Ingen har en större inverkan på de nyanställdas framgång än cheferna som anställde dem. Varför? Därför att den anställande chefen mer än någon annan förstår vad hans eller hennes medarbetare behöver åstadkomma och vad som krävs – kompetens, resurser, kontakter – för att de ska bli fullt effektiva.

Cheferna har också det största intresset för en effektiv introduktion av sina nyanställda. Forskning har visat att en systematisk introduktion gör att nyanställda kommer igång 50 procent snabbare, vilket innebär att de snabbare och effektivare kan bidra till att uppnå önskade mål. En effektiv onboarding minskar också dramatiskt antalet misslyckanden och ökar medarbetarnas engagemang och bibehållande.

Desto tidigare chefer börjar stödja sina nyanställda, desto bättre. Tiden mellan när någon accepterar ett erbjudande och kommer till jobbet är en värdefull resurs som kan användas för att få fart på processen. Men även om de nyanställda redan är på jobbet finns det många sätt att få dem att komma igång snabbare.

Det är förstås viktigt att börja med att ta hand om ”grunderna för onboarding” – t.ex. dokumentation, utbildning i efterlevnad, utrymme, stöd och teknik. Lyckligtvis gör de flesta företag ett ganska bra jobb med dessa delar.

Det är det djupare arbetet med att integrera nyanställda som är det verkliga arbetet för cheferna börjar. Här är sju viktiga sätt att åstadkomma det:

Förstå deras utmaningar.

Onboarding är bland de svåraste typerna av jobbövergångar. Varför? Därför att nyanställda, även om de är erfarna yrkesverksamma, är obekanta med verksamheten, förstår inte hur saker och ting verkligen fungerar, saknar etablerade relationer och måste anpassa sig till en ny kultur. Forskning har visat att utmaningar i de två sistnämnda kategorierna är de största orsakerna till snabb personalomsättning. Nyanställda måste lära sig mycket och kan känna sig ganska sårbara, även om de utåt sett verkar självsäkra. Det är ännu mer troligt att så är fallet när människor har flyttat för att få sitt jobb och därför också står inför förändringar i sitt privatliv, eller om de flyttar upp på en högre nivå och därför måste anpassa sig till en ny chefsroll.

Vissa kanske reagerar genom att ta det säkra före det osäkra och hålla sig för mycket till det de redan vet, medan andra kanske överkompenserar och uppträder som om de har ”svaret” i stället för att ställa frågor och fundera ut hur de kan tillföra ett mervärde.

Det är därför viktigt för cheferna att försäkra de nyanställda om att det är viktigare att lära sig än att göra något under de första dagarna.

Accelerera deras lärande.

Desto snabbare en nyanställd lär sig om organisationen och sin roll, desto mer kommer han eller hon att kunna åstadkomma under de kritiska första månaderna. För att påskynda inlärningsprocessen måste cheferna först fokusera på vad fokusera på vad de behöver lära sig inom tre områden. Teknisk inlärning är insikt i verksamhetens grunder, t.ex. produkter, kunder, teknik och system. Kulturellt lärande handlar om de attityder, beteendenormer och värderingar som bidrar till organisationens unika karaktär. Politiskt lärande fokuserar på att förstå hur beslut fattas, hur makt och inflytande fungerar och att räkna ut vems stöd de kommer att behöva mest.

Bossarna bör också tänka på hur de kan hjälpa nyanställda. Detta innebär inte bara att personligen ge, så tidigt som möjligt, den bästa tillgängliga informationen, utan också att tänka på vem som är bäst lämpad att förmedla dessa viktiga lärdomar.

Få dem att bli en del av teamet.

Som det är möjligt att nyanställda kommer att arbeta självständigt, är det troligare att de kommer att bli en del av ett team (eller flera team). Ju tidigare de bygger upp effektiva arbetsrelationer med sina kollegor, desto bättre, och det finns mycket som en rekryterande chef kan göra för att få detta att hända.

Den första punkten är att se till att teamet förstår varför personen har anställts och vilken/vilka roll(er) de kommer att spela. Det är också viktigt att cheferna formellt presenterar nya medarbetare – för alla – så snart som möjligt efter deras ankomst och klargör att teamen förväntas hjälpa sina nya kollegor att acklimatisera sig och gå uppåt i inlärningskurvan. En liten initial investering i tid och arbete för att knyta den nyanställde till teamet kommer att ge långsiktig produktivitets- och resultatutdelning.

