Managementul prin excepție (MBE) este o strategie de management în care managerii vor interveni doar atunci când există abateri semnificative de la rezultatele planificate. Acestea pot fi fie rezultate operaționale, fie financiare.

Management by exception. Solicitați raportarea doar atunci când există o abatere de la plan.Brian Tracy

Să presupunem că întreprinderile recrutează oameni competenți, aceștia sunt destul de capabili să își facă treaba fără intervenția conducerii. Concentrându-se pe obiectivele și planurile strategice ale afacerii, managerii sunt capabili să sporească valoarea contribuției lor la afacere. Cu toate acestea, atunci când performanța nu este la nivelul așteptărilor, managerii ar trebui să intervină. Acestea sunt „excepțiile” în care este necesară acțiunea managementului pentru a se asigura că întreprinderea își atinge obiectivele.

Cum funcționează managementul prin excepție

Managementul prin excepție constă în patru pași:

1. Stabilirea obiectivelor și definirea a ceea ce ar trebui să fie norma
2. Evaluarea performanței pentru a vedea dacă performanța este pe drumul cel bun
3. Analizarea muncii sau a înregistrărilor pentru a determina unde performanța se abate de la obiective
4. Investigarea și rezolvarea excepțiilor de la normă

Sună ușor, nu-i așa? Realitatea, însă, nu este atât de ușoară pe cât pare.

Cercetați să vă documentați și să vă executați procesele?

Nu folosiți MS Word sau Google Docs și nu folosiți diagrame de flux.

Documentarea proceselor dvs. folosind diagrame de flux poate arăta frumos și plăcut – dar nu le puteți rula. Chiar mai rău – nimeni nu se uită la diagrame de flux.

VEZI DE CE AICI

1. Stabilirea obiectivelor

Primul pas în procesul de management prin excepție este de a stabili obiective realiste pe care să le folosiți ca punct de referință. Domeniile cheie ar putea include vânzările, producția și cheltuielile. Din păcate, nu puteți spune pur și simplu „Vreau să vând produse în valoare de un milion de dolari în această lună”, dacă conduceți o afacere mică, obiectivul ar putea fi de neatins. Dacă afacerea este mare, ați putea să-i subestimați potențialul.

În general, companiile se uită la înregistrări pentru a determina normele corecte. Dacă doriți să includeți un mic procent de creștere, dați-i drumul, dar fiți realist. Bugetele prezintă un punct de plecare excelent. La urma urmei, dacă ați stabilit limite pentru costuri și obiective pentru cifra de afaceri și profituri, le puteți folosi pentru a monitoriza progresul.

Dar nu doriți să reacționați prea târziu. Chiar și o lună de abateri ar putea să vă coste scump dacă sesizați abaterile abia la sfârșitul lunii. Luați în considerare împărțirea obiectivelor și a monitorizării în bucăți mai mici care vor permite conducerii să fie reactivă.

Acum că aveți obiective, puteți începe să definiți ce constituie o abatere. De exemplu, zero virgulă unu la sută mai mult sau mai puțin decât ținta dvs. nu ar trebui să fie o lovitură de tren, deci ce constituie o abatere care necesită o acțiune a managementului?

În afacerile complexe, se întocmesc diagrame de control statistic pentru a determina efectul abaterilor, dar dacă afacerea dvs. este una relativ simplă, bunul simț și un pic de calcul numeric ar trebui să vă ofere răspunsurile.

1. Evaluarea performanței

Înainte de a putea evalua performanța, aveți nevoie de înregistrări de performanță precise, în timp real. Ce date veți colecta? Cum le veți colecta? Cât de des le veți evalua? Primele două dintre aceste întrebări depind de dvs. și de afacerea dvs., dar ultima are un răspuns general: cu cât puteți evalua mai frecvent datele privind performanța, cu atât mai repede veți sesiza abaterile, le veți investiga și le veți aborda.

Din moment ce colectarea manuală a unei mari cantități de date poate necesita chiar mai mult timp decât cel pe care managementul prin excepție este menit să îl economisească, cea mai bună soluție este păstrarea și analiza automată a înregistrărilor. Astfel, un software care monitorizează, raportează și analizează fluxurile de lucru și un software de contabilitate care produce analize financiare ar fi exemple de software pe care le veți găsi utile.

1. Analizând abaterile

Mai rar veți obține rezultate care să corespundă cu obiectivele dumneavoastră până la ultimul detaliu. Cu toate acestea, nu are rost să investigați abaterile nesemnificative, așa că analiza se bazează pe semnificație. Atunci când vă analizați rapoartele, veți ajunge la una dintre cele două concluzii:

• Nu a existat nicio abatere semnificativă. În acest caz, nu este nevoie de acțiuni suplimentare.
• Una sau mai multe abateri sunt semnificative. Dacă ajungeți la această concluzie, este timpul să luați măsuri. Dacă datele sunt analizate de un angajat sau de un manager junior, aceștia trebuie să știe cine va lua măsurile necesare și ce trebuie să raporteze superiorilor lor.

