(Notă: Această postare a fost publicată inițial în septembrie 2018 și a fost actualizată pentru a reflecta cele mai bune practici actuale de aprovizionare Microsoft.)

Programul EA al Microsoft este conceput pentru firmele care își asumă angajamente mari față de produsele Microsoft. Există trei tipuri de produse care pot fi achiziționate în cadrul Enterprise Agreement: Enterprise Products, Additional Products și Online Services.

„Enterprise Product” este ceea ce face ca un Enterprise Agreement să fie, ei bine, „enterprise”. Există mai multe produse care sunt clasificate ca fiind la nivel de întreprindere – Office Professional, sistemul de operare Windows, licența Core sau Enterprise Client Access License și unele abonamente Office 365. Un client trebuie să aleagă să achiziționeze un produs „enterprise” pentru toți utilizatorii săi calificați sau dispozitivele sale calificate. Nu ați putea spune, de exemplu, că avem 10.000 de dispozitive, dar să semnăm un EA pentru 5.000 de dispozitive. „Produsul suplimentar” acoperă majoritatea celorlalte produse – Visio, Project, Windows Server, Exchange Server, etc. – iar aceste produse pot fi achiziționate à la carte.

Vă veți primi drepturi de utilizare perpetuă pentru Enterprise și produsele adiționale la încheierea acordului Enterprise. Serviciile online, cu toate acestea, sunt acele produse pentru care veți primi drepturi de utilizare temporare doar pe durata acordului. Nu veți primi niciodată licențe perpetue pentru un produs Online Services. Microsoft trece, desigur, la un model de abonament pentru multe dintre produsele sale, în special pentru produsele Microsoft 365.

Unul dintre avantajele programului EA este acela că sunteți obligat să numărați licențele perpetue implementate doar o dată pe an. Altfel spus, odată ce ați adăugat o licență perpetuă la acord, vi se permite să implementați oricâte instanțe doriți pe parcursul anului. Cu toate acestea, vi se cere să numărați numărul de licențe incrementale implementate și să trimiteți plata către Microsoft la sfârșitul anului. Produsele Online Services sunt de obicei licențiate lunar, însă Microsoft vă permite să faceți o rezervare (în esență, să plasați o comandă) în luna în care începeți să utilizați serviciile online incrementale și să amânați plata la sfârșitul anului.

Atunci, cum se numără numărul de instanțe implementate ale produselor Microsoft? Unii clienți utilizează sisteme sofisticate de gestionare a activelor care le permit să își scaneze mediul și să creeze rapoarte de implementare din mers. Alții țin o evidență atentă a implementărilor incrementale de-a lungul anului. Cu cât organizația este mai mare, cu atât procesul este mai complex. În cele din urmă, însă, la sfârșitul anului, vi se cere să trimiteți un raport de regularizare către Microsoft și să plătiți pentru orice utilizare incrementală.

Aducerea de noi produse la Microsoft EA

Clienții care execută Microsoft EA ar trebui să fie conștienți de faptul că acordul are procese strict definite pentru adăugarea de noi produse la acord. Puteți „adăuga produse” pentru produse care nu au fost comandate anterior sau puteți adăuga utilizarea incrementală pentru produsele comandate anterior prin intermediul procesului anual de „true-up”:

f. Adăugarea de produse.

(i) Adăugarea de noi produse care nu au fost comandate anterior. Noi Produse Enterprise sau Servicii Enterprise Online pot fi adăugate în orice moment prin contactarea unui Manager de cont Microsoft sau a unui Consilier Software. Noile Produse suplimentare, altele decât Serviciile Online, pot fi utilizate dacă o comandă este plasată în luna în care produsul este utilizat pentru prima dată. Pentru Produsele Adiționale care sunt Servicii Online, este necesară o comandă inițială pentru Serviciul Online înainte de utilizare.

(ii) Adăugarea de Licențe pentru Produse comandate anterior. Licențele suplimentare pentru Produse comandate anterior, altele decât Serviciile Online, pot fi adăugate în orice moment, dar trebuie incluse în următoarea comandă de verificare. Licențele suplimentare pentru Serviciile online trebuie să fie comandate înainte de utilizare, cu excepția cazului în care Serviciile online sunt (1) identificate ca fiind eligibile pentru regularizare în Termenii produsului sau (2) incluse ca parte a altor licențe.

g. Cerințe de regularizare. Afiliatul înscris trebuie să trimită o comandă anuală de regularizare care să țină cont de orice modificări de la comanda inițială sau de la ultima comandă. Dacă nu există modificări, atunci trebuie să se prezinte o declarație de actualizare în locul unei comenzi de regularizare.

(i) Produse Enterprise. Pentru Produsele Enterprise, Afiliatul Înrolat trebuie să determine numărul de Dispozitive Calificate și de Utilizatori Calificați (în cazul în care comandă Licențe bazate pe utilizatori) în momentul în care este plasată comanda de verificare și trebuie să comande Licențe suplimentare pentru toate Dispozitivele Calificate și Utilizatorii Calificați care nu sunt deja acoperite de Licențele existente, inclusiv orice Servicii Enterprise Online.

