En anställd som inte ringer eller dyker upp är en anställd som inte får ett förhandsgodkännande för att missa en ledig dag och sedan helt enkelt inte dyker upp eller ringer in. I vissa fall finns det en bra ursäkt, t.ex. en bilolycka. Men i de flesta fall kräver en utebliven närvaro uppmärksamhet från ledningen.
Om du ofta har att göra med den här situationen kan du använda de här stegen för att utveckla en effektiv policy för uteblivna samtal och uppvisningar:
För att få en policy för uteblivna samtal och uppvisningar på plats
Installerar du en policy i din handbok för anställda som beskriver riktlinjerna för uteblivna samtal och uppvisningar. Den bör ta upp alla frånvarorelaterade frågor som t.ex:
- Hur man begär ledighet
- Hur man använder personliga dagar
- Hur man hanterar sista-minuten-sjukdagar
- Om dokumentation (undertecknade anteckningar) krävs
- Hur man kommunicerar med andra teammedlemmar för att fylla ditt skift
- Konsekvenser vid utebliven kallelse,
När alla anställda känner till policyn och har skrivit under en ansvarsfriskrivning kan du hålla dem ansvariga för utebliven närvaro. Se till att din policy beskriver vad ett uteblivet besök är och konsekvenserna av att missa arbete på detta sätt.
Tip: Det kan till och med vara klokt att låta en arbetsrättsjurist se över din policy för att se till att den är juridiskt bindande i din stat.
För att genomföra policyn
När du har skapat din policy måste du genomföra den konsekvent och behandla alla anställda lika.
I vissa företag upprätthålls en nolltoleranspolicy, där ett enda fall av att inte dyka upp på jobbet kan leda till omedelbar uppsägning. Andra kan införa en ”3-strike”-process, där de anställda får en skriftlig varning vid första tillfället.
Tänk på de här tipsen när du tillämpar policyreglerna:
- Tag personen åt sidan för en enskild diskussion. Prata om problemet. Diskutera hur det påverkar de andra anställda och produktionen att komma för sent eller inte komma till jobbet.
- Diskutera hur viktig varje anställd, hel- eller deltidsanställd, är för att tillgodose kundens behov.
- Indikera att arbetsgivaren har rätt att säga upp den anställde, oavsett hur värdefull han eller hon är, till följd av den uteblivna tiden.
- Beordra den anställde att förklara utebliven närvaro. Det kan vara ett problem med tidsplaneringen eller bero på bristande motivation. Fråga den anställde vad hans eller hennes långsiktiga mål inom företaget är. Skapa sedan en handlingsplan för att minimera förlorad tid på jobbet.
- Föreskriv specifika konsekvenser kopplade till utebliven tid. Dokumentera varje fall av problemet. Följ upp de nödvändiga åtgärder som du har beskrivit tillsammans med den anställde.
Oavsett vad dina mål är, se till att du upprätthåller dem jämnt över alla anställda och ledningen. Det sänder ett budskap om att du inte kommer att tolerera frånvaro utan kallelse.
Förbättra dina schemaläggningsrutiner
Många appar för schemaläggning för anställda erbjuder nu ett enkelt och tydligt sätt för anställda att begära ledighet och, ännu viktigare, ger dem makten att fylla sina egna skift.
Flexibilitet på arbetsplatsen är en stor bonus för de anställda, så gör det så enkelt som möjligt för dem att ta ansvar och hitta en ersättare vid behov.
Du kan också implementera en jourlista, som innehåller en lista över personer som har valt att plocka upp extratimmar.
Notera: Se till att inkludera bestämmelser i din policy om att inte ringa eller dyka upp kring din programvara. Om anställda till exempel söker sina egna ersättare kan du begära att dessa förfrågningar skickas till cheferna för godkännande.
Lär nya anställda reglerna
Det är viktigt att se till att nyanställda informeras direkt om din policy för närvaro och frånvaro.
Som arbetsgivare kanske du vill anordna en orientering eller ett inledande möte med varje nyanställd. Nyanställda kan till exempel tillbringa en timme eller två med den anställande chefen för att gå igenom dokumentation och arbetsrelaterade policyer – inklusive utebliven närvaro.
Under detta inledande möte bör du:
- Förse de anställda med information om deras möjligheter att sjukanmäla sig eller att få lediga dagar.
- Visa dem hur viktigt det är att varje schemalagd anställd är på jobbet i tid för att kunna betjäna kunderna eller upprätthålla produktiviteten.
- Diskutera stegen för att ersätta en anställd som kan vara sjuk.
Då de nya medarbetarna får den här informationen kommer de inte bara att känna till reglerna utan de kommer också att förstå ditt resonemang bakom dem. Detta kan ge dem en större respekt för policyn.
Kommunicera med dina anställda
En sista tanke för arbetsgivare och företagare är att titta på varför detta händer.
Prata med dina anställda om orsakerna bakom dessa frånvarotillfällen för att hjälpa dig att förhindra dem i framtiden.
Några vanliga orsaker till utebliven närvaro kan vara:
- Dålig kommunikation om tillgänglighet
- Missförståelse av reglerna
- Inkonsekvent tillämpning av reglerna
- Problem med schemaläggning
- At-hemmaproblem
- Problem med ledning och relationer med anställda
- Företag som inte använder programvara för schemaläggning
Fördelar med att införa en No-Call, No-Show Policy
Att skapa och genomföra en effektiv strategi för frånvaro kommer att ta tid, men det kommer att vara värt det. Här är några fördelar som du troligen kommer att se med färre frånvaroförbud och uteblivna besök:
- Ökad produktivitet och moral för medarbetare
- Mindre slöseri med pengar på övertid & Löntagare som får betalt för att inte vara där
- Förbättrad kommunikation mellan chefer och teammedlemmar
Självklart blir anställda sjuka, har nödsituationer eller behöver lediga dagar då och då. Det är väntat. Vad som inte är acceptabelt är att en anställd inte dyker upp. Vi hoppas att de här tipsen hjälper dig och ditt team att hantera situationen på ett effektivt sätt och förebygga problem i framtiden.