Koppla ihop dem med viktiga intressenter.

Utanför den nyanställdes omedelbara team finns det troligen många andra intressenter som kommer att vara avgörande inte bara för deras inlärning utan också för deras framgång på jobbet. Och det kanske inte är uppenbart vilka dessa personer är, varför de är viktiga eller hur man bäst tar kontakt med dem.

Ett enkelt sätt för cheferna att underlätta dessa kontakter är att göra en lista över namn, med korta anteckningar om var och en av dem, och sedan presentera dem och förklara varför det är viktigt att de tar kontakt. Planera sedan in ett datum, kanske om 30 till 45 dagar, för att kontrollera med intressenterna att den nyanställdes nätverk håller på att ta form.

Giv dem vägledning.

Anställda kan inte – eller bör inte – börja jobba innan cheferna har ställt upp tydliga förväntningar. Rätt vägledning hjälper dem att besvara tre nyckelfrågor:

• Vad måste jag göra? Detta innebär att definiera deras mål och tidsramar för att uppnå dem, samt de åtgärder som kommer att användas för att utvärdera deras framsteg.
• Hur ska jag gå tillväga för att göra det? Detta innebär att de ska vara specifika om vilka strategier de ska använda för att uppnå målen, inklusive vilka aktiviteter de ska prioritera och inte prioritera.
• Varför ska jag känna mig motiverad att uppnå det? Detta innebär att kommunicera en vision för vad organisationen strävar efter att åstadkomma och hjälpa nyanställda att se den roll de spelar för att förverkliga den.

Även om förväntningarna diskuterades under rekryteringsprocessen behöver du mer djupgående samtal så snart de nyanställda börjar för att försäkra dig om att de inte kommer in med några missuppfattningar om vad de måste göra för att lyckas.

Hjälp dem att få tidiga vinster.

Från början är tidiga vinster ett kraftfullt sätt för de nyanställda att bygga upp förtroende och trovärdighet. Personer som är nya på ett jobb och i en organisation vill ofta bevisa att de kan göra allt och faller i fällan att försöka ta på sig för mycket, för tidigt, och därmed sprida sig för mycket.

Ledarens uppgift är istället att hålla nyanställda fokuserade på det viktiga arbete som de bör prioritera och genom att peka på sätt som de kommer att göra snabba framsteg mot dessa mål. En del av detta är att lära dem hur man ”poängterar” vinster på ett sätt som är förenligt med organisationskulturen. Du vill att de anställda ska få sina tidiga vinster på rätt sätt.

Coacha dem för att lyckas.

För det sista ger chefer som menar allvar med onboarding inte bara intensivt stöd i början och låter sedan nyanställda ”sjunka eller simma”. Det tar tid för nyanställda att bli helt integrerade och kunna arbeta 100 % självständigt och produktivt, så det är viktigt att chefer som anställer fortsätter att ha kontakt med och coacha sina medarbetare. Detta kan vara så enkelt som att schemalägga regelbundna ”hur går det?”-kontroller, kanske varannan vecka, tills det inte finns något kvar att prata om.

Också när cheferna ser att nyanställda kämpar, bör de ingripa. Det är ett vanligt misstag att behandla nyanställda för försiktigt och tro att det är bäst att ge dem tid att anpassa sig och att tidiga problem med t.ex. kamratrelationer och kulturell anpassning kommer att lösa sig av sig själva. Men detta kan lätt skapa onda cirklar där de anställda omedvetet gräver sig ner i hål som de inte kan klättra ut ur. Ju längre en negativ dynamik består, desto svårare är det att vända den.

När cheferna tillämpar dessa riktlinjer bör de komma ihåg att ”effektiv introduktion” inte bara handlar om att hjälpa externa rekryteringar. Anställda som flyttar internt kan ställas inför utmaningar som är lika tuffa eller tuffare. Detta är särskilt fallet när de kommer från olika enheter, har formats av olika kulturer eller flyttar från olika geografiska områden. Cheferna bör använda samma tillvägagångssätt för att påskynda alla som ansluter sig till deras team.