingen att samordna utarbetandet av en anbudsrapport. Kunden granskar anbudsrapporten; och vid behov begär han ändringar i anbudshandlingarna (t.ex. om det föreslagna priset är för högt). Om så krävs samordnar kontraktsadministratören justeringarna av anbudshandlingarna och begär ett reviderat anbud från den eller de föredragna anbudsgivarna.

Det finns många egenskaper som anses viktiga för en skicklig förhandlare att besitta. Dessa kan vara:

• Att ha ett gott minne.
• Att vara övertygande och snabbfotad.
• Att kunna ”jämna ut” och vinna den andra partens förtroende.
• Att vara bra på att hantera stress.
• Att vara effektiv på att förbereda information.
• Att ha förmåga att lyssna effektivt.
• God intuition när det gäller att kunna bedöma den andra partens tillvägagångssätt och åsikt.
• Villighet att ge efter eller vara flexibel vid behov.

Relaterade artiklar på Designing Buildings Wiki

• Alternativ tvistlösning.
• Avtalsparagraf.
• Skräddarsytt entreprenadavtal.
• Avtalsbrott.
• Byggentreprenadkontrakt.
• Tilldelning av kontrakt.
• Kontraktsvillkor.
• Kontraktshandlingar.
• Genomförande av kontrakt.
• Kontraktsstrategi.
• Kontrakt vs. skadestånd.
• Kontrakt under sigill vs. under hand.
• Det väsentliga i ett kontrakt.
• Anbudsform.
• Viktiga datum.
• Förhandlat kontrakt.
• Förhandlingsteknik.
• Förhandlingshantering.
• Möte före kontraktet.
• Underkontrakt.
• Utvärdering av anbud.
• Anbudsförhandlingar.
• Möjliga avtalsområden.