Management by exception (MBE) är en ledningsstrategi där chefer endast ingriper när det finns betydande avvikelser från planerade resultat. Dessa kan vara antingen operativa eller finansiella resultat.

Manage by exception. Kräv endast rapportering när det finns en avvikelse från planen.Brian Tracy

Antagen att företag rekryterar kompetenta människor är de fullt kapabla att sköta sina jobb utan ingripande från ledningen. Genom att fokusera på strategiska affärsmål och planer kan cheferna öka värdet av deras bidrag till verksamheten. Men när prestationerna inte motsvarar förväntningarna bör cheferna ingripa. Detta är de ”undantag” där ledningens åtgärder behövs för att se till att företaget når sina mål.

Hur Management by Exception fungerar

Management by exception består av fyra steg:

1. Sätta upp målen och definiera vad normen ska vara
2. Bedömning av prestationer för att se om prestationen är på rätt spår
3. Analysera arbete eller register för att avgöra var prestationen avviker från målen
4. Undersöka och lösa undantagen från normen

Låter enkelt, eller hur? Verkligheten är dock inte så lätt som det kan låta.

Vill du dokumentera och köra dina processer?

Använd inte MS Word eller Google Docs, och använd inte flödesscheman.

Att dokumentera dina processer med hjälp av flödesscheman ser kanske vackert och trevligt ut – men du kan inte köra dem. Ännu värre – ingen tittar på flödesscheman.

SE VARFÖR HÄR

1. Fastställande av mål

Det första steget i processen för hantering genom undantag är att fastställa realistiska mål som kan användas som riktmärke. Nyckelområden kan vara försäljning, produktion och kostnader. Tyvärr kan du inte bara säga ”Jag vill sälja produkter för en miljon dollar den här månaden”, om du driver ett litet företag kan målet vara ouppnåeligt. Om företaget är stort kan du underskatta dess potential.

Företag brukar titta på register för att fastställa korrekta normer. Om du vill bygga in en liten procentsats av tillväxt kan du göra det, men var realistisk. Budgetar utgör en bra utgångspunkt. Om du trots allt har satt gränser för kostnader och mål för omsättning och vinst kan du använda dem för att övervaka utvecklingen.

Men du vill inte reagera för sent. Även en månads avvikelser kan kosta dig dyrt om du inte tar upp avvikelsen förrän i slutet av månaden. Överväg att dela upp mål och övervakning i mindre delar som gör att ledningen kan reagera.

När du nu har mål kan du börja definiera vad som utgör en avvikelse. Till exempel bör noll-poäng-en-procent mer eller mindre än ditt mål inte vara en tågkrasch, så vad utgör en avvikelse som kräver ledningsåtgärder?

I komplexa verksamheter upprättas statistiska kontrolldiagram för att fastställa effekten av avvikelser, men om din verksamhet är relativt enkel bör sunt förnuft och lite siffertrixning ge dig svaren.

1. Bedömning av prestanda

För att du ska kunna bedöma prestanda behöver du exakta resultatrapporter i realtid. Vilka uppgifter kommer du att samla in? Hur ska du samla in dem? Hur ofta ska du utvärdera dem? De två första frågorna beror på dig och din verksamhet, men den sista har ett generellt svar: ju oftare du kan bedöma resultatdata, desto snabbare kan du upptäcka avvikelser, utreda dem och åtgärda dem.

Då det kan ta ännu mer tid att samla in en stor mängd data manuellt än vad som är tänkt att sparas med undantagsledning, är det bäst med automatiserad registerhållning och analys. Programvara som övervakar, rapporterar och analyserar arbetsflöden och bokföringsprogram som producerar finansiella analyser är exempel på programvaror som du kommer att finna användbara.

1. Analysera dina avvikelser

Du kommer mycket sällan att få resultat som stämmer överens med dina mål in i minsta detalj. Det är dock ingen idé att undersöka obetydliga avvikelser, så analysen baseras på signifikans. När du analyserar dina rapporter kommer du att nå en av två slutsatser:

• Det fanns ingen signifikant avvikelse. I så fall finns det inget behov av ytterligare åtgärder.
• En eller flera avvikelser är signifikanta. Om du kommer fram till denna slutsats är det dags att vidta åtgärder. Om uppgifterna analyseras av en anställd eller en underordnad chef måste de veta vem som ska vidta de nödvändiga åtgärderna och vad de ska rapportera till sina överordnade.

