Den juridiska skrivprocessen är inte ”one size fits all” och ”människor måste hitta den som passar dem bäst”, sa David Howard Spratt, professor i juridisk retorik vid American University Washington College of Law, i den senaste ”Landslide Webinar Series”: Ta ditt juridiska skrivande från bra till bra – Tips från proffsen”. Webinaret sponsrades av ABA Section of Intellectual Property Law och ABACLE.
Oavsett din personliga stil vill alla skribenter bli betraktade som trovärdiga. För att göra det måste ”grammatiken och korrekturläsningen fungera, eftersom det är dessa saker som gör intryck på läsaren”, betonade Spratt.
Spratt och hans medpaneldeltagare delade med sig av dessa grundläggande krav:
Planering: Tänk på vem du skriver dokumentet för genom att ställa dig dessa frågor: ”Vem är min läsare? ”Vilken relation har min läsare till mig?” och ”Varför skriver jag detta? Är det för att informera, övertyga eller för att uppnå något annat syfte?”
Spratt rekommenderar att du ger din läsare bara det han behöver veta. ”Ibland skriver vi och regurgiterar allt vi vet om ett ämne
- Kontrollera verbformerna. Ett singulärt subjekt ska ha ett singulärt verb och ett pluralistiskt subjekt ska ha ett pluralistiskt verb.
- Observera ordplacering. ”Verbet ska komma efter subjektet och vara så nära subjektet som möjligt”, säger Spratt.
- Håll dig aktiv. Att skriva med aktiv röst är tydligare, mer koncist och lättare för läsaren att förstå. Att skriva i passiv röst gör att läsaren ”kämpar för att förstå vad du säger”, sa han.
- Placeringen är viktig. ”Sätt de modifierande orden så nära de ord du modifierar som möjligt”, sa Spratt. Julie Schrager, juridisk skrivcoach på Schiff Hardin LLP i Chicago, säger att hon ofta får frågor om var ordet ”endast” ska placeras i en mening. Även det bör placeras så nära som möjligt före det ord eller den fras som det modifierar. ”Mitt knep är att du i allmänhet skjuter ”endast” så långt bak i meningen som möjligt tills det inte längre är meningsfullt”, säger hon.
- Använd Oxfordkommat. ”Folk kämpar hela tiden mot detta eftersom man ibland i tidigare yrken eller i icke-juridiskt skrivande – jag kallar det ”olagligt skrivande” – inte använder Oxfordkomman, men jurister gillar att tala i termer av element, och interpunktion är mycket viktigt”, sa Spratt.
- Använd kommatecken på rätt sätt. Spratt kallade dessa för ”mycket fashionabla, men mycket felaktiga” och tillade att ”folk delar upp meningar med ett kommatecken utan anledning”. Ett par alternativ till kommasplit är ett semikolon, att lägga till ordet ”och” eller att göra två separata meningar.
- Undvik tvetydighet. Håll dig borta från ord som ”det”, ”detta”, ”det”, ”sådan” och ”vilken” för att hänvisa brett till en idé i en föregående mening eftersom det kan skapa förvirring.
- Sträva efter tydlighet. Undvik dubbla negationer: om du inte har någon anledning att använda det, använd det inte. Ord som ”inte obetydlig” och ”inte ovanlig” förvirrar i allmänhet läsaren och gör den långsammare. Dessutom kan ett ord ofta lätt ersätta flera. Spratt använde exemplen ”i ljuset av att…” kunde lätt läsas ”eftersom”. Ersätt ”för att” med ”att” och ”i närheten av” med ”nära”. Genom att strama upp ditt skrivande frigör du värdefullt utrymme för innehåll. ”Dessa förslag med flera ord gör inget annat än att fördunkla ditt skrivande”, säger han.
- Använd hjälp för att fånga upp fel. Schrager använder webbplatsen naturalreaders.com, som läser högt vad du kopierar och klistrar in i den. ”Det är lättare att upptäcka fel när någon annan läser det”, säger hon.
- Följ Warren Buffett. Schrager delade med sig av citat från Warren Buffet, som ofta citeras för sitt högkvalitativa skrivande i investerarbrev. Hans genomsnittliga meningslängd är 13,5 ord och hans bokstäver per ord ligger i genomsnitt runt 4,9, vilket är svårt för advokater att uppnå, sade hon. Spratt rekommenderade advokater att ”imponera på klienterna med förmågan att få ett gynnsamt resultat i stället för att använda stora ord.”
Paneldeltagaren Kevin Nelson, också han från Schiff Hardin, berömde också Buffetts skrivande. ”Investerarportföljmaterial är några av de mest torra material, normalt sett, som du kommer att se. Så det faktum att han gör dem intressanta och relaterbara för publiken talar för vad vi kan göra som juridiska skribenter, sade han. Som en tumregel sade Schrager: ”Om det är ett ord som Dickens eller Shakespeare skulle ha använt bör du inte använda det”. Ju mer komplicerad en tanke eller ett koncept är, desto kortare bör meningen vara.
”Det enda sättet att förbättra ditt juridiska skrivande eller vilket slags skrivande som helst är att fortsätta att göra det”, sade hon.
Experterna rekommenderade digitala resurser för skrivande:
Wordrake.com erbjuder användbara tips om tydlighet och precision
Briefcatch.com ett juridiskt redigeringsverktyg som hjälper till att strama upp ditt skrivande
Naturalreaders.com hjälper en att upptäcka saknade ord, stavfel och interpunktionsfel
PurdueOWL, ett skrivlaboratorium online med skrivövningar
Grammar Girl svarar på grammatikfrågor.
Och två böcker:
”Aspen Handbook for Legal Writers, 3rd edition”, av Deborah E. Bouchoux.
”Plain English for Lawyers”, av Richard Wydick.