(ii) Produse suplimentare. Pentru Produsele Adiționale care au fost comandate anterior în cadrul acestei Înscrieri, Afiliatul Înrolat trebuie să determine numărul maxim de Produse Adiționale utilizate de la ultima comandă inițială, de la ultima comandă de regularizare sau de la data aniversară anterioară și să trimită o comandă de regularizare care să țină cont de orice creștere

(iii) Servicii Online. Pentru Serviciile Online identificate ca fiind eligibile pentru true-up în Termenii Produselor, Afiliatul Înrolat poate rezerva Licențele suplimentare înainte de utilizare, iar plata poate fi amânată până la următoarea comandă de true-up. Microsoft va furniza un raport cu privire la licențele rezervate în plus față de comenzile existente către afiliatul înscris și consilierul software al acestuia. Licențele rezervate vor fi facturate retroactiv față de luna în care au fost rezervate.

Aceasta este o zonă de licențiere pe care NPI trebuie să ajute frecvent clienții să o analizeze.

Considerații privind calendarul pentru următorul Microsoft EA True-up

Când trebuie să se facă true-up către Microsoft? Cel mai recent Enterprise Enrollment prevede următoarele:

(iv) True-up order Period. Ordinul de regularizare sau declarația de actualizare trebuie să fie primită de Microsoft între 60 și 30 de zile înainte de fiecare dată aniversară a Înscrierii. Ordinul de regularizare sau declarația de actualizare pentru al treilea an trebuie să fie transmisă cu 30 de zile înainte de data de expirare, iar orice rezervare de licență în această perioadă de 30 de zile nu va fi acceptată. Afiliatul înscris poate trimite comenzi de verificare mai des pentru a ține cont de creșterile în utilizarea produsului, dar o comandă anuală de verificare sau o declarație de actualizare trebuie să fie totuși trimisă în timpul perioadei anuale de comandă.

Aceasta pare clar, indicând că pentru primii doi ani ai acordului dumneavoastră, verificarea trebuie făcută cu cel puțin 30 de zile înainte de data aniversară a acordului. Al treilea an de verificare? În termen de 30 de zile înainte de data de expirare. Observați utilizarea cuvântului „în termen de” 30 de zile înainte de data expirării față de „până la”. Microsoft folosește adesea (în mod eronat) cea din urmă interpretare și va informa clienții că această declarație înseamnă că raportul trebuie să fie depus cu 30 de zile înainte de expirarea acordului. Deși este rezonabil ca Microsoft să înțeleagă creșterea din ultimul an pentru a pregăti o Fișă de prețuri pentru clienți pentru acordul de reînnoire, obligația dumneavoastră este de a trimite pur și simplu înainte de expirarea acordului.

Rezervările online sunt metoda utilizată pentru a adăuga utilizatori suplimentari pentru produsele online, cu cerința ca ordinele să fie trimise lunar (pentru a activa utilizatorii suplimentari în cadrul portalului Microsoft). Utilizând această metodă, plata este amânată până la următoarea dată de aniversare a acordului. Rețineți că Microsoft nu permite ca rezervările de licențe să fie adăugate în ultima lună a acordului. În timp ce majoritatea clienților vor ști de câți utilizatori vor avea nevoie în acea ultimă lună (și vor solicita o nouă rezervare în penultima lună a înscrierii), uneori, clienții foarte mari se pot aștepta la negocieri prelungite care pot depăși data de expirare a acordului.

Dacă credeți că acest lucru se poate întâmpla cu organizația dvs. (nu este teribil de neobișnuit), va fi important să trimiteți o rezervare în penultima lună pentru a acoperi rata de funcționare pentru ultima lună și, poate, prima lună a acordului de reînnoire. Este adevărat că veți plăti doar până la sfârșitul perioadei actuale de înscriere, dar veți avea avantajul de a putea adăuga acei utilizatori suplimentari în ultima lună de înscriere pentru a vă acoperi pentru ultima lună și – poate – pentru prima lună a perioadei de reînnoire, în timp ce încă negociați acordul de reînnoire.

Amintiți-vă: Microsoft EA true-up-uri nu ar trebui să fie efectuate pe pilot automat. Ca orice achiziție sau reînnoire Microsoft, există oportunități de optimizare.

CONȚINUT RELAȚIONAT

• Blog: Microsoft’s Cloud Economics Assessment – Un audit deghizat?
• Blog: Deep-dive Into Microsoft E5 Pricing – Este acest pachet optim pentru nevoile dumneavoastră?
• Buletin: The Anatomy of a Microsoft Software License Audit
• Bulletin: 5 sfaturi pentru negocierea unui acord Microsoft Enterprise
• Serviciu NPI: Consultanță pentru optimizarea licențelor Microsoft și a costurilor

.