Dacă vă ocupați de o abatere, primul pas este să vedeți de ce s-a întâmplat. Ar putea fi pur și simplu o greșeală în date. Alternativ, ar putea exista un motiv foarte bun pentru abatere. De exemplu, dacă vindeți înghețată, o zi răcoroasă va face ca vânzările dvs. să se prăbușească. Deviațiile pot fi, de asemenea, un lucru bun. Poate că personalul dvs. încearcă un proces mai eficient sau s-a realizat o economie semnificativă la un cost preconizat.

1. Rezolvarea excepțiilor

Acum că știți ce criterii de performanță nu au fost îndeplinite sau au fost depășite și de ce s-a întâmplat acest lucru, depinde de dvs. ca manager să decideți ce măsuri corective să luați. În plus, trebuie să decideți dacă este probabil ca excepția să se repete și dacă are impact asupra altor obiective. Natura schimbătoare a mediului de afaceri, atât intern, cât și extern, înseamnă că va trebui să revedeți și să revizuiți mereu obiectivele de referință.

Să spunem că cheltuielile de afaceri au crescut cu trei procente. Trebuie să vă revizuiți obiectivele de vânzări? Ar fi realist să faceți acest lucru? Există domenii în care ați putea economisi costuri pentru a atenua efectele creșterii prețurilor? Cum vor afecta aceste schimbări obiectivele dvs. de referință?

Avantajele managementului prin excepție

Cea mai bună utilizare a timpului de management: Cel mai evident avantaj al managementului prin excepție este modul în care acesta are impact asupra modului în care managerii își folosesc timpul. De ce să monitorizezi, să analizezi și să micromanageriazi lucrurile care merg bine? Când lucrurile merg bine, angajații pot lua propriile decizii, lăsându-le managerilor libertatea de a se concentra asupra procesului decizional care este legat de zonele cu probleme.

Răspuns rapid: Dacă sistemele dvs. de monitorizare sunt receptive și actualizate, managementul prin excepție depistează orice problemă în timp util. Dacă sistemele automate vă alertează imediat asupra problemelor, cu atât mai bine. Nu există timp pentru ca abaterea să aibă un efect agravat.

Motivează personalul să performeze: Celor mai mulți oameni le place să își poată continua munca cu o intervenție minimă a managementului. Acest lucru le permite să ia decizii, să încerce lucruri noi care produc rezultate mai bune și îi ajută să își „însușească” zonele de sarcini.

Dezavantajele managementului prin excepție

Este la fel de bun ca și sistemul: Toate cele patru etape ale sistemului trebuie să fie tratate cu atenție. De exemplu, dacă ați decis că o abatere de 6 la sută este semnificativă, dar în realitate, o abatere de 4 la sută va avea consecințe grave, veți pierde șansa de a interveni înainte ca răul să fie făcut.

Este nevoie de o monitorizare detaliată: Fără sisteme automatizate de monitorizare, va exista o mulțime de colectare manuală de date și raportare. Acest lucru costă timp, iar timpul costă bani.

Managerii trebuie să fie în primul rând rezolvatori de probleme: Abilitățile de rezolvare a problemelor sunt esențiale pentru un bun management, dar, uneori, este posibil ca managerul să nu aibă toate răspunsurile. Este posibil ca personalul din prima linie să știe deja ce trebuie să facă, dar pentru că trebuie să se consulte cu managerii lor cu privire la abateri, managementul prin excepție poate chiar întârzia rezolvarea problemelor.

Este reactiv: Dacă adoptați managementul prin excepție în forma sa cea mai pură, nu faceți decât să reacționați la probleme. Ce ziceți de faptul că lucrați proactiv pentru a preveni apariția lor?

Tallyfy și managementul prin excepție

Când vine vorba de gestionarea și monitorizarea fluxurilor de lucru, Tallyfy este instrumentul suprem pentru întreprinderi. Nu este vorba doar de a aloca munca și de a o trece din mână în mână până când este terminată. Îl puteți utiliza pentru a verifica performanța în timp real, iar funcțiile de analiză vă permit să căutați sursa excepțiilor pe care le observați.

Gestionarea prin excepție înseamnă că personalul dvs. trebuie să fie extrem de organizat, iar sarcinile trebuie abordate în mod sistematic. Dar chiar dacă nu urmăriți MBE în forma sa cea mai pură, a fi sistematic și organizat este o modalitate excelentă de a îmbunătăți eficiența. Și, din moment ce abaterile sunt ușor de depistat, oferă, de asemenea, o platformă excelentă pentru a încerca noi sisteme care ar putea avea implicații de anvergură pentru productivitatea generală a afacerii dvs.

În curând, veți stabili noi repere pe baza performanței dvs. îmbunătățite, așa că de ce să nu programați o discuție sau să vă înscrieți astăzi pentru o perioadă de probă gratuită?

.