Din moment ce managerii de produs umplu spațiul alb dintre departamente și au atât de multe sarcini de jonglat, trecem în mod constant de la un context la altul.
De exemplu, la un moment dat vom redacta o agendă de ședință, iar în următorul minut vom fi aruncați într-o cameră de război pentru rezolvarea urgentă a unui bug.
Schimbarea de context cauzează de obicei pierderi majore. Voi prezenta mai jos câteva cercetări care demonstrează impactul negativ ridicat al schimbării de context.
Dar, în același timp, managerii de produs nu au, de obicei, luxul de a lucra cu timp neîntrerupt, în special pentru că avem atât de multe responsabilități și umplem spațiul alb.
De aceea, vom explora schimbarea de context în două articole.
În acest prim articol, voi trece în revistă costurile schimbării de context și voi împărtăși sfaturi convenționale despre cum să prevenim schimbarea de context.
În al doilea articol, voi oferi cele mai bune practici cu privire la modul de a schimba contextul mai eficient, în scenariul extrem de probabil în care nu sunteți în măsură să împiedicați acest lucru.
Așa că haideți să vorbim despre motivul pentru care schimbarea de context este incredibil de costisitoare și ce puteți face pentru a o preveni.
Cercetarea a demonstrat că schimbarea de context impune costuri majore asupra productivității și eficienței oamenilor.
De exemplu, Asociația Americană de Psihologie a compilat mai multe studii privind schimbarea de context. Un studiu a demonstrat că participanții pierd timp pentru toate sarcinile atunci când trec de la o sarcină la alta și că pierd cel mai mult timp atunci când trec de la o sarcină complexă la alta.
Blogul Trello afirmă că costul productivității pierdute din cauza multitasking-ului este de 450 de miliarde de dolari. Această pierdere economică se datorează faptului că este nevoie în medie de 25 de minute pentru a relua o sarcină după ce a fost întreruptă și că multitasking-ul reduce temporar performanța mentală.
Blogul Sprk’d are acest grafic util de mai jos care demonstrează că pentru fiecare proiect suplimentar preluat simultan, oamenii pierd proporții din ce în ce mai mari de timp productiv.
Această minunată bandă desenată a lui Jason Heeris demonstrează ce se întâmplă atunci când întrerupi un programator – care se poate aplica cu ușurință și la ceea ce se întâmplă atunci când întrerupi un manager de produs.
Bazat pe cercetări, anecdote și experiențe, este destul de clar că schimbarea contextului este foarte dăunătoare pentru productivitate.
Așa că haideți să vorbim despre ideal – cum puteți împiedica schimbarea contextului să se întâmple în primul rând.
Cum să preveniți schimbarea de context
Majoritatea sfaturilor afirmă că ar trebui să ne proiectăm activ zilele astfel încât să avem timp neîntrerupt pentru a ne concentra.
Cei mai productivi oameni nu sunt cei care au voința de a se forța să se concentreze, ci mai degrabă cei care nu sunt supuși schimbării de context de către mediul lor.
La suprafață, acest sfat poate părea inacționabil. La urma urmei, suntem înconjurați de distrageri: trebuie să fim atenți la e-mailuri, la discuțiile de la serviciu, la telefoanele noastre și la colegii care ar putea veni la noi.
Cu toate acestea, studiu după studiu arată că productivitatea și realizările vin din evitarea distragerii și a tentațiilor.
Într-o populară postare de pe blog a lui Benjamin Hardy, autorul afirmă următoarele: „cea mai bună utilizare a alegerilor tale este proiectarea conștientă a mediilor care îți facilitează angajamentele.”
Blogul de productivitate Trello oferă următorul sfat: „dacă vă dați seama că sunteți în mod constant tras de la muncă de mesajele text, dezactivați notificările telefonului în timp ce lucrați în profunzime; în acest fel, eliminați toate deciziile inutile care însoțesc obiceiul de a trimite mesaje text (cum ar fi dacă să vă opriți din lucru și să vă uitați la mesaj, dacă să răspundeți sau dacă să continuați conversația) și puteți pune această energie pentru a lucra efectiv.”
În loc să luați în considerare cum să minimizați comutarea contextului la nivelul fiecărei sarcini în parte, luați în considerare următoarele tactici pentru a minimiza comutarea contextului în general.
1) Consolidați momentele de întâlnire recurente împreună, departe de timpul de lucru profund. Asana și alte companii de tehnologie au implementat Miercurea fără întâlniri, ca o funcție de forțare pentru a încuraja pe toată lumea să consolideze întâlnirile.
La urma urmei, veți fi mult mai productiv dacă aveți un bloc solid de 4 ore pentru a lucra, mai degrabă decât să aveți întâlniri împrăștiate de-a lungul zilei, deoarece fiecare întâlnire vă forțează să schimbați contextul.
