Cele mai dificile aspecte ale implementării au fost unele dintre obstacolele politice pe care MedHub a trebuit să le depășească:

• Conducerea executivă a Universității din Michigan nu aprobase niciodată ca un ASP extern să manipuleze date sensibile
• MedHub ar fi trebuit să dezvolte interfețe cu sisteme interne moștenite esențiale
• 88 de programe de rezidențiat care funcționau cu procese ad-hoc ca 88 de „fiefuri” independente nu erau sigure că doresc noua supraveghere

.

• Se presupunea că rezidenții se vor împotrivi să se conecteze pentru a documenta activitățile și – mai ales – orele de lucru
• Finanța avea nevoie de peste 11 rapoarte de gestionare IRIS diferite care puteau fi auditate până la activitatea de ½ zi a programelor de rotație

Era imperativ ca soluția să fie cuprinzătoare și extrem de robustă, dar să fie ușor de înțeles și de gestionat pentru toate grupurile de părți interesate. De asemenea, era important să se promoveze o mai bună comunicare între toate grupurile de părți interesate. Comunicarea a fost un domeniu care a continuat să se erodeze pe măsură ce volumul de muncă creștea și temperamentele se scurtau. A fost esențial ca fiecare grup să înțeleagă misiunea celorlalți și să dezvolte o abordare simbiotică sinergică.

Soluția

În parteneriat cu managerul de proiect intern al UM, MedHub a dezvoltat un plan de implementare a proiectului și un program de instruire care a pus accentul pe serviciul și satisfacția clienților. MedHub a continuat să îmbunătățească sistemul abordând proiectul pornind de la ipoteza că nimeni nu ar dori să folosească un sistem de gestionare a rezidenților, apoi a început să adauge cât mai multă valoare pentru fiecare parte interesată pentru a diminua efortul redundant, a face datele mai vizibile și a face din MedHub o parte esențială a rutinei zilnice.

GME a dorit o abordare nepunitivă pentru a atrage rezidenții și cadrele didactice în sistem, făcându-i să dorească să se conecteze, mai degrabă decât să-i forțeze. Era important ca sistemul să returneze fiecărui utilizator cel puțin la fel de multe informații vitale precum cele pe care li se cerea să le introducă. MedHub a îmbunătățit interfața pentru a face MedHub cât mai intuitiv posibil, înțelegând că acești rezidenți și cadre didactice erau prea ocupați pentru a citi un manual sau pentru a participa la o instruire formală.

Rezultatul este o interfață elegantă cu un flux de lucru logic care combină informații vitale dintr-o singură sursă de adevăr. Alertele &, memento-urile, verificarea erorilor și instrumentele de comunicare asigură finalizarea sarcinilor, datele sunt vizibile și fiecare parte interesată are informațiile esențiale de care are nevoie pentru a-și gestiona sarcinile respective.

Rezultatul

MedHub a stabilit standardul după care sunt măsurate toate celelalte ASP-uri la Universitatea din Michigan. În 2005, Universitatea din Michigan și-a reînnoit contractul cu MedHub și a fost vârful de lance al îmbunătățirilor de sistem specifice instituției, care includ:

• Instrumente cuprinzătoare de finanțare și bugetare
• Formulare de evaluare instituțională inițiate de GME
• Interfață de conectare unicăLDAP
• Interfețe directe cu sistemele existente
• Numeroase îmbunătățiri funcționale ale GME

Pe partea de servicii, MedHub și-a deservit bine utilizatorii finali. Suntem întotdeauna disponibili pentru a răspunde la solicitările telefonice și prin e-mail. Sistemul nostru de tichete de probleme a devenit un mijloc eficient de soluționare a problemelor de formare, a întrebărilor generale și a cererilor de îmbunătățire. Timpul de răspuns și de închidere a biletelor de probleme este mai mic de 6 minute în timpul orelor de lucru. Accesul direct al departamentului IT la sistemul nostru de tichete de deranjament permite Diviziei de Tehnologie Informatică a Centrului Medical al Universității din Michigan să monitorizeze și să măsoare în mod constant eficiența MedHub Support în ceea ce privește răspunsul oferit clienților săi.

Modelul ASP a permis în mod eficient diviziei interne de Tehnologie Informatică a UM să se concentreze pe alte sisteme și probleme. Diminuarea costurilor de operare și a suportului intern. În cinci ani de utilizare continuă, mediul de producție MedHub a depășit o disponibilitate de 99,99%.

MedHub a oferit un randament al investiției pentru Universitatea din Michigan într-o serie de domenii:

• MedHub își susține propriul sistem. Prin urmare, există aproape zero resurse IT interne dedicate întreținerii și susținerii acestui sistem
• Diminuarea efortului administrativ redundant
• Supravegherea și controalele interne îmbunătățite
• Creșterea „proprietății” rezidenților/absolvenților asupra propriei lor formări
• Reducerea posibilității de sancționare a programului de formare prin intermediul unei mai bune documentație îmbunătățită
• Răspuns mai eficient la audituri
• Oportunități îmbunătățite de facturare și rambursare
• Reducerea numărului de ETP necesari pentru sarcini administrative
• Colectare și distribuire simplificată a datelor

„MedHub aduce sub o singură umbrelă o mulțime de date care înainte erau urmărite de mai multe sisteme diferite sau pe hârtie. Raționalizează fluxul de lucru, astfel încât părțile interesate cu puține lucruri în comun să înțeleagă importanța rolului celorlalți și imaginea de ansamblu.”

– Dr. Paul Gauger, M.D., director adjunct al educației medicale și profesor asociat de chirurgie endocrină, University of Michigan Health System.

.