Om du hanterar en avvikelse är det första steget att se varför den inträffade. Det kan helt enkelt vara ett misstag i uppgifterna. Alternativt kan det finnas en mycket god anledning till avvikelsen. Om du till exempel säljer glass kommer en kylig dag att få försäljningen att sjunka. Avvikelser kan också vara bra. Kanske provar din personal ut en effektivare process, eller så har det skett en betydande besparing på en förväntad kostnad.

1. Lösning av avvikelser

Nu när du vet vilka resultatkriterier som inte har uppfyllts eller överskridits och varför det har hänt, är det upp till dig som chef att bestämma vilka korrigerande åtgärder som ska vidtas. Dessutom måste du bestämma om det är troligt att undantaget kommer att upprepas och om det påverkar andra mål. Affärsmiljöns föränderliga karaktär, både internt och externt, innebär att du kommer att behöva fortsätta att se över och revidera dina riktmärken.

Vad sägs om att verksamhetens kostnader har ökat med tre procent. Behöver du se över dina försäljningsmål? Skulle det vara realistiskt att göra det? Finns det områden där du skulle kunna spara kostnader för att mildra effekterna av höjda priser? Hur kommer dessa förändringar att påverka dina riktmärken?

Fördelar med Management by Exception

Bästa användningen av ledningens tid: Den mest uppenbara fördelen med management by exception är hur det påverkar hur cheferna använder sin tid. Varför övervaka, analysera och mikromanagera saker som går smidigt? När saker och ting går bra kan medarbetarna fatta sina egna beslut, vilket gör att cheferna kan fokusera på beslutsfattande som rör problemområden.

Snabba svar: Om dina övervakningssystem är snabba och uppdaterade upptäcker undantagsstyrning eventuella problem i god tid. Om automatiska system uppmärksammar dig på problem omedelbart är det ännu bättre. Det finns inte tid för avvikelsen att få en förstärkt effekt.

Motiverar personalen att prestera: De flesta människor gillar att kunna gå vidare med sitt arbete med minimalt ledningsingripande. Det ger dem möjlighet att fatta beslut, prova nya saker som ger bättre resultat och hjälper dem att ”äga” sina arbetsområden.

Nackdelar med Management by Exception

Det är bara så bra som systemet: Alla fyra stegen i systemet måste hanteras noggrant. Om du till exempel har beslutat att en 6-procentig avvikelse är betydande, men i verkligheten kommer en 4-procentig avvikelse att få allvarliga konsekvenser, missar du chansen att ingripa innan skadan är skedd.

Behövs detaljerad övervakning: Utan automatiserade övervakningssystem kommer det att bli mycket manuell datainsamling och rapportering. Det kostar tid, och tid kostar pengar.

Ledare måste först och främst vara problemlösare: Problemlösningsförmåga är en förutsättning för god ledning, men ibland har chefen kanske inte alla svaren. Personalen i första ledet kanske redan vet vad de ska göra, men eftersom de måste rådgöra med sina chefer om avvikelser kan ledning genom undantag till och med försena problemlösningen.

Det är reaktivt: Om du använder dig av undantagsstyrning i dess renaste form reagerar du bara på problem. Vad sägs om att arbeta proaktivt för att förhindra att de uppstår från första början?

Tallyfy och hantering genom undantag

När det gäller hantering och övervakning av arbetsflöden är Tallyfy det ultimata verktyget för företag. Det handlar inte bara om att fördela arbete och skicka det från hand till hand tills det är klart. Du kan använda det för att kontrollera prestanda i realtid, och med hjälp av analysfunktioner kan du leta efter källan till de undantag du kan se.

Hantering genom undantag innebär att din personal måste vara extremt organiserad och att uppgifterna måste hanteras systematiskt. Men även om du inte siktar på MBE i dess renaste form är systematik och organisation ett utmärkt sätt att förbättra effektiviteten. Och eftersom avvikelser är lätta att upptäcka ger det också en utmärkt plattform för att prova nya system som kan få långtgående konsekvenser för den totala produktiviteten i ditt företag.

Snart kommer du att sätta nya riktmärken baserat på din förbättrade prestanda, så varför inte boka in en chatt eller registrera dig för din kostnadsfria provperiod idag?