2) Determinați-vă programul de răspuns. Nu trebuie să răspundeți la chat sau la e-mailuri în timp real.
Gândiți-vă la adevăratul impact al timpilor dvs. de răspuns – foarte puține inițiative vor eșua doar pentru că v-a luat 1 oră să răspundeți în loc de 1 minut.
Acest sfat poate părea contraintuitiv. Cei mai mulți dintre noi se bucură în secret să răspundă la e-mailuri, deoarece ne face să ne simțim productivi.
Cu toate acestea, de fiecare dată când răspundeți, treceți în context de la sarcina dvs. activă. Emoțiile pot fi înșelătoare – s-ar putea să vă simțiți productiv, dar s-ar putea să nu fiți de fapt productiv!
Puneți-vă în calendar momente în care să răspundeți în mod explicit la e-mailuri și chat, apoi închideți telefonul și închideți aplicațiile de e-mail și chat până când este timpul să răspundeți.
Pot să vă spun cu sinceritate că prima dată când am încercat să fac acest lucru, am avut multă anxietate. Ce se întâmplă dacă pierd ceva important?
Dar, după ce m-am ținut de programul explicit de răspuns timp de aproximativ o lună, am constatat că anxietatea mea a fost înlocuită în schimb cu o satisfacție profundă. Este înfricoșător, dar merită.
În plus, dacă ceva este într-adevăr incredibil de urgent și se întâmplă să ratați, cineva vă va găsi în persoană!
3) Programați orele de birou. Oferiți colegilor dvs. reguli clare de angajare și exemple de ce fel de întrebări să pună în timpul orelor de program.
Acest sfat este deosebit de relevant pentru managerii de produs care lucrează la produse foarte vizibile sau la produse cu un grad ridicat de adopție.
Creând un timp prestabilit pentru ca colegii să vă abordeze cu întrebări, reduceți probabilitatea ca cineva să vă contacteze în timp ce dvs. sunteți în mijlocul a altceva.
Majoritatea oamenilor își exercită bunul simț atunci când vă contactează. Cu excepția cazului în care este urgent, părțile interesate informate își vor reține, în general, întrebările până la momentul dvs. de discuție recurent.
4) Blocați momente pentru o concentrare profundă.
Această tactică este deosebit de relevantă pentru situațiile cu efect de pârghie ridicat, cum ar fi determinarea strategiei de produs pentru restul anului.
Programați o întâlnire cu dvs. în calendar și rezervați o cameră pentru acest moment. Analizând calendarele, am văzut că aceste „întâlniri de concentrare” variază între 2 și 4 ore, în funcție de amploarea sarcinii care urmează.
Informați-vă coechipierii și colegii că nu trebuie să fiți deranjat în această perioadă critică și împărtășiți-le motivul pentru care trebuie să vă concentrați.
Reprogramați sau refuzați orice întâlniri care intră în conflict cu întâlnirea dvs. de concentrare.
Făcând acest lucru, garantați că veți putea aborda ceea ce este cu adevărat important, mai degrabă decât să vă ocupați de munca urgentă, dar necritică.
5) Stabiliți prioritățile fără milă și refuzați angajamentele cu prioritate scăzută.
Nu participați la întâlniri dacă agendele nu sunt clare. Nu umpleți spațiul alb dacă nu va mișca acul. Spuneți „nu” lucrurilor care nu contează.
Un mod de a stabili prioritățile este folosind cutia Eisenhower, care clasifică sarcinile în funcție de importanță și urgență, apoi recomandă acțiuni pe baza acestor clasificări.
Amintiți-vă – o parte din managementul produsului este să decideți „care decizii sunt de fapt cele mai importante?”. Prioritizarea este cheia pentru a oferi impact! Cu cât aveți mai puține angajamente deschise, cu atât este mai puțin probabil să aveți nevoie să schimbați contextul.
Rezumat
Schimbarea de context este foarte costisitoare – reduce productivitatea și eficiența. Acest fapt este valabil mai ales pentru managerii de produs, deoarece putem lua cea mai bună decizie doar prin înțelegerea profundă a contextului care stă la baza deciziei.
Una dintre cele mai bune modalități de a face față schimbării de context este să vă proiectați programul astfel încât să evitați schimbarea de context.
Pentru a face acest lucru, încercați următoarele tactici: consolidați orele de întâlnire, determinați-vă programul de răspuns, programați orele de birou, blocați timpul de concentrare și stabiliți prioritățile fără milă.
Desigur, deoarece managerii de produs umplu spațiul alb, nu avem întotdeauna capacitatea sau luxul de a ne reproiecta programul pentru a preveni complet comutarea contextului.
De aceea, în următorul articol, vom discuta despre cum să optimizăm pentru comutarea contextului.
.